新時代社會治理背景下高校檔案治理中的突出問題和對策思考

鄭高鋒

摘? 要：高校檔案治理工作水平和能力，直接影響著高校檔案“鑒前世之興衰，考當今之得失”作用的發揮。進入新時代，治理理念日漸深入人心。加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力成為檔案事業的新要求。文章以社會治理為背景，解讀了治理理念的特征和優勢，結合實證研究從四個方面分析了當前高校檔案治理工作中存在的突出問題，并有針對性地提出了加強高校檔案治理工作的對策和建議。

關鍵詞：新時代;高校;檔案;治理

Abstract： The level and ability of archives management in Colleges and universities have a direct impact on the role of archives of colleges and universities in 'learning from the past and examining the gains and losses of today'. Entering the new era， the concept of governance is becoming more and more popular. Accelerating the improvement of the archives management system and improving the ability of archives management has become a new requirement of archives undertakings. From the background of social governance， this paper interprets the characteristics and advantages of the concept of governance. Combining with empirical research， this paper analyses the outstanding problems existing in the current archives management work in Colleges and universities from four aspects. It also puts forward some countermeasures and suggestions to strengthen the management of archives in Colleges and universities.

Keywords： New era; Universities; Archives; Governance

習近平總書記曾指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。黨的十八大以來，黨和國家高度重視檔案治理工作。2016年6月國家檔案局印發了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，明確提出，加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力，為奪取全面建成小康社會決勝階段的偉大勝利做出積極貢獻。2018年8月21日至22日，國家檔案局在北京專題召開經驗交流會，專題研討如何提升檔案治理法治化水平。

1 治理理念的基本內涵及特點

我國“十三五”規劃明確提出加強和創新社會治理，要建立“共建共享”的社會治理格局，強調“共建共享”;黨的十九大對社會治理理念予以進一步的創新和豐富，增加了“共治”，提出要建立共建共享共治的社會治理格局。“共建共享共治”成為治理的核心理念。根據MBA智庫百科：社會治理是“政府、社會組織、企事業單位、社區以及個人等多種主體通過平等的合作、對話、協商、溝通等方式，依法對社會事務、社會組織和社會生活進行引導和規范，最終實現公共利益最大化的過程”。[1]目前，社會學、管理學、政治學等學術界比較一致地認為，治理理念相對于傳統管理觀念來講，至少有主體多元化、手段法治化和目的導向性三大顯著特點。

1.1 治理主體多元化，強調共同參與。中央黨校科學社會主義教研部教授向春玲認為：“中國的經濟資源、技術資源、人才資源等不是都集中在黨委政府手上，其他的經濟主體也掌握著大量的資源。對社會成員的服務和管理，也不能完全由政府大包大攬，而是社會多個主體共同參與服務和治理。”[2]可見，與傳統管理相比，國家治理、社會治理、社區治理均主張參與治理的主體多元化，改變傳統的政府機構、主管部門單一執行管理職能的“一元化”，鼓勵開放式管理，動員多團體、多組織甚至多個體強化參與意識，積極參與治理，打造人人盡力盡責、人人共建共享共治局面。

1.2 治理手段法治化，強調制度化。黨的十五大明確提出“依法治國”，黨的第十八屆中央委員會第四次全體會議首次專題討論依法治國問題，2017年10月18日，習近平總書記在黨的十九大報告中指出，成立中央全面依法治國領導小組，加強對法治中國建設的統一領導。進入新時代，我國各個領域的法治化水平、法治化程度得到了前所未有的提升。但是，法律不可能約束到社會各個領域的各個角落的行為，所以，諸多社會角落需要制度來規范、調整、協調。制度與法律相比具有顯著不同，但是從依據性、約束性、程序化、規范化的角度來看，制度與法律具有統一性。對于國家意志而言，對于公共權力而言，從國家治理、社會治理高度來看，我們強調治理的“法治化”，針對某個單位、部門內部的治理除了必須依法開展之外，更多具體事務治理、管理是通過規章制度化來體現其“法治化”水平的。蔣繼華在《推進社會治理法治化建設》中指出：要通過著力構建制度體系、推進依法行政等途徑，以提升社會治理法治化水平。[3]

