高職院校檔案管理信息化建設研究

摘 要：本文分析了高職院校檔案管理的現狀及存在的問題，探究了推進高職院校檔案信息化管理的對策，對高職院校檔案管理的信息化建設具有重要的參考價值。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設 對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

隨著信息技術水平飛速發展，信息化已滲透到社會各個領域，成為我們學習與生活的重要手段。信息技術促進了高職院校教育教學的迅速發展，但是高職院校檔案管理的信息化并沒有得到足夠的重視，相對于本科院校來說，高職院校檔案的信息化程度遠遠不夠，成為制約高職院校信息化的重要因素，阻礙了高職院校全面信息化的建設，因此，在信息爆發的時代，高職院校檔案管理急需改革，信息化程度亟待提高。

檔案管理信息化建設就是應用信息技術開發、管理、生成和利用檔案的過程。檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是實踐拓展中具有重要價值的信息和資料。檔案作為重要的信息介質，為高職院校的發展和科學管理提供了保障。高職院校檔案管理的信息化建設具有重要的現實意義。

一、高職檔案管理的現狀及存在的問題

1.高職檔案管理基礎設施不完善，信息化程度低

大部分高職院校在檔案管理工作中仍采用人工操作方式，不論是檔案查閱還是相關數據都不能實現智能化的信息存儲，甚至一些高職院校檔案管理室內只有電腦和打印機，連必需的掃碼器、錄入機、投影儀等基礎設備都沒有，更別說專業的檔案查閱和管理系統之類的軟件了;即使有的高職院校投入了一定資金，購置了基本的設備，但有調查顯示，在管理檔案時只是對檔案進行目錄編排、檔案存放等非常基礎的工作，而且沒有與校外實現互聯，沒有實現信息共享，使用效率差，檔案管理工作仍處于初級階段。

2.高職檔案管理人員信息化水平不高，難以滿足信息化管理的需要

目前高職院校檔案管理人員，大多沒有檔案管理的理論常識，缺乏檔案管理經驗，不熟悉信息化管理技術，缺乏專業的知識技能培訓，與兄弟院校間的業務交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技術的人才非常少。檔案信息化管理人才的缺失，嚴重影響了檔案管理的成效。

3.高職檔案管理體系不完整，未能提供制度上的保障

多數高職院校沒有認識到信息化檔案建設的價值和作用，對檔案的信息化建設還停留在計劃階段，或僅限于設備的購置，對檔案信息化管理還未構成體系，各個職能部門的檔案歸屬各部門管理，缺乏溝通和信息共享，缺乏統一管理的相關制度和文件，導致在檔案信息化管理工作建設時，無章可依。高職檔案信息化管理，缺少制度上的保障，難免出現漏洞和差錯;缺乏清晰量化與明確化的指示，導致實際操作中易出現工作責任相互推諉的情況。

二、推動高職檔案管理信息化建設的對策

1.加大高職檔案管理信息化建設的資金投入，完善基礎設施

第一，高職院校應提高認識，重視檔案管理的信息化建設，保證專項資金投入。高職院校必須保證檔案管理有足夠的資金投入，并專款專用，從而為檔案資料的信息化存儲和信息共享提供良好的發展基礎;第二，完善相關硬件設備。檔案管理的相關設備，不只電腦、打印機、掃描儀等基礎的辦公設備，還應具備一定數量的交換器、服務器、防火墻等網絡設備設施，這樣才能保障檔案信息的安全性和檔案工作的效率，使檔案管理信息化建設工作切實的實施。第三，購置相關的軟件，搭建網絡平臺。檔案信息化建設的軟件通常包括信息處理系統、檔案管理系統及相關的信息化管理程序和流程等。高職院校在購置軟件過程中，要結合各自院校檔案管理的具體需求，對軟件公司提出針對性的要求，保證所購置的相關軟件能滿足本院校的實際需要，具有可操作性和實用性，避免軟件的閑置和資金的浪費。軟件的使用將提高檔案管理的效率。同時，高職院校要建立檔案管理網絡，逐漸實現所有檔案信息的網絡化，擴大網絡資源的建設范圍，實現檔案信息的資源共享。高職學院檔案的網絡化、智能化，將推進檔案管理進入一個全新的發展空間。

2.加強高職檔案管理隊伍建設，提高管理人員的信息化水平

加強團隊建設，發揮團隊在高職檔案管理信息化建設中的作用，才能使檔案的信息化建設落到實處，才能從根本上將信息化建設的進程得以推進。首先，高職院校需引進一些對檔案管理有清楚的理論和實踐操作能力，對于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，這些人才將引領檔案信息化建設的迅速推進;第二，加強對原有人員的培訓。高職院校應兼顧人員的專業能力和信息化技能，采取線上與線下相結合的方式，理論與實操相結合的方式，對現有的人員進行全方位的培訓，以提高他們的檔案信息化管理能力和綜合服務能力，保證檔案管理工作的質量。第三，加強對檔案管理人員的安全意識和保密意識的培養。檔案管理人員要注重保護隱私權和利用權，防止信息泄露，同時實現檔案資源共享。第四，加強對檔案管理人員職業素養的培養。高職院校可通過崗前培訓、溝通協調能力培訓等類型的培訓，培養檔案人員愛崗敬業的精神，為學院師生提供優質的檔案服務。

3.加快高職檔案管理體系和制度建設，為信息化建設的推進提供保障

首先，建立健全檔案信息化建設管理規章制度，統一要求、統一管理，實現檔案信息化管理的規范化、標準化，確保校園網和相關檔案系統之間的有效聯合溝通及信息交換的順利實施。其次，完善對檔案管理人員的考核制度，激發管理人員的積極性并培養責任心。考核成果與個人的薪資福利、假期、晉升、進修等機會相匹配，調動工作人員的自主性。通過健全考核制度，培養態度端正、業務精湛、工作積極的檔案專業人才。

信息化建設是高職檔案管理的必然發展趨勢，高職院校應順應趨勢，從基礎設施、隊伍建設和制度保障等方面推進檔案管理的信息化建設，加強信息管理和共享，從而實現檔案管理的價值，促進高職院校信息化的全面發展。

參考文獻

[1]章桂旻.高職檔案信息化建設的現狀與對策分析[J]. 中國管理信息化，2018.7.

[2]崔萍.高職院校檔案管理信息化建設探析[J].信息與電腦，2019.6.

[3]龐明濤.基于智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設[J].中國多媒體與網絡教學學報，2019.4

作者簡介：劉勇，遼寧石化職業技術學院檔案管理干事，研究方向為檔案管理。