試析辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

李振庭

摘 要：當(dāng)前，我國經(jīng)濟發(fā)展已經(jīng)步入新常態(tài)，各級機關(guān)事業(yè)單位紛紛圍繞發(fā)展實際進行必要的行政改革，以適應(yīng)經(jīng)濟的新常態(tài)化發(fā)展趨勢。在機關(guān)單位的發(fā)展過程中，辦公室行政管理工作越來越得到大家的重視以及肯定。本文以辦公室的行政管理工作為研究對象，探討行政管理工作在機關(guān)事業(yè)單位中所扮演的各類角色，通過角色及工作分析提出一些提高行政管理工作效率的具體策略，希望對機關(guān)事業(yè)單位的行政管理工作發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；重要性；策略

引言：辦公室行政管理是機關(guān)事業(yè)單位的核心工作部門，在日常經(jīng)營與機關(guān)系統(tǒng)工作中扮演著承上啟下、連接內(nèi)外、協(xié)調(diào)服務(wù)等重要角色，在整個工作流程和工作系統(tǒng)中擔(dān)負著基礎(chǔ)性的橋梁作用。在當(dāng)前行政管理工作改革發(fā)展的進程中，準確把握辦公室行政管理工作的角色，并根據(jù)其工作內(nèi)容進行工作效率的整體提升是一項十分必要且勢在必行的工作任務(wù)，需要社會與各界管理人員的重視與支持。

一、辦公室行政管理工作的“角色”

（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀

辦公室行政管理工作是直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的，他們所扮演的是領(lǐng)導(dǎo)及單位的服務(wù)助手與參謀助手的工作角色。如，在領(lǐng)導(dǎo)的決策辦公中，領(lǐng)導(dǎo)往往需要大量的事實數(shù)據(jù)信息來增強決策的科學(xué)性，這時候辦公室行政管理人員就需要做好領(lǐng)導(dǎo)及單位的信息服務(wù)，通過廣泛收集各渠道、各類型、各方面的數(shù)據(jù)信息來幫助領(lǐng)導(dǎo)佐證決策，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)及工作單位的發(fā)展大局，對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展貢獻智力支持與信息支持。同時，辦公室行政管理需要把機關(guān)單位實際發(fā)展情況如實準確的匯報給領(lǐng)導(dǎo)，做好參謀建議工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強對機關(guān)單位各項工作的管理能力，提高機關(guān)單位的運營效率與發(fā)展效率，對機關(guān)單位發(fā)展貢獻服務(wù)支持與建設(shè)支持。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者與落實者

辦公室行政管理部門是領(lǐng)導(dǎo)與單位決策的執(zhí)行者與落實者。一方面，由于辦公室行政管理部門處于承上啟下聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的位置，所以對領(lǐng)導(dǎo)決策起到很好執(zhí)行者的作用，行政管理部門主要負責(zé)把領(lǐng)導(dǎo)決策一以貫之，變成各部門的行動指南。另一方面，行政管理部門還要在政策的執(zhí)行中，對政策決策的落實起到監(jiān)督監(jiān)管的作用，保證各部門在落實政策時能夠完整、正確、科學(xué)的執(zhí)行，防止政策執(zhí)行的不暢與落實不嚴，始終堅持扮演落實者的角色。

（三）各部門的協(xié)調(diào)者與服務(wù)者

辦公室行政管理部門要做好單位各項工作的協(xié)調(diào)調(diào)度與聯(lián)系配合。一方面，行政管理部門因為第一時間可以接觸到領(lǐng)導(dǎo)指示與工作安排，所以對于各部門獲得工作指令具有協(xié)調(diào)指揮作用。另一方面，各部門在日常工作中需要相互配合，這就需要行政管理部門的中間協(xié)調(diào)，保證各部門順暢工作，完成大家的共同使命。同時，各部門在辦公中，需要后勤保障與辦公保障，這些工作均是行政管理部門的工作范疇，所以需要行政管理部門做好必要的保障服務(wù)工作，保證各部門工作順利開展，有序進行。

二、辦公室行政管理工作效率提高的策略

（一）完善行政管理制度，提高辦公信息化能力

辦公室行政管理部門是按照行政管理制度的規(guī)定來完成工作任務(wù)的，所以完善機關(guān)單位的行政管理制度可以大大提高辦公室行政管理工作的工作效率[1]。一方面，經(jīng)濟的新常態(tài)化發(fā)展會對經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生深遠影響，想要在市場競爭中獲得更大的競爭力，就要提高行政辦公效率，提高工作執(zhí)行力度。所以，行政管理制度要因時而變，做到順勢而為，圍繞市場經(jīng)營方向，提高行政管理能力，強化行政管理的執(zhí)行效力。在制度細節(jié)方面要逐步完善，以提高市場應(yīng)對能力和機關(guān)單位內(nèi)部發(fā)展實際為出發(fā)點，細化行政工作準則，細化行政執(zhí)行流程，保證行政管理制度的便捷執(zhí)行。另一方面，嚴謹科學(xué)的行政管理制度，能夠提升行政辦公人員的工作執(zhí)行速率，簡化不必要的、繁瑣的行政管理規(guī)定的限制與束縛，提高行政管理工作的運作能力，讓行政人員的政策執(zhí)行更迅速，工作效率更高。此外，在信息化快速發(fā)展的今天，機關(guān)單位要積極利用信息化的行政辦公手段，提升辦公室行政管理部門的工作能力。如利用信息化辦公軟件，簡化紙質(zhì)化文件的流轉(zhuǎn)次數(shù)，減少行政審批的時間與流程環(huán)節(jié)限制，讓決策更好更快的落地實施；利用信息化溝通協(xié)同辦公軟件，如“釘釘、微信”等，加快行政信息的傳輸與協(xié)同辦公指令的傳達，讓信息多跑路，讓工作人員少跑腿，把信息流轉(zhuǎn)起來，讓辦公室的行政管理效力得到質(zhì)的飛躍，讓辦公室行政管理能力得到進一步增強，保證行政事務(wù)協(xié)調(diào)統(tǒng)一運行，行政制度科學(xué)規(guī)范高效管理。

