檔案資料信息管理研究芻議

李春梅

摘 要：本文就檔案資料信息管理研究論題，指出了觀念更新，提高檔案資料信息服務意識必要性;闡述了強化做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案資料信息渠道的重要性;論述了加強檔案資料信息管理的途徑。

關鍵詞：檔案 信息 規范化 管理 措施

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

檔案部門利用現代化技術替換過去的檔案管理手段，提高了檔案信息管理的效率，完全向檔案資料信息快速傳遞層面轉變，那就是更迅速地把檔案資料信息向可利用的社會資源層面轉變。就是運用計算機、通信網絡等高新技術管理檔案資料信息。

一、觀念更新，增強檔案資料信息服務意識

要踏實做好檔案資料信息的管理，逐步做好檔案資料信息開發利用，就一定要建立服務社會全局理念，同時樹立服務市場經濟的觀念。一是要有主動服務的思想和姿態，檔案部門工作人員只有端正思想，樹立全心全意的服務的態度，才能在具體工作中形成服務動向。二是要有開拓進取精神，檔案工作人員只有從原來的故步自封邁向改革開放，即把自己的工作與社會需求相結合，把了解并把握社會對檔案的需求放在關鍵位置，才能有目標、有重點、有效果的做好檔案信息的開發和利用工作。三是要有敢為人先的思想，檔案工作者一定要有前瞻性，并且要有憂患意識，如此才能在從事檔案資料信息工作中形成一股強大的驅動力。四是要樹立服務市場需求的觀念，檔案工作的管理人員在市場經濟條件下，要適應形勢的需求，要以市場需要作為工作的目標，與社會的飛速發展的形勢步調一致。

二、強化做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案資料信息渠道

檔案工作人員要提高做好檔案管理工作的自覺性，快速革新檔案管理的原始化，廢棄行政、人事檔案保管單一的方式。在規范檔案管理過程中，努力開發和快速拓展檔案資料信息，這是當前檔案管理工作十分重要并要慎重研究的一個課題。目前，各部門的檔案管理模式幾乎是程式化，那就是簽收上級下發的文件、單位內部發行的文件，于當年年底進行整理、第二年年初再分門別類的進行次編輯、裝訂，裝入檔案柜。機械的將行政類、黨群類、人事類、經營管理類、綜合業務管理制度類等進行編程，集中。這就是檔案管理的最簡易的保管過程。

要遵循《檔案法實施辦法》和《檔案法》的有關要求和相關規定，多層次、多角度地征集和收集檔案資料。對特別重要的科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料要收藏完備，這樣可以充實館藏，提升館藏檔次。十分有利于增加檔案信息，擴大檔案信息的范疇，全面、系統、有效地開發和利用檔案部門的檔案信息資源。做好經濟活動方面的檔案資料研究與探討，根據研討的過程與形成的結論，撰寫學術報告，給有關部門提供有價值的參考。例如，根據社會熱點問題，諸如市場經濟發展過程中的重要的經濟信息，把這些信息和館藏信息從具體需求出發，嚴格進行整編，給有關部門為解決實際問題提供切實可行的參考，為本部門的經濟發展做出努力。

三、加強檔案資料信息管理的途徑

檔案管理工作，長期以來都是處于封閉式管理階段，并且在檔案的收藏、利用，組織和保護上基本上有一套固有的方法及管理體系。但在信息豐富的時代，要求檔案管理工作必須實行以集中統一管理，強化檔案監管，檔案“一站式”服務為基本內容的新模式，徹底摒棄舊的檔案管理模式，克服在人、財、物、管理、服務上的弊病，讓檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化的“五化”目標得以順利進行。檔案工作者一定要與時俱進，加強時事政治學習，加強檔案管理工作業務的學習，適應時代發展需求，轉變服務態度，樹立全新的服務理念，提升服務質量。

1.加強網絡環境建設

隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件都在網上傳送。鑒于此，在上網之前，要遵循有關要求，按照信息管理部門的統一規定，依照一定的程序進行文件格式的轉換。在一定層面上，使數據的可靠性和通用性得到可靠保障。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編日整理，利用網絡技術向檔案部落門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門，檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編輯整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。

2.更新思想觀念，確立檔案資料信息利用工作的地位

檔案資料信息能有效地開發和利用是檔案工作的目標，也是檔案工作與之相關環節的基礎。（1）從事檔案工作的人員，要有進取思想，更新服務管理觀念，在檔案管理工作中認清形勢，銳意改革，勇于創新，從思想上明確檔案信息開發利用的好壞是檢驗檔案工作做的好否的標準。要摒棄“重管輕用”的想法，從事檔案工作的人員一定要忠于職守，克服麻痹大意、消極怠工的思想認識和工作態度，愛崗敬業，努力進取。其次，各級黨政分管檔案工作的領導，要重視對檔案信息開發利用工作的正確引導，在人、財、物等方面給檔案部門的信息開發利用工作以有力保障，讓檔案信息開發利用工作能在良好的環境中順利展開。

3.提高個人業務素質，搞好檔案編研

要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如查檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。檔案具有可利用率高、內容廣、數量多的特點，僅靠傳統的手工管理已不適應目前形勢的發展，必須運用現代科技手段，實行計算機技術進行系統管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實現自動化，提高工作效率和服務質量。

檔案資料信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案資料信息不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。