高校學生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑研究

高敏杰

摘 要：高校教學改革的深入實施需要發(fā)揮檔案資源服務學生、服務教學方面的作用。有些高校學生檔案管理存在理念、方法、技術(shù)與人員配置方面的問題，還要從高校學生檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)加快完善管理機制。

關(guān)鍵詞：高校;學生檔案;管理改革

本文分析高校學生檔案管理的問題，總結(jié)高校學生檔案管理改革的具體方法，著力構(gòu)建完善的高校學生檔案管理體系，提高學生檔案管理質(zhì)量。

1 高校學生檔案管理工作主要問題

1.1 觀念陳舊

高校學生檔案管理正處在向現(xiàn)代化、智能化、信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，有些高校管理者和教師沒能認識到學生檔案的重要作用，不能進一步主動完善學生檔案信息，學生檔案缺乏特色，不能記錄和承載學生的全面信息，因此不利于達到服務學生的目標。目前社會用人單位，學生自主學習，高校特色化的教學改革對學生檔案都有較大的需求。以往紙制時代的檔案管理方式已經(jīng)不符合信息化時代的檔案數(shù)據(jù)檢索需要。不少高校沒能建立智能化檔案管理系統(tǒng)，不注重創(chuàng)新數(shù)字化環(huán)境下的學生檔案管理模式，因此導致學生檔案的傳遞不足，檔案數(shù)據(jù)信息的精確性低，檔案未能發(fā)揮服務學生的價值，影響檔案資源的有效使用。

1.2 人員不足

高校學生的數(shù)量不斷增加，學生檔案信息內(nèi)容日益豐富，這使得有限的檔案管理人員難以應付日益復雜的學生檔案管理工作。目前高校缺乏專職學生檔案管理隊伍，現(xiàn)有從事學生檔案管理人員較少，檔案管理人員的信息技術(shù)水平不足，不能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檔案管理的科學性和有效性。高校還未能建立全員參與的檔案管理體系，沒能提高學生檔案管理的科學化水平，不能基于專業(yè)技術(shù)人才做到高質(zhì)量的檔案管理。

1.3 技術(shù)陳舊

高校學生檔案管理的現(xiàn)代化需要依靠檔案技術(shù)的更新。目前高校學生檔案管理技術(shù)更新速度慢，檔案管理設施設備配置不足，因此影響學生檔案管理工作質(zhì)量。不少高校未能開發(fā)專業(yè)的學生檔案管理系統(tǒng)，學生數(shù)字檔案未能實現(xiàn)廣域共享，沒能開發(fā)教師與學生互動的檔案管理平臺。高校學生檔案管理軟件的安全性不足，學生檔案管理系統(tǒng)沒能在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)有效傳遞，因此影響學生檔案資源的充分使用。

2 實現(xiàn)學生檔案管理現(xiàn)代化的路徑

2.1 樹立正確管理理念

實現(xiàn)高校學生檔案管理現(xiàn)代化目標，還要樹立正確的高校學生檔案管理理念，明確學生檔案管理的發(fā)展趨勢，為學生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供必要準備。首先，應當樹立以人為本的理念，以服務學生使用為主導，從滿足學生學習、升學、就業(yè)、實習等系列活動出發(fā)，建立以共享為基本運行方式的學生檔案管理服務體系。其次，創(chuàng)新學生檔案管理形式，構(gòu)建互動型的檔案管理模式，通過有效的宣傳機制促進大學生參與檔案管理工作，構(gòu)建高校、教師、學生可以互動完善檔案的管理平臺。第三，建立動態(tài)化的檔案更新機制，注重豐富檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，在電子化的平臺提高檔案管理的便捷性，同時運用電子方式實現(xiàn)檔案的多元化管理，進一步提高檔案數(shù)據(jù)的準確性，滿足基層檔案應用需要。

2.2 加強專業(yè)人員培訓

提高高校檔案管理工作有效性，還要加強專業(yè)技術(shù)人員培訓，依靠專職人員開展學生檔案管理工作。首先，成立專職的學生檔案管理中心，明確檔案管理工作的責任權(quán)限，按照崗位配置需要引進專業(yè)的學生檔案管理人才。其次，加強對現(xiàn)有檔案管理人員培訓，促進學生檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方式，能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展專業(yè)的學生檔案信息錄入與檢索工作。第三，對檔案管理人員進行績效考核，促進檔案管理人員個性化發(fā)展，通過一系列的績效考評方式明確檔案管理人員的技術(shù)短板，在此基礎(chǔ)上組織開展針對性的檔案技術(shù)培訓工作。重點提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，通過組建團隊的方式進行學生檔案管理技術(shù)的開發(fā)，進一步提高高校學生檔案管理的質(zhì)量和有效性。

2.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

提高學生檔案管理工作的科學性，還要優(yōu)化學生檔案管理工作的技術(shù)，著力構(gòu)建完善的檔案管理技術(shù)更新機制。首先，搭建智能化的檔案管理平臺，圍繞著提高檔案共享性，建立可供教師、學生和用人單位進行學生檔案管理的綜合平臺。注重以可視化、直觀化和智慧化的方式進行檔案服務。其次，更新檔案安全技術(shù)，進一步提高學生檔案管理的水平，注重在信息化環(huán)境下建立專業(yè)的檔案保護系統(tǒng)，有效防止檔案數(shù)據(jù)丟失。第三，還要強化檔案多元化存儲的技術(shù)水平，構(gòu)建專業(yè)的學生檔案數(shù)據(jù)庫，保證學生檔案資源類型不斷豐富，可以運用圖片、視頻、音頻的方式對學生信息進行存儲，達到豐富學生檔案數(shù)據(jù)類型目標。進一步建立動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)收集機制，對學生的各種數(shù)據(jù)信息進行全方位檢索，以便于用人單位直觀的了解和分析大學生綜合素養(yǎng)。

2.4 建立推廣宣傳機制

提高高校學生檔案管理的科學性，實現(xiàn)學生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標，推動學生檔案事業(yè)的快速發(fā)展，還要建立有效的學生檔案管理工作宣傳機制，促進廣大學生群體重視檔案管理，形成高校教師與學生的正確檔案意識，促進大學生關(guān)注檔案建設，從而不斷提高學生檔案的整體質(zhì)量。首先，應當利用傳統(tǒng)媒體，展覽展示，自媒體宣傳的方式進行現(xiàn)代化學生檔案的宣傳，促進所有學生積極運用學生檔案管理系統(tǒng)。其次，普及檔案管理的相關(guān)知識，能夠運用課堂教學，選修課或?qū)W生實踐的方式，促進學生積極自主更新檔案和上傳特色個性化的檔案資料，達到有效保存學生信息的目標。第三，加強檔案法規(guī)的宣傳工作，注重學生檔案管理的法制建設，在法制化的環(huán)境下推動學生檔案的安全運行。

3 結(jié)論

做好高校學生檔案管理工作，應當構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，豐富學生檔案管理方法，在智能化、數(shù)字化、直觀化的特征下發(fā)揮學生檔案的應用價值，形成穩(wěn)固有效的檔案共享機制，進一步發(fā)揮檔案的服務學生、服務教學和服務社會的價值，促進學生檔案管理事業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻：

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