辦公室文秘工作效率提高策略

郭雙斌

摘 要：辦公室是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的重要組成部分，辦公室文秘需要處理單位中較多繁雜的事物，辦公室文秘的工作效率對機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的工作效率有直接影響，效率的提升能夠使職能得到最大化的發(fā)揮，因此在實(shí)際工作中應(yīng)該注重工作效率的提高。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作效率；提高策略

辦公室在機(jī)關(guān)單位中具有重要作用，需要鄉(xiāng)下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的主要指令，也需要向上反應(yīng)當(dāng)前各個(gè)部門的實(shí)際工作情況，同時(shí)辦公室也需要協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部的各項(xiàng)事宜，并且做好外部交往工作，因此需要注重辦公室文秘工作效率的提高。

一、提高辦公室文秘工作效率的重要意義

對于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部來講，辦公室是一個(gè)獨(dú)立的職能部門，也是開展行政管理工作的中心，對機(jī)關(guān)單位的工作起到承上啟下的作用，有著較大的工作量，且工作內(nèi)容十分繁瑣[1]。同時(shí)辦公室和承擔(dān)這對外的任務(wù)，保持與外部的交流與溝通，良好的工作效率能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位樹立良好的形象，辦公室的主要工作由文秘執(zhí)行，文秘工作效率的提高，也會(huì)促進(jìn)辦公室工作效率的提升。

二、辦公室文秘應(yīng)該具備的素質(zhì)

（一）良好的政治素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位的工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的思想政治水平，維護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，并且對黨制定的各項(xiàng)方針、政策、路線等有充分認(rèn)識(shí)與了解，并且積極運(yùn)用到工作中，在進(jìn)行工作的過程中應(yīng)該具有較強(qiáng)的自覺性以及自律性，對于領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)能夠充分理解，能夠站在較高的思想層面觀察、處理問題，并且擁有較強(qiáng)的辨別能力，充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)布置工作的主要意圖，高效完成。同時(shí)在實(shí)際工作中做到實(shí)事求是，不包庇縱容任何一個(gè)工作人員，在工作中做到謙虛謹(jǐn)慎、積極貢獻(xiàn)等。

（二）良好的職業(yè)道德

辦公室文秘在實(shí)際工作中應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)。首先，忠于職守，在文秘工作中應(yīng)該具有高度的責(zé)任感和認(rèn)同感，對領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)，腳踏實(shí)地的完成自己的工作，其次，誠實(shí)守信，這也是做人需要具備的根本原則[2]。在辦公室文秘工作中，嚴(yán)格遵守單位的規(guī)章制度做到遵紀(jì)守法。再次，需要具備良好的心理素質(zhì)，文秘在日常工作中需要處理大量的事物，做好各部門工作人員的協(xié)調(diào)工作，這需要其具有良好的抗壓性，能夠準(zhǔn)確順利的完成領(lǐng)導(dǎo)交給自己的任務(wù)。最后，具有較高個(gè)人修養(yǎng)。在工作開展過程中應(yīng)該做到儀表大方、待人謙虛，做事謹(jǐn)言慎行，以免自己說錯(cuò)話造成不必要的麻煩。

（三）較強(qiáng)的工作能力

優(yōu)秀的辦公室文秘應(yīng)該具有較強(qiáng)的工作能力，其中包括：1、組織協(xié)調(diào)能力，辦公室文秘需要組織協(xié)調(diào)不同的人際關(guān)系，調(diào)節(jié)好下層工作人員之間以及領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，營造一個(gè)積極向上的工作環(huán)境和氛圍。2、處理好緊急事物的能力，在實(shí)際工作中難免會(huì)遇到一些緊急情況，也無法向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)請示，這時(shí)就需要文秘人員具有處理緊急事物的能力，對于發(fā)生事件快速做出反應(yīng)，并且實(shí)施有針對性的解決策略，做到處理事情果斷、穩(wěn)妥，快速解決出現(xiàn)的問題。3、處理信息的能力，在工作中，辦公室文秘需要處理大量的信息，而在面對大量信息時(shí)，文秘需要快速整理出自己需要的內(nèi)容，建立處理不同信息內(nèi)容的方法。4、具有相應(yīng)的創(chuàng)新能力，在工作中，辦公室文秘需要嚴(yán)格完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，但是不能一味的按部就班，需要根據(jù)工作中的具體內(nèi)容打破思想的束縛，提出新想法和解決方案，這樣才能推動(dòng)工作朝著更好的方向發(fā)展，進(jìn)而取得更好效果，實(shí)現(xiàn)工作中效率的提高。