1.3 治理目的導向性，強調服務宗旨。新時代的治理主張服務至上，強調為治理對象提供優質、高效、便民、利民的服務。“最終實現公共利益最大化的過程”是MBA智庫百科對社會治理目的的界定，是社會治理的價值追求。“管理強調效率和效益、維持秩序，而治理的目標是‘善治，即實現公共利益的最大化。”[4]

進入新時代，高校檔案管理工作應該以治理理念為指導，從戰略高度重視檔案治理工作，樹立共建共享共治檔案治理理念，加強檔案治理隊伍建設，創新檔案管理工作，努力提升檔案治理能力及水平。

2 當前高校檔案治理工作中的突出問題

目前諸多高校檔案治理工作尚存在許多不足和需要改進的地方。

2.1 檔案治理工作受重視度不夠。檔案管理工作在相當一部分高校中被認為是邊緣的工作而不被重視。從檔案館的設置情況即能“管中窺豹，可見一斑”，比如：在河南省內近40所的本科院校中，除了鄭州大學、河南大學、河南農業大學、河南牧業經濟學院之外，還有70%多的院校的檔案館設置級別低、排名靠后（倒數前三名居多），甚至不獨立（或與圖書館合署辦公，或從屬于校長辦公室，或根本沒有獨立體現）;而且，在調查中發現，92.3%的師生認為：檔案館屬于“冷衙門”，屬于“養老、過渡之地”，檔案管理工作人員晉升途徑狹窄。高校頂層設計中對檔案治理工作重視程度不足，容易給人造成檔案工作可有可無的錯覺，直接制約著檔案治理能力現代化和治理水平的提升。

2.2 檔案治理工作的主體單一化。經調查，河南省20多個本科高校的500名非檔案工作人員和1000名學生，98.6%的人持上述觀點。在現實中，幾乎所有的檔案治理工作都由檔案館的工作人員承擔。高校中的二級單位、部門在檔案治理工作中停留于收集、整理與提交。僅僅由檔案館一個部門承擔全校檔案治理工作顯然不科學，一則治理理念強調主體多元化，二則高校檔案治理工作涉及每個老師、每個學生、每個科室、每個部門，每一項有價值、有留存意義的工作或者行為。檔案治理工作主體單一化，易導致檔案治理“力不從心”。

2.3 從事檔案治理工作的隊伍薄弱、服務觀念有待提升。前文已述的檔案治理工作主體單一化的現狀，是檔案治理工作隊伍薄弱的體現之一。調查中，約86.8%院校中從事檔案工作的人員總量不足，年齡結構不完善，多呈現“老齡化”的態勢，總體學歷層次不高且高職稱的人員較少。另外，受傳統管理、管制思維的影響，一些檔案工作人員習慣于“為了管理而管理，為了管理效率而管理、為了管理方便而管理的”邏輯思維和行為方式，為檔案查閱者、使用者提供便捷、高效服務意識不強，服務方法落后。根據對曾經前往高校辦理過學位證明、錄取證明、學歷證明的500名高校教師的調查，80.7%的人認為辦理手續繁瑣、效率不高、浪費時間較多。當然，調查發現鄭州大學檔案館信息化、現代化程度高，已經實現了網上預約、辦理、遠程服務的高效化、科學化，這與其從事檔案治理工作隊伍的強大是分不開的。

2.4 檔案治理工作制度缺失。目前，高校檔案管理的制度化程度不高，據調查，河南本科高校70%以上的學校層面的檔案管理制度存在單一、籠統、缺乏、不健全、不科學的問題，大多停留于黨和國家的法律規定層面，停留于文件保密、借閱、收發管理等層面，而具體的結合本單位工作實際的針對性強的制度、辦法、規定文件較少。高校中各二級單位的檔案管理制度、機制更是缺失。調查中，85.3%以上的河南本科高校的二級單位（檔案館除外），未建立起本單位科學的檔案管理制度，這制約著檔案治理工作的規范化、科學化。

3 新時代加強高校檔案治理工作的建議與對策

3.1 提升對檔案治理工作的重視程度。首先，學校領導層要重視檔案治理工作。要通過學校層面的黨委會、辦公會、務虛會、務實會等途徑將檔案治理工作列為重點研究對象，將其列入學校年度黨政工作要點，并出臺相應的政策文件予以鼓勵支持，并將專職檔案工作部門升格、獨立。近年來，河南牧業經濟學院在這方面的做法值得借鑒，學院設有副校長主抓檔案治理工作，并將檔案館獨立設置為正處級單位，且將檔案管理工作納入各部門年終目標管理考核指標體系，這有力地推動了檔案治理工作的科學化。

