關于水利工程檔案信息化管理中存在的問題和思考

錢俊惠

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，在檔案管理工作中引入信息化技術使得檔案管理越來越科學高效，可以說檔案信息化建設是未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理工作適應現代社會發展的必然結果。

關鍵詞：水利剛才；檔案；信息化；

目前我國的水利工程檔案管理信息化建設也在逐步完善， 但為此所做出的投入也很有限，尤其是一些基層檔案管理工作人員所做出的信息化管理僅僅是將計算機與網絡結合， 保存水利工程數據等相關信息資料，水利工程檔案的信息化管理效果還不能滿足需求。

一、目前水利工程檔案信息化管理的現狀和問題

一般來說，在水利工程建設中，隨著工程的可行性研究、設計修改、建設施工、竣工驗收、投入使用等階段工作的進行，參與其中的單位較多、層級復雜，在管理層面上形成了許多具有保存價值的記錄文件，其表現形式多樣，是水利工程建設和管理的一項重要工作。而隨著科技的不斷發展和工程建設中的不斷創新要求，網絡信息技術已在工程建設的各項管理工作中大量使用，很多單位的檔案資料都是在檔案管理系統中進行傳輸和保存、利用，不再簡單地依賴書面傳送方式。

然而在目前來看，還有許多水利工程的檔案信息化管理工作因各種原因無法順應這一改變。比如有些工程的建設單位能夠利用較為先進的檔案信息化管理系統進行高效的檔案信息管理，而其他參建單位因環境條件或管理人員短缺等各種原因不便或不能及時使用網絡辦公系統，那么勢必影響到整個檔案信息化管理系統的完整性和及時性。

二、做好工程檔案信息化管理工作的幾點建議

（一）工程檔案信息化管理要投入完備的軟硬件設施。

一套檔案信息化系統需要由路由器、服務器、存儲器、交換機、計算機，以及信息安全系統數據庫管理系統、操作系統等軟硬件基礎設施組成，只有構建現代化計算機網絡系統，才能使得檔案信息化管理的整體效率發揮出來，同時需要選擇安全、適用、先進的檔案管理系統軟件，這是檔案信息資源充分應用和檔案信息網絡形成的技術基礎。

（二）要及時做好工程檔案信息資源的收集及錄入工作。

為了確保工程檔案資料收集的完整性，工程管理人員必須掌握水利工程建設整個環節和具體情況，將建立的具體檔案資料和資料的數量、內容進行真實、全面記載，認真核對收集的檔案資料，進一步完善檔案資料。對工期較短的水利工程，采取追蹤收集的方法，對建設期較長的工程采用分階段收集的方法，對施工單位采取強制性收集方法，對已收集整理好的紙質檔案及時進行數字化加工，及時錄入檔案管理系統，并做好系統數據的備份工作。

（三）要確保工程檔案資料信息的完整性。

水利工程檔案管理要與工程建設同步進行。工程檔案需要系統、準確、完善，并確保書面整潔、裝訂有序、移交審核手續齊全，照片、圖片、視頻等需要按人物、地點、事由等六要素進行附加說明；竣工圖需要真實反映實際情況，圖物相符，做好交接驗收記錄、檢測記錄、施工記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；施工過程中的照片、圖片、錄像、錄音等材料，以及施工過程中的重大事故、事件等，必須附加相關文字進行闡述，并完善檔案資料情況登記表。

（四）要確保工程檔案信息化的規范和標準化。

構建檔案管理網絡，首先要確保管理標準化、規范化。加強工程檔案工作的集中統一管理是水利工程檔案規范、完整、齊全的基礎。檔案管理工作必須由主要領導組織，專職檔案管理人員具體負責，構建上有源頭可抓、下游實處可落實的管理模式。在制度建設方面，嚴格執行崗位管理責任制和檔案管理專項制度，相關部門相互協作，各盡其職，確保文件資料在建設過程中不流失、不遺漏，促使檔案管理工作更加標準化、規范化、系統化。

（五）要提高檔案管理人員的專業素質。

對于檔案信息化管理，管理員的能力和素質在一定程度上會影響到檔案管理的質量，因此需要對各級檔案資料人員進行定期培訓，提高其管理水平。檔案的信息化管理不僅僅是在網絡辦公系統上的操作，同時也考驗操作者細心和耐心，對于工程建設檔案來說，更需要管理員更多地學習和了解工程建設基礎知識，以便于更好地進行檔案信息化管理工作。

隨著科技信息技術的不斷提高，水利工程檔案的信息化建設將成為工程建設的一項重要工作，也是推動水利工程健康發展的必然方向。目前我國水利工程檔案信息化管理雖然取得了一定的成效，但仍然存在一定的問題，需要我們深入分析，找出針對性、有效的解決措施，以確保工程檔案資料的完整性和連續性，更好地為水利工程建設服務。

參考文獻：

[1]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

[2]王惠萍.關于檔案管理信息化建設若干問題的思考[J].辦公室業務，2017（20）：83