三、辦公室文秘工作效率提高策略

（一）注重對文秘人員的培訓(xùn)

辦公室工作對于文秘人員有嚴(yán)格要求，需要工作人員有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和良好的專業(yè)能力，在日常工作中能夠?qū)⒐ぷ髋c單位的發(fā)展緊密結(jié)合在一起，并且積極學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容，促進(jìn)自身綜合素養(yǎng)的不斷提升，這樣才能為文秘工作的有效開展創(chuàng)造良好條件，為各個(gè)部門之間的有效溝通創(chuàng)建良好保障。在實(shí)際工作中，應(yīng)該定期對工作人員進(jìn)行專業(yè)的職業(yè)崗位培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)過程中，可以從以下幾方面進(jìn)行。首先是國家實(shí)施的主要方針政策。其次是最近出臺(tái)的新的法律法規(guī)。再次是單位制定的規(guī)定、制度以及新的工作模式。這種定期培訓(xùn)的方式能夠使文秘人員的工作和時(shí)代需求相符合，適應(yīng)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要，保證工作的開展走在時(shí)代的前沿，掌握新的工作理念、工作模式，并且具有較強(qiáng)的執(zhí)行能力。同時(shí)辦公室文秘還需要具體一定的職業(yè)精神和職業(yè)操守，具有服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)，將具體的工作落實(shí)在是幾行動(dòng)中，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展積極做出自己的貢獻(xiàn)。

（二）建立完善的工作人員管理制度

就西方單位的機(jī)關(guān)單位來講，辦公室文秘具有相當(dāng)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，其模式與理念已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了體系化和制度化，對于辦公室文秘的工作效率以及管理質(zhì)量額提升有極大促進(jìn)作用[3]。因此，從我國來講，應(yīng)該積極吸取國外相對成熟的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)理念的轉(zhuǎn)變和模式的調(diào)整，積累機(jī)關(guān)單位工作的管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自身管理體系的不斷完善，這也是機(jī)關(guān)單位在管理中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要途徑。我國的機(jī)關(guān)單位設(shè)立時(shí)間較短，辦公室文秘工作并沒有形成先進(jìn)的管理模式，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，我國在發(fā)展過程中，應(yīng)該積極借鑒西方國家的機(jī)關(guān)單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。在當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，我國的機(jī)關(guān)單位需要需要在管理模式中進(jìn)行不斷的變革與更新，將西方辦公室文秘的先進(jìn)工作理念積極引入進(jìn)來，注重對信息技術(shù)的運(yùn)用，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)管理制度的不斷完善，為辦公室文秘工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

（三）制定有效獎(jiǎng)懲機(jī)制

獎(jiǎng)懲機(jī)制的制定，有利于辦公室文秘工作效率的提升。在實(shí)際工作中，辦公室人員經(jīng)常會(huì)受到獎(jiǎng)懲機(jī)制的影響，工作人員的積極性經(jīng)常會(huì)根據(jù)具體的利益設(shè)置發(fā)生變化。由于每個(gè)工作人員的綜合素質(zhì)存在一定的差異性，在實(shí)際工作中就會(huì)有不同表現(xiàn)，如果給予工作積極性不同的文秘人員相同的待遇，那么在一定程度上會(huì)引起工作積極性較高人員的不滿，因此需要給予在工作中積極性較高，工作效率較高的人員適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)物質(zhì)和精神并重，并且給予工作效率較差的文秘人員一定懲罰，這樣才能使辦公室文秘人員更積極投入到工作中，提高工作效率。例如對于工作效率較高的文秘可以在年終給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對于工作效率較低的文秘人員在工作上給予適當(dāng)調(diào)整，使辦公室文秘在工作中的主動(dòng)性與積極性得到充分提高，進(jìn)而使機(jī)關(guān)單位在工作中更具活力性。