3.2 建立共建共享共治檔案治理格局。共建共享共治與治理主體多元化是一致的。一是要破除“單一化”管理觀念，學校層面及專職檔案管理部門利用新媒體、會議、講座等平臺開展宣傳、教育、培訓活動，動員全校上下樹立檔案治理工作“人人有責、人人盡力、人人盡心”的新理念。理念是行動的先導，只有牢固樹立了科學理念，才能做出相應的行為。二是構建多元化檔案治理機構。位于決策層面的校級領導要主管、協調檔案治理工作，專職檔案部門要負責全校檔案治理工作研究、落實及相關培訓和日常管理工作，各二級單位要開展本單位檔案的管理與服務工作，又要積極配合專職檔案部門的各項工作，甚至每位師生都要有較強的檔案意識。三是要明確檔案治理的最終目的是服務，這就需要檔案治理參與者提升服務意識、服務能力，鉆研專業檔案業務管理知識。最終打造群策群力、齊抓共管共享的檔案治理格局。

自2017—2018年來，河南牧業經濟學院高度重視檔案治理工作主體多元化研究，如：各個二級單位、部門均設置了兼職檔案主管領導和兼職檔案員，并擬定了結合實際的檔案分類辦法、管理制度，學校層面、職能部門及各個學院在學校檔案治理中有效地發揮著相應的作用。

3.3 加強檔案治理隊伍建設。良好的檔案治理工作需要強大的隊伍來完成。加強檔案治理隊伍建設，一是完善其知識結構，努力打造“T”知識結構，即具備檔案管理業務知識的深度和知識面的廣度，做到“專才”與“通才”的統一;二是要培養良好的職業素養和工作態度，培養服務意識、保密意識、奉獻精神、鉆研精神、求是精神，塑造豁達樂觀、沉著冷靜、隨機應變、善于溝通的情商;三是注重提升工作人員的決策能力、計劃能力、組織能力、邏輯思維能力、分析問題能力及信心、耐心、細心等綜合素質。

近三年來，河南牧業經濟學院每年均能組織學校層面的專職檔案管理人員及二級單位兼職檔案員的培訓，邀請檔案治理方面的專家、學者做專題講座;同時，兼職檔案員注重互相學習交流，“引進來”“走出去”，為學校新時代檔案治理工作提供了有力的人力資源保障。

3.4 建立健全提升檔案治理水平的制度。科學的制度具有導向性、約束性、激勵性、考核性，有效的制度能從外部給予壓力，也能激發內部動力。建立健全高校檔案治理的制度，一是學校層面要出臺宏觀管理制度，對檔案治理工作明確工作分工、職責權限，構建“多元化”治理機構，使共建共享共治格局“合法化”;二是完善業務規章制度，如借閱使用制度、立卷歸檔制度、保密制度等;三是各二級單位、部門結合實際制定本單位的檔案管理制度。另外，學校自上而下的制度要統領，自下而上的制度要支撐，從左到右的各個部門的制度要互相協調，所有檔案治理制度目標、規定要統一，避免相悖、沖突。

近年來，2015-2018年，河南牧業經濟學院建立健全了《河南牧業經濟學院檔案管理暫行辦法》《河南牧業經濟學院校史年鑒編寫制度》《河南牧業經濟學院實物檔案管理實施細則》《河南牧業經濟學院檔案借閱制度》《河南牧業經濟學院檔案立卷歸檔規范》等近30項檔案管理制度。這為提高檔案征集質量、保證完整齊全收集文件材料提供了有力的制度保障。

參考文獻：

[1]https：//wiki.mbalib.com/wiki/%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E6%B2%BB%E7%90%86.

[2]向春玲.十九大關于加強和創新社會治理的新理念和新舉措[DB/OL]. http：//baijiahao.baidu.com/s？id=1585919815264921639&wfr=spider&for=pc，2017.12.05.

[3]蔣繼華.推進社會治理法治化建設[J].學習時報[DB/OL]. http：//theory.people.com.cn/n1/2018/0604/c40531-30032759.html.

[4]許嬋.淺析管理與治理[J].課程教育研究.2017（30）.