人事檔案管理工作存在的問題及其對策

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摘 要：人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，也是國家及相關的單位選拔人才培養，培養人才的重要依據，是人才開發重要的信息資源。但是，當前我國人事檔案管理非常的混亂，還存在著很多的問題。為了使人事檔案管理更加的完善，就需要根據當前的實際情況，制定出合理的解決措施，提升檔案管理的科學性。

關鍵詞：人事檔案管理；存在問題； 解決對策

【引言】人力資源管理過程中，人事檔案管理起著重要的作用。人事檔案管理是一項專業性非常強的工作，工作的內容非常的復雜。可以為人事部門和社會上其他的機構提供檔案信息的一項工作。相關的部門要充分的認識到檔案管理工作的重要性，不斷地提高管理的水平，為人力資源管理提供良好的信息支持。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案中材料內容準確性較差

當前，我國人事檔案材料還存在著嚴重的缺乏真實性的現象，一些個人詳細的信息，工作的經歷，學歷情況往往不具有真實性，并且沒有詳細的說明。這些年來人事檔案造假的現象十分的嚴重，為了自身的利益，很多人事檔案的出生年月進行更改。或者為了工資的調整，修改檔案中的工作經歷。為了不斷地提升自己的職位，還存在著學歷造假的現象。這些現象都會對人事檔案材料內容的準確性受到很大的影響。

（二）人事檔案管理方式相對落后

人事檔案管理工作的內容十分的復雜，專業性也非常的強。所以，在進行這項工作之中，需要安排專門的工作人員來進行這項工作，并且需要設立專門的檔案管理部門。但是，當前很多的單位并沒有安排專業的人員來進行管理，很多人員往往是兼職管理這項工作。并且大部分工作都是通過手工操作來進行，工作的效率十分的低。雖然一些單位也用了人事檔案管理系統，但是這些軟件沒有進行統一，操作流程十分的復雜，工作人員很難進行操作。這也會是各個部門之間的信息不能夠及時的進行共享。

（三）人事檔案管理人員素質有待提高

工作人員需要有較強的工作能力，并且有非常高的綜合素質，但是受到各種因素的影響。相關單位中的人事檔案管理人員大多數負責很多的工作，他們沒有進行專業的培訓，對于這項工作還沒有進行充分的認識。由于他們不是專業的管理人員，這將會導致這項工作的管理水平相對較低。而且這項工作人員的變化情況非常的多，人事檔案管理工作投入力度不足，這也在很大的程度上影響了檔案管理工作的水平。

（四）人事檔案管理的信息化程度較低

當前，信息技術應用非常的廣泛，一些單位已經認識到人事檔案管理工作的重要性，也普遍建立了人事檔案信息管理系統。但是，信息技術在人事檔案管理工作中的應用還不夠充分，一些先進的技術沒有充分的使用的這項管理工作中。很多的單位只是將個人信息或者檔案的編號等內容輸入到計算機當中，這樣方便對這些內容的選擇。但是在記錄檔案時還仍然是傳統的手工操作，不能夠實現對人事檔案管理無紙化的辦公。

二、加強人事檔案管理工作的對策

（一）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作的內容非常的復雜，并且具有很強的專業性。在選擇人事檔案管理人員時，必須制定嚴格的選擇標準，也要注重人員的道德品質方面，必須要具備專業的知識和技能。也要對工作人員進行定期的培訓，不斷的提高他們工作的積極性。讓他們充分的了解業務知識，工作人員之間也要加強信息和交流，不斷的提高自身的能力。并且也要鼓勵工作人員轉變檔案管理的方式，增強工作的專業性，不斷的提升這項工作的管理水平。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

提高人事檔案制度化的建設水平，這項管理工作內容程序非常的多，涉及到的內容也非常的復雜。如果沒有明確的規章制度進行約束，將會造成這項工作非常的混亂。所以，建立一個完善的人事檔案管理制度是非常重要的，必須要結合當前實際發展的情況，以及社會發展的需求，利用現代化的信息技術，保障檔案管理制度的有效落實。使用先進的計算機技術應用到檔案管理制度當中，保證各項資料的完整性和真實性。

（三）完善和發揮人事檔案的作用

根據當前發展的形勢，需要對檔案管理工作進行重新的定位，更好地保證各項材料的完整性和準確性。當前人事變動是非常快的，這就需要人事檔案室有動態性的，對人經歷的事情要有一個動態的反應，逐漸的發揮人事檔案的重要作用。第一保留人事檔案材料原有的內容和個人最基本的信息的。第二擴大人事檔案覆蓋的范圍，可以交養老保險，醫療保險等內容納入到這項工作中。第三逐漸增加一些還有個人特點的信息，一些單位對個人的綜合評價，這些信息對個人在求職的過程中有很大的幫助，同時也有利于各個單位選拔人才。

（四）充分使用計算機等現代化管理手段

當前計算機技術應用非常的廣泛，將這項技術應用到檔案的管理工作中，可以不斷的提高這項工作的工作效率。人事檔案人員信息的資料庫，當前我國社會在不斷的發展，人事檔案管理工作也要適應當前社會發展的實際情況，不斷的提升這項工作的管理水平。人事檔案管理最基礎的一項工作是對檔案資料的收集，我國市場經濟在逐漸的改革，相關的企業和單位在選拔人才是需要很多的材料作為參考，這就需要對這項工作引起足夠的重視，在材料的收集和整理是要保證這些材料的完整性和真實性。工作人員在進行這項工作時，也要熟悉計算機的各項操作流程，不斷的提高檔案信息整理的速度。相關的企業或者單位利用信息技術建立一個電子檔案系統，這個系統可以根據人員變動的情況實時動態的改變，更好地滿足社會對這些信息的需求，也有利于提高檔案管理的水平。

【結束語】我國科技在快速的發展，市場經濟在快速的發展，人事檔案管理工作在社會發展過程中發揮著重要的作用。但是這項工作還存在著很多的問題，需要根據當前發展的實際情況，制定出針對性的解決措施，積極探索創新現代化的檔案管理模式，充分地利用現代化的技術，建立電子的檔案管理系統，促進檔案事業快速的發展，為企業或者相關的單位發展起到一定的推動作用。

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