（四）設(shè)置科學(xué)、合理的考核制度

考核制度的建立可以在一定程度上提升辦公室文秘人員在工作中的主動(dòng)性與積極性，對工作人員起到督促作用，促進(jìn)工作效率的提升。因此在辦公室中建立完善的考核制度十分必要。對于辦公室文秘工作來講，可以將一年作為一個(gè)周期，然后針對文秘在工作中的實(shí)際情況進(jìn)行考核，包括與其它部門工作人員的相處情況，對于單位中規(guī)章制度的把握情況等，最終在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的協(xié)商中做出決定。對于篩選出來的優(yōu)秀文秘工作人員進(jìn)行詳細(xì)考察，綜合素質(zhì)較高和專業(yè)能力較強(qiáng)的工作人員，將其列入重點(diǎn)提拔人員的名單中，為其今后在工作中晉升創(chuàng)造良好條件。除此之外，需要在辦公室文秘的工作的具體實(shí)踐中對考核制度不斷完善，使考核制度變的更科學(xué)、客觀、公正，使表現(xiàn)較好的文秘工作人員能夠在事業(yè)上更進(jìn)一步，進(jìn)而為單位的發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

（五）培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)

在社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，具有創(chuàng)新意識(shí)的人才更能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，也是社會(huì)不斷發(fā)展、進(jìn)步的重要助力，但是就當(dāng)前情況來講，辦公室文秘在實(shí)際工作中較為死板，缺乏靈活性，不能在工作方式以及思想上主動(dòng)創(chuàng)新，這在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展，難以跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，因此需要積極淘汰辦公室工作中效率方較低的式，提高辦公效率，這就需要辦公室文秘在實(shí)際工作中積極進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用相對高效的辦公模式，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供有效保障。在培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)時(shí)可以從以下幾方面進(jìn)行：首先，加強(qiáng)對辦公室文秘工作人員的鼓勵(lì)，使其在思想上做到大膽，協(xié)調(diào)好機(jī)關(guān)單位上下級(jí)人員彼此之間的關(guān)系，營造良好的工作氛圍。其次，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極發(fā)揮在工作中的模范帶頭作用，將創(chuàng)新理念引入到辦公室工作中，帶給辦公室文秘一定的啟發(fā)。

（六）具備服務(wù)意識(shí)

辦公室文秘在實(shí)際工作中，不僅需要對領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，輔助好領(lǐng)導(dǎo)工作，也要問下級(jí)工作人員服務(wù)，向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反應(yīng)下面人員的實(shí)際工作情況，這兩方面結(jié)合起來是一個(gè)較大工作量，需要文秘工作人員具有一定的服務(wù)意識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。

結(jié)束語：

總之，辦公室是機(jī)關(guān)單位的主要協(xié)調(diào)部門，也是行政管理的核心，辦公室文秘工作效率的提高有利于單位工作的順利進(jìn)行，對單位發(fā)展有積極促進(jìn)作用，因此需要從設(shè)置獎(jiǎng)懲制度、建立考核機(jī)制、提升工作人員創(chuàng)新意識(shí)等。通過這些制度的實(shí)施才能對辦公室文秘在實(shí)際工作中起到一定激發(fā)作用，帶給辦公室文秘積極影響，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)理念與思想的轉(zhuǎn)變，提升在工作中的主動(dòng)性與積極性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的不斷提高。

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