（二）加強行政人員培訓(xùn)，講求科學(xué)合理分工

在辦公室行政管理工作中，加強行政人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與素質(zhì)培訓(xùn)可以提高行政辦公的工作效率。一方面，行政管理人員是行政管理工作的執(zhí)行者與落實者，他們的業(yè)務(wù)能力決定了機關(guān)單位決策落地，工作任務(wù)落實的工作效率。如果他們的工作業(yè)務(wù)能力不足，會大大降低行政管理工作的落實速度。所以，提高行政辦公人員的業(yè)務(wù)顯得尤為重要，既要按照單位內(nèi)部的工作內(nèi)容不斷夯實業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容，加深行政人員的工作理解與工作認識。也要不斷夯實他們工作方式方法，幫助他們找到正確科學(xué)的工作方法，提升個人工作業(yè)績。另一方面，也要加強行政管理人員的思想素質(zhì)培訓(xùn)，調(diào)動他們工作的積極性，防止懶政怠政等不良工作情緒與態(tài)度的出現(xiàn)，讓他們產(chǎn)生熱愛本職工作的熱情，加強行政人員的激勵與鼓勵，讓他們能夠主動反思工作中的不足，逐步提高行政工作效率，培養(yǎng)他們的行政管理工作的大局觀與全局觀，發(fā)揮他們主觀能動性，提升部門整體工作效率。此外，在辦公室行政管理工作中，也要講求科學(xué)合理分工，充分考慮每個行政人員的工作長處與自身短板，做到行政工作劃分的科學(xué)合理，做到行政人員之間配合的取長補短，提升整個行政事務(wù)管理團隊的梯隊建設(shè)能力，發(fā)揮出每一個行政人員的優(yōu)勢優(yōu)點，進而來提升行政事務(wù)管理效率。

（三）重視團隊合作建設(shè)，營造和諧工作氛圍

在辦公室行政管理工作中，行政人員之間的團隊合作能力是衡量與提高辦公室行政辦公效率的關(guān)鍵[2]。所以，很多機關(guān)單位十分重視團隊合作的建設(shè)，重視營造積極向上的行政工作氛圍。一方面，在辦公室行政工作的劃分中，要根據(jù)每個人的工作特點來劃分，如工作性子急的，可以分配一些對外聯(lián)絡(luò)事情，分配一些決策執(zhí)行監(jiān)督落實的工作。如工作細膩穩(wěn)重，重點分配一些活動執(zhí)行策劃與工作對接等細致的工作，形成一個科學(xué)分工配合有度的行政辦公群體，從而提升行政工作效率。另一方面，在行政團隊的合作建設(shè)中，要營造一個和諧的工作氛圍，既要給每個人制定科學(xué)的職業(yè)晉升渠道來調(diào)動大家的工作積極性，形成群策群力互幫互助的和諧工作氛圍。也要加強行政工作的交叉配合與人員聯(lián)絡(luò)工作，讓行政人員在業(yè)務(wù)執(zhí)行與工作配合中，可以相互依賴共同努力，形成良好的奮發(fā)向上的工作圈層文化，激勵行政人員圍繞共同目標使命努力工作，提升整體辦公速率與效率。

結(jié)語：辦公室行政管理是現(xiàn)代機關(guān)單位現(xiàn)實管理中一個重要的組成部分，在整個管理工作中，辦公室的行政管理工作擔(dān)負著重要的角色和不容忽視的作用，它是保證機關(guān)單位正常運轉(zhuǎn)與平穩(wěn)運行的基礎(chǔ)。對于機關(guān)單位來說，要不斷完善行政管理制度，通過制度的完善來提高行政管理工作的科學(xué)化管理能力，通過加強辦公室行政管理工作的信息化辦公建設(shè)，來提升辦公室行政管理工作的服務(wù)能力。同時，各級機關(guān)單位，也要重點加強辦公室行政人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講求行政管理的科學(xué)分工與重視團隊合作建設(shè)，在營造和諧的工作氛圍方面重點下功夫，提升機關(guān)單位的行政管理能力，發(fā)揮行政管理的堅實服務(wù)作用。

參考文獻：

[1]丁強.公司行政管理工作的信息化建設(shè)若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2017（12）：48.

[2]趙娜.做好辦公室行政管理工作的思考與建議[J].企業(yè)改革與管理.2016（10）：49.