淺析當前人事檔案管理中存在的問題及對策

姚姝亦 王素敏 吳丹丹

摘 要：個人經歷和實踐的歷史記錄的重要形式就是人事檔案，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實反映和記錄，同時又能反映個人在社會中的表現好和各種社會關系。因此對人事檔案進行有效的管理和運用具有非常大的價值和作用。在目前我國對檔案管理的工作中，存在人事檔案管理意識薄弱、檔案管理人員專業性不強、制度不規范以及信息化水平較低等問題，對我國檔案管理工作的進展產生了非常不利的影響。以下對檔案管理工作中的問題及對策進行分析和闡述。

關鍵詞：人事檔案;管理;問題及對策

人事檔案管理的有效管理和合理利用對人才資源開發起著重要作用，對人事檔案管理的水平高低直接影響著人才資源開發的質量，從而對我國整體發展起到一定的限制作用。新的時代發展下，有新的要求，國家一直致力于對人才資源開發質量和有效率的提升，因此必須對人事檔案管理中存在的問題進行系統的分析[1]，針對具體的問題提出相應的解決對策。

1.人事檔案管理中存在的問題分析

1.1人事檔案管理意識有待提升

部分單位領導人對檔案管理工作的重視度不夠，他們認為對檔案進行管理是一項事務性工作，因此以“籠統”的方式對檔案進行管理，認為只要對其完好無損的進行保存，不發生損壞和丟失就可以了。這樣的管理方式失去了對檔案管理的價值和意義。單位領導人對檔案管理意識的薄弱，導致了負責人對這項工作的不重視度，工作觀念和具體的工作方法都有一定的偏差，導致檔案管理工作的無效性。

1.2檔案管理人員的專業性不過關

檔案管理工作是一項繁冗復雜的工作，因此專業技能和知識強的人員才能勝任這項工作。在實際進行檔案管理的人員中，往往缺乏足夠的專業知識和技能，有的單位甚至讓其他在職人員兼職人事檔案的管理，造成了很多工作的失誤[2]。

1.3檔案材料收集不完整，格式不嚴謹

在計劃經濟時代，人員的流動性是比較小的，工組相對較穩定，因此人事檔案的穩定性也是比較強的。這種情況下，管檔和人相對一致，檔案的完整性也能得到很大程度的保障社會主義市場經濟體制的建立以后，就業的方式以及就業選擇性都時相對較靈活的，人事檔案管理工作暴露出諸多問題，最主要的是檔案與人員的不統一性。其次檔案材料收集不完整，格式也缺乏一定的嚴謹性。

2.人事檔案管理中的解決對策

2.1加強對人事檔案材料管理的重視度

人才工作的重要組成部分就是對人事檔案材料管理，是用人單位的一種人事記錄，是管理人力資源過程中的重要工作痕跡。在進行選拔和使用人才時，人事檔案材料是非常有價值的參考依據，借助人事檔案材料可以對人才的主要表現、成績以及優勢和不足進行明確的分析和評估，從而能夠提升對人才選拔的質量和效率。因此要加強對人事檔案材料管理的重視度，完善基本設施，把專職檔案管理人員落實到位[3]，建立和健全各種檔案管理制度，為檔案的有效管理和高效利用奠定良好的基礎。

2.2規范檔案材料的收集與格式的嚴謹性

要不斷完善和建立檔案的收集和整理制度，建立健全的工作協調和運轉機制，各部門之間加強具體的工作交流，以及時發現檔案管理工作中的漏洞，及時查漏補缺，及時進行整改。在對檔案資料進行收集的過程中，要利用分類的方法，分門別類的對檔案資料進行分收集和整理，這樣能提升檔案管理工作的質量和效率。在收集基本檔案資料的時候，要對其格式的嚴謹性和內容的完整性進行嚴格的篩查，保證收集的檔案資料的質量。在此基礎上，及時將個性化強和價值大的檔案資料進行加入，以增強檔案資料的價值性和可利用性。

2.3提升檔案管理工作的科學性

現代社會是信息化的社會，因此要想提升檔案管理工作的科學性和有效性，必須利用先進的信息科學技術，以實現對檔案的信息化管理。單位負責人應該通過有效措施的干預，建立規范科學的檔案管理系統，把以往的認識檔案材料都那如到系統中，實現對人事檔案資料的線上管理，增加人事檔案材料的時效性和利用價值。在此基礎上，加強現有人事檔案目錄數據庫的建設和完善[4]，對人事檔案信息及時更新，以實現動態化的管理模式，保證人事檔案信息的真實性和準確性，把優質的服務提供給人事工作，提高檔案的使用效率。

結語

人力資源管理的關鍵環節就是人事檔案管理，是做好人事工作的重要基礎和保障。優質的認識檔案可以為單位進行人才的選擇和錄用提供動態、真實、有效的原始資料和數據，具有非常大的價值和意義。新時代下，人力資源是一種非常重要的社會力量，只有重視人事檔案的管理工作，將其真正落到實處，人事檔案資料才能真正發揮它的價值和作用。

參考文獻：

[1]王志娟.淺談人事檔案管理中存在的問題及對策[J].決策探索（下），2019（06）：82-83.

[2]姬力文.人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].現代經濟信息，2019（11）：70+72.

[3]張新立.淺議事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].決策探索（下），2019（05）：68-69.

[4]譚婧.國企人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].人才資源開發，2019（10）：74-75.