崗位說明書的編制流程和用途淺析

劉岳

摘 要 在企業中，每個崗位都處于企業的組織結構框架中，有其固定的職責，都是為了完成相應的企業發展目標。企業自身的社會功能、工作任務、發展目標，都會直接影響企業崗位職責的內涵。因此，合理確定崗位、安排崗位職能，能夠有效將整個組織的目標轉化為所有員工的個人目標，將企業的戰略目標有效轉化為員工的工作動力和責任約束。

關鍵詞 崗位說明書 用途 流程

一、引言

崗位說明書可以有效明確各崗位在企業日常運作中的位置和功能，幫助崗位任職人員明晰、理解本職工作的意義和作用，規范自身的工作行為，進而提升組織運行效率，為員工的職業規劃和發展提供依據。本文設計了編制崗位說明書的流程，闡述流程中的模板設計、崗位調查、崗位分析、編寫人員培訓、組織編制崗位說明書、專家審核、發布執行、動態維護等，并探討和分析崗位說明書的用途。

二、崗位說明書的編制流程

（一）崗位說明書模板設計

崗位說明書中應包含以下幾項信息：

崗位基本信息，包括崗位名稱、所屬部門、直屬上級、定員人數、薪酬等級等。

崗位概述，是對本崗位職責的高度概括，實現公司內、部門內清晰的工作條塊分割，避免出現崗位職能重疊或職能模糊等問題。

任職資格，主要包括教育背景、工作經驗、能力素質要求等。

工作協作關系，是指各崗位在公司內外部的溝通協作關系。

崗位權限，是指完成崗位職責范圍內的工作時，可在一定限度內自主行使的權利。

崗位職責，是指根據分工和協作的要求，員工在本崗位范圍內所承擔的各種責任及要求。要體現一崗雙責原則，在履行崗位職責的同時，履行崗位的安全職責。

在設計的過程中要考慮的基本原則：

明確任務目標的原則。崗位的設置必須以是否有利于實現工作目標為主要的衡量條件，所設置的崗位必須具備清晰化和具體化的特點。

合理分配任務的原則。只有在明確崗位的工作任務和責任、分工明確的情況下，員工才會主動開展工作。所以在崗位設計的過程中要系統、科學地進行分工協作的劃分，杜絕崗位重疊、人浮于事、效率低下等現象。

責任權利相對應的原則。崗位責任是任職者應盡的義務，權利是保證企業生產活動順利開展的重要手段，任務是促使員工主動完成生產任務的重要推動力。必須保持三者的對應性和一致性，杜絕不受責任約束的權利濫用、利益膨脹。

分離不兼容崗位的原則。不兼容崗位主要指的是一人兼職多個崗位的前提下，相關人員可能會利用自己的職位謀取利益的情況。要分離不相容的崗位，就需要全面分析不同崗位的職責，將不相容的崗位分離出來，由不同的人員負責相應的工作，保證相關崗位的人員在行使職權的過程中能夠相互制約。

（二）崗位調查

我們常說的崗位調查，主要指的就是選擇合適的調查方法收集崗位的相關信息，其主要針對的是相關崗位的工作人員。

開展崗位調查工作的常用方法：

問卷調查法。問卷調查的主要內容是崗位調查，工具是提前設計好的調查表。調查表是在崗位調查之前由專業人員設計編制的，被調查人接到調查表后，應按調查項目一一認真填寫。

訪談法。其主要是通過與相關人員面談的方式，獲取相應的崗位信息，在具體操作的過程中，可以采取直接約見員工的方式。

觀察法。如果現實條件允許，調查人員可以直接到企業的生產一線開展實地調研，工作抽樣、作業測時等都是最常用的調研方法。

（三）崗位分析

崗位分析的準備工作主要包括以下三方面內容：

組建專業人員進行崗位分析。通常情況下，相關工作都是由人力資源部門的人員負責，其主要職能是將不同的工作任務分配給不同的部門，包括工作人員的權限、責任等，以確保順利開展崗位分析工作。

了解企業發展戰略、業務工作開展的情況、管理工作落實的流程及組織機構的設置情況。崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業戰略、業務流程、管理流程及組織機構，最終把實施戰略的責任分解落實到員工。開展崗位分析工作要著重分析上述四項內容，企業戰略決定了組織機構的設置、主要業務的流程。業務流程需要通過各項管理流程來實現，進而分解落實到各個執行管理流程的崗位上。

崗位信息的來源渠道。崗位信息的來源渠道主要有組織設計、企業制度、管理工作開展的標準流程等文件，崗位任職人員的情況、相關崗位工作的監督機制、崗位職責落實情況分析的相關文件等。

（四）人員培訓

1.擬定編制方案

第一，編制公司領導及部門主任崗位說明書，落實各部門職責界限。經匯總，由工作小組組織查找部門間工作內容重復、遺漏的職責，分析部門間業務接口，并參照上級公司相關指導意見將缺失的職責規范到部門。

第二，理順部門工作界限后，將部門職責分解落實到各崗位中，避免出現上下級職責交叉，同級崗位職責重復，職責描述模糊、籠統或過于宏觀等現象。

第三，工作小組組織對匯總的各崗位說明書進行規范表述、統一格式，完善崗級、薪級等相關信息。

2.培訓與選拔編制人員的相關流程

崗位調查、崗位分析等工作，需要由具備豐富工作經驗的人員負責，并根據獲得的相關資料編制崗位說明書。對于編制人員，公司需要提前開展培訓，在此基礎上，確保編制的崗位說明書具備較高的參考價值。編制人員應注意以下幾個要點：

第一，編寫語言規范準確，不模棱兩可。

第二，根據崗位的要求確定崗位人員的工作內容，且職責中不應包含模糊、不確定的內容。

第三，任職條件應包括任職者的年齡、性別、學歷、專業、工作經驗等方面的基本信息。

第四，區分崗位的認知能力和技能，能力指可預期的潛質，技能則指的是可習得、熟悉掌握的技巧。