數字化《出生醫學證明》檔案管理對策探討

邊琳琳

摘要：《出生醫學證明》檔案是一種很重要的醫學資料，對其進行數字化的過程管理，可以在一定程度上減少信息的孤島問題，并且可以進一步提升檔案的影響范圍。這樣的做法有利于對《出生醫學證明》檔案進行多次的開發與利用，從而使得信息的利用效率得到進一步的提升，以適應用戶多元化的使用需求。數字化的《出生醫學證明》檔案管理，增加了信息的共享力度，它既可以促進工作人員工作效率的提升，還可以給社會大眾提供更加優質的服務。

關鍵詞：數字化;《出生醫學證明》;檔案管理;對策

對于出生醫學證明檔案來說，它是一種具有著法律效力的醫學類文書，它可以對出生人口的登記情況起到一個規范化的作用，另外，它對母嬰的保健工作也具有加強的作用。從目前來看，出生醫學證明檔案在人們的社會生活中所起到的作用越來越廣泛，它涉及到大眾的入學以及出國等多方面的內容。所以說，對其進行信息化的管理，實現其重要的紀實作用，是現階段關鍵的工作要義。

一、實現數字化《出生醫學證明》檔案管理的意義

（一）對檔案的安全管理具有促進作用

在日常的《出生醫學證明》檔案管理工作當中，紙質的檔案是交由各自的單位來分散保管的，但是諸如庫房換址或者是房屋的改遷情況，都極易引起檔案的損壞或者是丟失。因此，對檔案施行數字化管理，可以有效保證檔案的安全性。另外，在數字化管理檔案的情況下，需要查閱者先出示自己的身份證件，這在一定程度上加強了檔案的保密工作。此外，還需要指定專門的人員來對數字檔案進行日常的管理與維護，尤其是在一段時間之內要定期對系統進行檢查，進而確保數字化檔案的安全管理。

（二）可以加強檔案資源的共享

在當今社會信息化高速發展的環境背景下，實現資源的共享與利用，可以從側面降低出生檔案信息的孤島問題，它在減少檔案的丟失與損壞方面具有重要的意義。這樣的信息化管理方式，可以改變原有的檔案封閉管理的傳統模式，從而使其向著更加開放化和便民化的方向發展。這樣的管理方式，打破了檔案管理的空間限制，也改變了時間局限，有利于充分發揮出檔案的信息化特征。

（三）有利于辦公效率的提高

對于《出生醫學證明》檔案管理來說，信息化的管理方式是將保管著的實體文件向著數據信息的一種轉化。它可以加快對所需信息資料的查詢速度，大大地節省了信息查詢的時間。在進行檔案信息化管理的進程中，它的檢索工作效率有了相當程度的提升，而且檢索的范圍也得到進一步拓寬。檔案的信息化實現，使得關鍵信息的搜索和查閱實現了網絡互聯化，能夠使得地域之間實現信息的溝通和借閱，大大地方便了彼此間的交流。另外，這樣的做法也縮減了對信息資源的二次編著時間，大大地節省了工作時間，也提升了工作效率。

（四）有利于實現對檔案原件的保護

對于數字化《出生醫學證明》檔案信息管理來說，它具有更高程度的安全系數，而且減少了對檔案原件的反復查閱以及復印過程。特別是對于一些年代較為久遠的檔案資料來說，數字化的管理過程能夠起到很好的保護作用，可以降低對檔案的磨損程度。此外，這樣的數字化管理方式，可以有效防止檔案被篡改的可能，對信息的安全性具有重要的保障。

二、數字化《出生醫學證明》檔案管理對策研究

《出生醫學證明》檔案的數字化管理工作涉及到多方面的內容，首先是需要建立起一個檔案的數據庫，其次是對紙質的文件內容進行數字化的處理，再次就是對數據信息進行安全管理的工作。從目前來看，《出生醫學證明》檔案數字化建設主要包括高速掃描以及平板掃描這兩種主要的形式。其具體的管理策略如下：

（一）檔案掃描

對檔案進行掃描以后，可以將影像資料存儲為jpg和pdf兩種格式。jpg格式的文件的主要作用是對紙質的檔案起到一個備份的作用。需要注意的是，在進行存儲工作之前，要先對文件進行處理，達到糾篇和去灰的目的。而pdf格式的文件，是用來進行日后的網絡查詢用途的。它是由jpg文件合并和轉換而來的，因此為了減少它的大小，需要采取多頁儲存的格式。而且這兩種格式的文件，都是用一定的檔案號碼來進行命名的。

（二）條目輸入和補錄

對于條目的輸入和補錄來說，首先需要采取的就是雙機校對的方式。它可以實現對數據庫的質量進行進一步的檢查，進而保障條目是比較完整的。而且還可以及時發現被遺漏的條目，從而進行補錄，并對錯誤的內容進行修改。再次就是根據目錄數據庫建立的相關規定要求，做好數據庫的校對工作。

（三）數字化處理

《出生醫學證明》檔案的數字化處理工作需要遵循一定的原則來展開工作，并且要按照一定的方法來進行操作：第一，要把用來掃描的紙張擺正，確保它的邊角沒有壓邊的現象，并且不要錯掃以及漏掃，進而使得掃描后的圖像質量得到保證。第二，要檢查掃面后圖像的清晰度、偏斜度和失真度。第三，糾正處理出現偏斜的圖像。第四，處理對圖像質量產生影響的雜質。第五，分區掃描大幅面檔案之后，要對其進行拼接合并處理，從而形成一個完整的圖像。

（四）嚴格執行相關法律法規

以《檔案法》《檔案法實施辦法》等為基礎，參照《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》等規范和標準來進行《出生醫學證明》檔案的數字化建設。

三、結語

綜上所述，作為重要的醫學憑證，《出生醫學證明》檔案包含了多種出生相關信息，對于公民日后獲取公民身份證號碼具有重要的作用。另外，它也是戶籍登記、保健服務和入學等活動內容的重要依據。而對《出生醫學證明》檔案進行數字化的管理，可以確保檔案的安全性和真實性，在未來也將發揮重要的作用。

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