村級檔案管理的關鍵在于雙元結構

婁紅

摘要：傳統的村級檔案管理針對的都是行政村或者自然村，當前很多地方在農村都成立了社區。社區成立之后，行政村雖然被撤銷，但自然村長期存在。在工作中，社區和自然村都會形成檔案，構成了兩個立檔主體，這種雙元結構是當前村級檔案管理中最急需破解的問題。解決這個問題，不能只著眼于村自身，而應從外部著手，社區和鄉鎮政府應承擔起更多的責任。

關鍵詞：村級檔案社區檔案檔案管理雙元結構

《村級檔案管理辦法》公布以后，各地都啟動和加強了村級檔案管理工作，很多研究者也針對這項工作做了探討，比如王春玲[1]、馬紅巖[2]、閆鵬[3]等最新的研究成果很多都對村級檔案管理的現狀做了分析，并提出了解決的對策，但多數研究者沒有注意到當前村級檔案管理實際上是雙元結構的，存在村和社區兩個主體，提出的對策也多是從原則層面考慮，缺乏現實針對性。本文從村和社區兩個層面來分析村級檔案管理的新問題，并提出解決對策。

一、村級檔案管理的新問題：雙元結構

傳統的村級檔案管理針對的都是行政村或者自然村，當前很多地方在農村都成立了社區，例如筆者所在縣級市在2007年開始推行農村社區服務體系建設，并規劃建設了208個農村社區。社區成立之后，行政村雖然被撤銷，但自然村長期存在。在日常工作中，社區和自然村都會形成檔案，構成了兩個立檔主體，這種雙元結構是當前村級檔案管理中最急需破解的問題，其在現實中有兩個突出的表現。

（一）檔案管理工作中村和社區權責不清

農村社區的成立，是為了給廣大村民提供更優質、便捷的服務，但在客觀上對檔案工作帶來了不小的負面影響。社區成立以后，村在很大程度上被弱化了，筆者在調查中發現，有的村負責人認為行政村撤銷了，檔案工作應該由社區來承擔，本村不需要再立檔，并因此停止了立檔工作。自然村雖然每年還會形成檔案，但很多都零散地保存在村干部個人手中，原有檔案的保管也陷入混亂之中。

實際上，當前社區只是一個服務部門，沒有替自然村立檔和保管檔案的職能，同時有很多社區辦公場所很緊張，有的還借用村里的辦公用房，加上社區事務繁多，工作人員不足，也缺少立檔的動力和熱情。社區在管理自身檔案方面也常常捉襟見肘，更無暇顧及村檔案工作。因而，自然村檔案工作事實上形成了全靠村干部自覺的情況。村干部重視檔案工作，本村檔案工作就開展得很好，不重視檔案工作，檔案工作就陷入癱瘓狀態。

（二）檔案工作兩極分化嚴重

在20世紀八九十年代，各地曾掀起村級檔案工作的熱潮，很多村子都設立了獨立的檔案室，理順了檔案工作體制，建立了相對完善的檔案工作制度。社區成立以后，原有的行政村變成了自然村，有相當數量的村失去了辦公場所，經費緊張，人員減少，各項工作都陷入被動，檔案工作也受到影響，出現了很大的滑坡。只有少數的村子因為經濟條件好，人員相對穩定，檔案工作一直延續良好的工作傳統，至今仍然保持較高的水準。有的村子不僅有獨立的檔案室，還建立了村史館、革命歷史展館等檔案文化設施，取得了很好的效果。但這種村子鳳毛麟角，只占極小的比例。

相比自然村，農村社區有辦公場所，人員也相對穩定，檔案工作總體情況好于自然村。但因為社區本身是一個新生事物，很多工作都在逐步探索和完善之中，在現實中也有相當數量的社區檔案工作非常滯后，檔案保管條件差，文件材料收集不齊全，甚至有少數社區成立十幾年都沒有實質性地開展檔案相關工作。無論村還是社區，檔案工作都呈現出兩極分化的現象，且優少劣多。

（三）雙元結構中社區優于村

經過不斷的發展完善，社區的各項功能日益完善，在經費、人員等各個方面將更加充足，檔案工作也呈現出好的趨勢。相比之下，村的職能被弱化，很多村子面臨沒有經費、沒有場地、沒有人員的“三無”困難局面。因而，在當前村級檔案管理的雙元結構中，社區檔案工作總體優于村。在加強村級檔案管理工作過程中，社區檔案管理相對容易改善，而自然村檔案管理則難度極大。

二、如何破解雙元結構難題

村和社區的雙元結構是當前村級檔案工作中最大的難題。農村社區是未來發展的趨勢，但因為經濟、歷史、文化認同等各種原因，自然村仍將長期存在，社區和自然村并存的情況還將持續很長時間。由于很多自然村面臨“三無”的局面，而且很多村子人口外流現象嚴重，自然村向社區所在中心村聚集融合居住的情況也已經非常普遍，在這種情況下再去要求所有自然村建立獨立檔案室，管理好各類檔案，是非常不現實的，也是一種不負責任的表現。破解自然村檔案管理的難題不能只著眼于村自身，而應從外部著手，社區和鄉鎮政府應承擔起更多的責任。

