淺談當前民政局應如何更好的開展檔案管理工作

劉開鵬

摘 要：婚姻檔案是檔案管理中的一個重要組成部分，其作用也逐漸被社會所認可，婚姻檔案的建立也受到了越來越多的重視。婚姻檔案管理關系人民的切身利益并且對于家庭的和諧，社會檔案管理的進步等都有著積極的意義。民政局的檔案管理水平體現著民政局本身的管理水平，檔案承載著一個組織的歷史，也是確定組織未來發展方向的重要依據。從當前狀況來看，民政局檔案管理還存在著這樣那樣的問題。這些問題的存在影響了民政局檔案管理功能的發揮，為此，要從高度重視民政局檔案管理工作。 加強婚姻檔案管理，從檔案管理建設的要點出發，以多種形式來完善婚姻檔案管理是及其必要的，基于此，文章探討了新時期民政局加強檔案管理的措施。

關鍵詞：民政局；如何；開展；管理工作

引言 婚姻登記檔案是婚姻登記機關在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發婚姻登記證等工作的真實記錄，是婚姻當事人的婚姻關系和婚姻狀況是否合法的真實憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關。隨著社會法制的健全和文明和諧的提高，越來越深入到我們生活的各個方面。當事人在經濟活動中的法律地位、在生育活動中婚姻家庭關系、在經濟活動中的擔保責任，甚至在尋求配偶的婚介活動中，都需要利用婚姻登記檔案，出具婚姻狀況證明。可見，建立健全婚姻登記檔案管理體系，是維護家庭和諧的基礎，是維護婚姻當事人合法權利的有效手段，因此做好規范婚姻檔案的管理工作勢在必行。

一.婚姻檔案管理建設的要點

1. 做好檔案的管理工作?；橐鰴n案建設的實現需要有效的管理措施，在檔案建設時，要保證檔案內容整理的規范性，以準確合理的分類使檔案內容按照條理列明整理，在歸檔時堅持一定的原則，按照檔案的形成特點及其規律等進行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序對當事人的婚姻狀況進行登記管理，以集中管理的方式來保證婚姻檔案管理的安全，達到一定年限后交由國家檔案機關管理。

2. 注重對婚姻檔案的利用?；橐鰴n案管理的建立是為了更好的發揮其對公民和社會的服務作用，為了實現這一目標，在婚姻檔案建設時便要明確檔案使用的程序并增強檔案服務的意識。以準確的檔案登記為基礎，為檔案相關利益者的使用提供更多的便利，服務意識的強化能夠推動其使用目標的更好實現。

3. 做好檔案的管理工作?；橐鰴n案建設的實現需要有效的管理措施，在檔案建設時，要保證檔案內容整理的規范性，以準確合理的分類使檔案內容按照條理列明整理，在歸檔時堅持一定的原則，按照檔案的形成特點及其規律等進行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序對當事人的婚姻狀況進行登記管理，以集中管理的方式來保證婚姻檔案管理的安全，達到一定年限后交由國家檔案機關管理。

二.新時期民政局檔案管理工作中的新問題

1. 管理手段滯后

對于人事檔案管理重視程度的不夠。人事檔案作用的弱化，導致很多單位人事檔案管理手段的滯后。不少單位人事檔案室還停留在較低的水平上，沒有專門地點辦公，多為結合多種科室融為一體，既沒有相應的鐵門窗，也沒有應有的防水、防潮、防盜措施。管理硬件上更委屈染發，不少單位到目前還只是停留在收集、整理的基礎工作上，甚至越當時還是手工操作，現代化設備配備少，信息化設備使用性差。

2. 思想重視不夠

人事檔案管理工作大多是在“幕后”默默無聞，“走上前臺”亮相的機會少之又少，工作大都不想其他工作那樣能在短時間內就能引起大家注意，想去的明顯的成績相對較難。于是不少人在思想認識上就存在誤區，認為人事檔案管理工作“守好攤子別出事”就行，反正不是中心工作，也不能為單位帶來什么經濟效益，因此工作應付、對付。另一方面，隨著改革開放的進一步深入，人才流動速度加快，于是更多的人就開始吹去自我價值的實現，對于人事檔案的作用意識淡薄，甚至把其看做是其發展的枷鎖，以至于出現了“人走檔留”的現象。

3. 管理規范缺乏

人事檔案管理工作中，出現了月度來越多的認為的重復勞動，檔案內容不完整、檔案材料不全面、收集歸檔不及時等現象屢見不鮮。尤其是歸檔材料不真實不準確，嚴重影響了單位管理工作的開展。客觀、歷史的記載單位人員的真實情況，市人事檔案的本質，不少鑒定、考核和評價材料中，卻不能夠準確反映個人真實情況，這些都嚴重影響了人事檔案的權威性和嚴肅性，甚至拽了戴維“量才使用”。

三.實現民政局檔案管理現代化的措施

1. 實現檔案管理的規范化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的一個非常重要的中間環節。要實現檔案管理的規范化，就需要有檔案管理的規范化的制度作保障。為此，檔案管理部門要首先加強制度建設，檔案管理要做什么工作，誰來做，按照什么標準和程序來做等，這些都要有明確的規定。當有了標準和程序時，檔案管理工作效率也會提高。而且對于檔案的利用者而言，因為有明確的標準，他們很容易通過檢索等方式找到自己所需要的材料，因此，檔案利用的效率也大大提高。檔案管理工作規范化、制度化本身是檔案管理發展的重要方向，朝著這一方向努力，檔案管理在新時期才能夠拓寬發展的空間。

2. 高度重視民政局檔案管理工作

在新時期，民政局要做好檔案管理工作首先就要高度重視檔案管理工作，深刻認識檔案管理的重要性。如前所述，檔案管理是民政局日常管理的重要方面，是一種基礎性的工作，記錄的也是基礎性的信息。這些信息是對民政局工作全貌的一個反映，是與民政局的發展密切相關的，而不是可有可無的工作。只有深刻認識到了民政局檔案管理工作的重要性，領導人才能夠從思想上重視檔案管理工作，而不是將檔案管理作為事務性的工作，在人力、物力、財力上都不予以重視。

3. 提升檔案管理工作人員素質

檔案管理人員的主要任務就是通過科學、有效地收集、整理、保管檔案信息資源實現檔案的安全保管并及時準確地為所有利用者提供所需檔案資料。那么能否完成這些任務是衡量民政局檔案管理工作職能是否發揮的重要因素，因此，工作人員素質和能力非常重要，高水平的工作人員能夠將檔案管理工作搞得有聲有色，在不知不覺中提升檔案管理的層次。反之，那些能力低下的管理人員則只會按部就班地開展工作。為此，要加大對檔案管理人員的培訓力度，通過民政局內部的培訓，或者將檔案管理人員送出去培訓，來全面提升檔案管理人員的素質。

結束語：民政局檔案管理的重要性是有目共睹的，沒有檔案做基礎，民政局的業務就會受到嚴重的影響。因此，新時期加強民政局檔案管理工作刻不容緩，特別是在信息技術飛速發展的背景下。理清當前民政局檔案管理中存在的問題，并理清這些問題存在的原因，針對這些問題和原因找到解決問題的辦法，推動民政局檔案管理工作的發展?；橐龅怯洐n案管理工作中，必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規定，加強婚姻檔案的規范化管理，有效保護婚姻登記信息，切實維護婚姻當事人的合法權益，立足婚姻檔案工作實際，做好民生檔案管理工作，為構建和諧社會服務。

參考文獻：

【1】楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學，2011（5）.

【2】江玉穎.以信息化手段提升檔案服務民生的工作能級[J].上海檔案，2011（5）.