工程教育認證背景下的資料室信息化管理建設初探

梁可湘 蔡述庭

摘要：學院教學檔案是工程教育過程中各個環節的積累與體現，是工程認證最強有力的評審依據。我們應充分利用現代信息化手段，高度重視教學檔案的規范管理，為工程認證以及工程教育的提升打下堅實的基礎。

關鍵詞：工程教育認證;教學檔案;信息化

中圖分類號：G647? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）44-0011-03

工程教育認證是國際通行的工程教育質量保證制度，是實現工程教育國際互認的基本憑據，也是加速本科工程教育專業發展的重要契機。我國的工程教育認證正式起步于2006年，迄今已有13年的發展歷程，其已在工程教育界產生越來越深遠的影響，得到了社會各界的普遍重視。在這一背景下，高校二級學院傳統的資料室管理模式遇到了新的挑戰。面對數量繁多、種類廣泛且來源零散的教學檔案，信息化管理勢在必行。

一、工程教育認證對教學檔案管理提出更高要求

1.工程認證要求加強教學全過程監管。工程教育認證是對專業的教學全過程進行評估，這就要求學院在日常工作中加強對各個教學環節檔案的保存和整理。“特別是要提倡痕跡工程，每位領導、教師和管理人員應盡可能讓自己做的每一項工作留下痕跡，如果過程做足了，佐證材料便很容易收集整理。”資料室要積極發揮教學過程監管的作用。為迎合工程教育認證的需要，廣東工業大學自動化學院（以下簡稱“廣工自動化學院”）加強了對教學過程各個環節的教學檔案的保存和管理。以畢業設計為例，廣工自動化學院制定措施，加強了畢業設計全過程的資料歸集和監管。

（1）制訂了畢業設計過程管理方案。①成立畢業設計審題委員會。②制定擬題審查制度，要求擬題表、任務書、開題報告在開學第5周提交，督促教師、學生按時完成相關工作;中期報告、中期檢查表在第9周提交供檢查，及時發現存在的問題;每周填寫一份指導情況記錄，督促學生了解進度，記錄教師指導的情況。③制定論文資料提交程序。畢業設計結束，學生完成所有工作，提交論文及前期全部資料給指導教師，由教師檢查無誤后簽送資料室核查，對于資料不規范的，需由教師督促學生修改。加強了畢業設計的過程監管，效果良好。

（2）設計畢業設計指導情況記錄表。記錄表每周填寫一次：就指導形式、學生工作進度情況、教師指導情況、教師輔導論文進度、工作態度的評價等進行填寫，學生、指導教師簽名確認。指導形式可以是郵件、QQ等多種形式。每周上交資料室，畢業設計結束加封面后匯總為一本冊子。以此真實、詳細地記錄學生畢業設計過程、教師指導的情況，為后續對學生完成畢業設計情況、教師指導情況的評價提供依據。

（3）留存每份畢業設計的成果展示視頻。為了能夠生動形象、簡潔高效地展示畢業設計成果，廣工自動化學院要求學生將畢業設計成果進行簡短視頻演示，方便答辯教師評判以及專家調閱，并作為畢業設計成果的電子文檔進行保存。

2.工程認證需要大量的教學資料做支撐。“教學檔案是高校二級學院教師和學生在教學實踐中的真實記錄，是衡量教學質量、教學管理水平的重要標志，也是搞好專業認證的基礎。”因此，工程教育認證需要大量的、全面的、更加規范的教學檔案做支撐。據調研，僅為自動化專業工程認證做準備，廣工自動化學院資料室就收集、整理各類實體資料上萬份。面對數量如此龐大，且種類復雜繁多的教學檔案，資料室傳統的管理模式已經遠遠不能滿足學科發展的需求，必須采用現代的信息化管理手段，才能更好地為專業發展、為工程教育認證服務。

二、資料室信息化管理的現狀

“所謂高校檔案信息化建設，是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標的一項重要檔案建設。”目前高校二級院系資料室的管理模式仍然處于由傳統手工管理向現代化管理轉變的過渡期。一方面隨著網絡技術的迅速發展和普及，學校已經逐步采取措施，加強信息化建設;另一方面我國的高校教學檔案信息化建設起步較晚，還處于初級水平，主要存在以下幾個問題。

1.系統功能簡單、服務對象單一。為了能夠更加系統規范地管理教學檔案，部分學院資料室已經使用各種管理系統軟件來取代簡單的Word、Excel電子表格，大大提高了檔案管理的效率。但其功能較為簡單，一般只是裝載在資料室管理員電腦上，為其服務。廣工自動化學院于2016年構建了“檔案信息資料管理系統”，逐步建立資料管理的電子化。目前已經錄入試卷資料，并打印標簽。

但其界面設計簡單，如上圖，僅局限于資料室管理員登錄系統對資料進行錄入、檢索和追蹤等，無法滿足學院師生查閱資料、資源共享的需求。

2.系統管理獨立于校園網，信息傳遞不暢。系統獨立于校園網，既沒有統一于學校教學服務系統，也沒有實現各學院資料室的協調關聯，軟件系統不一致，數據標準不統一，往往造成數據的重復建設，浪費人力物力。廣工自動化學院資料室每學期在收集期末考試試卷時，要先從學校教學服務系統中導出課程考試數據，再手工錄入系統，才能完成試卷的收集、歸檔工作。