（一）理順村和社區各自的職責

鑒于當前很多村干部對社區職能和檔案管理的認識存在偏差，在開展村級檔案管理工作過程中，首先應明確村和社區在檔案工作中各自承擔的職責，糾正部分村干部思想中存在的檔案管理屬于社區、與村無關的錯誤觀念。檔案行政部門、鄉鎮政府應出臺明確的文件，告知各村，村干部是本村檔案工作的負責人，每個村都必須保管好本村日常形成的文件材料，做好立卷歸檔工作。

（二）強化鄉鎮政府和社區的責任

在當前村級職能弱化、條件較差的情況下，應突出社區在檔案管理工作中的中心功能。針對當前農村社區存在的實際困難，鄉鎮政府應該承擔更多的責任，在經費、人員、技術等方面為社區創造更多的便利條件，加強對轄區內社區和村檔案工作的指導監督。

在日常工作中，鄉鎮政府應督促社區和各村保管好文件材料。對于條件較差、沒有辦公場所的村，可將文件材料寄存在社區。

在傳統村級檔案管理工作中，各村檔案的收集和整理是以村為單位獨立開展的，鑒于現在自然村各項條件普遍較差，各村單獨收集文件材料和立卷的方式已經變得非常不可取，難以保證案卷質量。因為社區人員不足，工作繁雜，而且社區工作人員也并不具備立卷的專業知識，由社區承擔全部自然村立卷工作，也是不現實的。考慮到每個自然村都有相對固定的村干部，最為可行的立卷方式，應為鄉鎮、社區、村三方合作，采取集中立卷的方法。在每年三至四月，鄉鎮政府以社區為單位，制訂立卷計劃，在規定時間內，社區將轄區內的各村干部召集到社區，由鄉鎮檔案員指導，社區和村集中立卷，由鄉鎮檔案員監督歸檔的進度和質量。這樣既可以破解村檔案各自為政、無人監管的情況，也可以提高社區和村檔案工作的水平。

（三）社區集中保管村檔案

農村社區因為各方面情況比較好，大多具有保管檔案的條件，即使暫時條件達不到要求的社區，未來也有希望改善條件，因而各社區檔案可以由社區自行保管。

對于自然村而言，硬件條件的完善是非常困難的，所以首先應該區分各村的不同情況。對于經濟基礎好并且重視檔案工作的村，可以由其自己保管本村檔案，這樣更便于使用。對于條件較差的村，則不應再做硬件方面的要求。針對村檔案保管條件普遍較差的情況，在具體的工作中，應倡導村檔案就近寄存和集中保管。有學者已經認識到了這個問題，比如閆鵬提出，要因地制宜，推進鄉村檔案規范有序，通過加強鄉鎮檔案館建設、各村交界成立聯合檔案館等解決村級檔案管理的難題。[4]

檔案集中保管在企業中已經是一種比較常見的方式。集中保管既可以方便管理，也可以極大地節約成本。在國外，不具備保管條件的政府將檔案寄存在上一級檔案館也被視為一種有效的方式，比如，法國規定，省檔案館可以代管市鎮檔案。[5]在現實工作中，也存在村檔案交由其他機構代管的情況。比如筆者所在的縣級市，就不乏村檔案保存在村企業的例子，但這種由企業代管村檔案的方式只適用于有大型企業的村，并不具有普遍性。筆者在調查中還發現，村檔案最重要的是經濟類檔案，而此類檔案有相當數量是由鄉鎮經管站代管的，也有的規模很小的村將本村檔案寄存在臨近規模大、經濟基礎好的村的檔案室。這兩種方式在短期內是可行的，但從長遠來看，其可持續性是無法保證的。較為可行的方式是以社區為單位，建立社區中心檔案室或者檔案館，并設立專職檔案員，由社區集中保管各村檔案，這樣可以確保村級檔案的長期有效保管，同時也可以減輕各村的負擔，避免重復另建檔案室造成浪費。

總之，當前村級檔案管理的關鍵難題在于村和社區的雙元結構，破解村級檔案發展的瓶頸也應從雙元結構著手。

注釋及參考文獻：

[1]王春玲.做好新形勢下村級檔案工作的思考和建議[J].山東檔案，2018（3）：36-37.

[2]馬紅巖.規范村級檔案管理服務鄉村振興戰略[J].山東檔案，2018（3）：73-74.

[3][4]閆鵬.檔案工作服務鄉村振興戰略的實施路徑研究[J].北京檔案，2019（7）：32-35.

[5]王增強.管窺法國省級檔案館[N].中國檔案報，2015-9-17.

作者單位：山東省諸城市檔案館