機關事業單位文書檔案電子信息化的管理

摘要：在長期的經濟發展中，機關事業單位文書檔案管理工作發揮著不可忽視的作用。隨著我國大數據時代的到來，實現文書檔案電子信息化管理成為必然趨勢。文書檔案電子信息化建設讓我們清晰地意識到傳統檔案管理模式已經不適應當今的檔案電子信息化管理，因此，探索滿足新時代社會發展所需要的文書檔案電子信息化管理方法迫在眉睫。

關鍵詞：文書檔案;電子信息化;檔案管理

引言

當今社會，電子信息化的普及與應用已成為社會發展主流中的新常態，同時，隨著文書檔案的數據量急劇增加，文書檔案管理模式也受電子信息化的深刻影響，發生了顛覆性的變革，推進文書檔案的電子信息化管理，運用互聯網進行檔案的收集、管理、開發利用是新時期賦予文書檔案管理體系的歷史性任務和神圣使命。

一、傳統文書檔案管理的弊端

文書檔案是機關團體、企事業單位進行信息查閱存儲、經營（提拔）決策等的重要依據，是檔案工作必不可少的內容。傳統的文書檔案主要以紙質文件為載體進行保管，需要耗費大量的人力、物力和財力進行分類歸檔，造成了檔案管理工作低效率。如：傳統的檔案查閱需要提前填寫檔案查閱單，查檔單位和存檔單位分別簽字、蓋章、登記才可查閱，大大降低了檔案利用的時效性;傳統的文書檔案多為紙質文件，不易長期保存，在長期翻閱后，極易造成檔案破損，甚至無法修復，導致部分原始信息丟失;傳統文書檔案要求存檔室必須具備保密、除濕、除塵等條件，一些基層單位無法在無法滿足上述條件而存檔，存在安全隱患;傳統文書檔案所涉條目繁多、存儲量巨大，需要專門檔案人員長期維護，增加了人工管理成本，且在查檔時容易出現低效率重復工作。

二、電子信息化檔案管理的優勢

計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。

1.檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，文書檔案的錄入工作變得輕而易舉，檔案電子信息化管理系統可與自動化辦公系統實現無縫對接，實時資源共享，同時，檔案的收集、整理、歸檔、利用實現一體化工作流程，這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，提高了工作效率。

2.更快、更準確的檔案查閱

電子信息化檔案管理最大的優勢，便是效率。傳統的檔案查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。

3.極大地便利了檔案信息的利用

傳統文書檔案利用主要是以復印為主，近年來隨著國家提倡機關事業單位“無紙化辦公”，自動化辦公系統得到廣泛運用，紙質文書檔案和電子信息化檔案管理極不協調，且電子檔案提供的信息化數據能夠直接在自動化辦公系統中使用，為使用者提供了極大的便利。

4.時效性和管理效率

傳統的檔案管理模式流程繁瑣，檔案查詢效率較低，這加大了使用者的使用成本，而新的電子信息化檔案管理，檔案的錄入、整理降低了人為操作的失誤，大大提升了檔案的正確率，同時電子信息化檔案從采集、錄入、歸檔、入庫到利用全部通過自動化平臺實現，使檔案管理實現智能化、現代化，提高了檔案管理效率。

5.加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統文書檔案信息錄入量少，而電子信息化的檔案管理系統讀寫方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫。

6.優秀的存儲媒介

傳統的文書檔案大都是紙質的，文件體積大，易潮、易燃，不易備份、保存、轉移，存在安全隱患或丟失后無法復原的問題。而電子信息化檔案管理易備份、可修復，而且利用硬盤等存儲設備體積小、重量輕，發生災害時易轉移。

三、電子信息化檔案管理的主要問題及防范措施

1.主要問題

（1）電子檔案的信息傳輸安全問題。

由于互聯網的開放性，電子檔案在傳輸過程中容易被竊取、篡改，甚至通過USB、藍牙等方式泄漏，對檔案的機密性和不可外傳性造成威脅。

（2）電子檔案的真實性問題。

傳統紙質檔案，大多有領導簽字、單位蓋章，一旦入檔真實性、合法性較有保證，而電子檔案由于容易復制、修改，其真實性、合法性鑒別較為困難。

（3）計算機病毒對檔案的危害問題。

電腦病毒、黑客攻擊等會通過各種方式破壞計算機及檔案管理系統的軟件、硬件防護網絡，導致電子文檔的丟失和系統癱瘓。

2.防范措施

（1）提高檔案管理人員素質。

加強使用電子檔案保密宣傳力度，對檔案管理者開展持續業務、保密、法律培訓，提高檔案管理者的法律意識、保密意識和業務能力，保證檔案管理的規范性、安全性。

（2）加強電子檔案的軟硬件建設。

按照檔案工作規范化管理的要求，檔案室配置除濕機、溫濕度劑、密集柜等各種設施設備，確保檔案無霉變、蟲蛀等不良現象，同時加強殺毒軟件的更新和防黑客技術的學習，防止對檔案系統的攻擊和惡意修改。

（3）有效運用現代防范技術。

如運用加密技術預防電子檔案被截獲;運用簽署技術防止除傳輸者外的雙方的可信性;運用權限控制技術防止除檔案管理者外的無關人員對系統的非法訪問;運用現代監控技術防止檔案信息不受侵犯。

（4）建立完善的安全管理制度。

檔案管理部門要建立一套科學、合理、嚴密的檔案管理制度，對每份檔案進行“全過程管理”。主要包括：制作過程中要明確責任分工，確保每份檔案可追溯;確保歸檔資料要完整、真實、無病毒，且與源文件一致;運用只讀光盤或一次性寫入光盤作為存儲介質，層層備份，定期檢查檔案的有效性、安全性;一式三套保存電子檔案，一套封存保管，一套異地保管，一套提供查閱，做到萬無一失。

（5）加強對紙質檔案的管理。

由于電子檔案的特殊性，其安全性受多種條件制約，目前還不能以電子檔案完全取代紙質檔案，而紙質檔案在合適的物理條件下可保存較長時間且其不易修改的優勢決定了在加快紙質檔案電子信息化發展的同時仍然不能放松對紙質檔案的管理。

四、結語

檔案管理信息化是全國檔案事業正在建設和發展的一項重要工程，山西省委組織部要在2020年底前實現省管干部全部檔案電子化，隨后各市、縣實現市管、縣官干部檔案電子化，必須大力推進機關事業單位文書檔案管理電子信息化建設，檔案管理者要轉變傳統觀念，利用信息技術提高檔案工作效率、保證信息安全。

參考文獻：

[1]沈彥.淺議電子文件及電子檔案管理[J].企業導報，2010（4）：190

[2]王薇.檔案信息化管理的優勢及相關安全問題分析[J].科學技術創新，2016（12）：178

（作者單位：呂梁市能源局）