3.重視紙質檔案的管理，忽視電子檔案的管理。當前資料室構建的“信息管理系統”，其功能主要是服務于紙質檔案的管理，缺乏紙質檔案的數字化、電子化。而對于電子檔案僅限于目錄的登記，缺乏統一的格式和系統的管理。對于教師提交的試卷以及畢業設計等紙質檔案，廣工自動化學院資料室管理系統只能對其目錄信息進行登記錄入，并打印標簽將紙質檔案存放在相對應的位置。對于畢業設計成果視頻等電子檔案，也只能是先刻錄成光盤，變成實物，再按照紙質檔案的管理流程操作。專家調閱資料時，需先在系統中查詢實物檔案的存放位置，再找到檔案進行查閱。

4.管理人員缺乏足夠的信息化管理意識和能力。高校二級學院資料室在教學檔案管理員的配備上比較隨意，大部分是由教務員兼職。高校教務工作十分繁重，很大程度上限制了教務員有足夠的精力和時間對教學檔案進行規范的管理。教學檔案管理往往被當作是教務管理的附屬內容，并沒有體現其核心價值。也有部分學院聘請了專職的檔案管理員，但由于缺乏檔案管理的系統理論知識和業務操作的培訓，管理員并沒有充分發掘出信息技術、網絡技術在檔案管理過程中的高效能價值。這在某種程度上也制約了資料室信息化建設的進程。

三、資料室教學檔案信息化管理對策

1.加強資料室信息化管理制度建設。資料室應進一步完善、細化傳統的教學檔案管理制度，并融入信息化管理制度。要明確學院領導、教師、管理員在教學檔案管理中具體的職責，制定具體的工作流程。（1）對教學檔案的收集、數據的填報要責任到系部，實行領導問責制。系部領導對檔案數量是否齊全、數據來源是否真實、上交時間是否延時、填報是否準確等負有直接責任。（2）制定具體、規范的工作流程和統一的標準供教師使用，明確教師在檔案管理工作中的職責，使教師在提交資料時有章可循、有法可依。（3）明確資料室管理人員工作職責，將教學檔案管理工作納入資料室管理人員業務考核范疇。

2.充分利用校園網，加強系統整合，建立分權、分級的系統管理模式。充分發揮網絡技術手段，構建以Web為基礎的多級檔案管理系統，將學校教學服務系統與各學院資料室檔案管理系統加以整合，做到標準統一、資源共享、信息傳遞流暢，避免數據的重復建設。根據保密程度的不同要求，設置不同級別、不同權限，使廣大師生不受地域限制，就可以通過Web檔案管理系統對檔案信息進行檢索查詢，例如，教師可以在自己的權限范圍內通過檔案管理系統查詢各學科的精品課程、各教研室開展的教學研究活動資料，發表科研和教研論文情況、教材選用情況等。這樣既可以保證教學檔案的安全，又可以擴大系統的服務對象，使各個管理部門以及廣大師生都能受益于資料室的信息化管理。

3.加強電子檔案管理，重視紙質檔案電子化。

（1）加強電子檔案管理。首先要建立完善的檔案整理規則，對電子檔案的格式、大小、內容有明確的說明，對其進行統一指導，使電子檔案從源頭上做到統一、規范。比如設計統一的、合理的電子表格或模板，發至各系各專業，供教師、學生使用。其次在系統的功能設計上，要考慮電子檔案的存放和監管。比如，系統設計學生上傳電子論文、電子作業的功能，并在上傳界面上對電子文件的格式、大小、必填內容等進行限定等，這大大加強了對電子檔案的監督管理。（2）加大紙質檔案電子化配套硬件設備的投入。除了從源頭上采集電子檔案數據以外，資料管理員還需要對一些紙質檔案，如試卷、答卷，進行電子化轉換，之后將其存放在系統相應位置。這需要配套的硬件設備做支持。學院應高度重視，加大資金投入，購買配置較好的數字化設備，如計算機、數碼相機、攝影機、掃描儀等。

4.優化資料管理團隊結構，加強管理員信息化管理能力。（1）優化資料管理團隊結構。將資料管理團隊深入到各系各專業，在全院建立起一個多級監管、層層對接的管理結構。各專業設置專職資料員，負責傳達學院資料室的通知;宣傳學院資料室制定的規章制度;收集、整理和監管本專業教學檔案;在權限范圍內，對資料進行系統錄入;將本專業教學檔案移交學院資料室;等等。學院資料室管理員負責傳達學校相關通知;根據本院實際制定相關規則、制度;對各專業提交的檔案資料進行核對、查漏、監管;對系統的權限進行控制;對紙質檔案進行電子化轉換;等等。（2）加強管理員信息化管理能力。首先，要對學院以及各專業資料管理員進行信息化管理知識培訓，提高其信息化管理意識，加強其業務操作能力;其次，要實行崗前考核制度，通過考核才能上崗;最后，要注重加強院際、校際間的交流，在借鑒中不斷提高信息化管理水平。

四、結語

“不積跬步，無以至千里;不積小流，無以成江海。”學院教學檔案涉及各專業學生、師資隊伍、培養目標、畢業要求、課程體系、持續改進、支持條件等各個方面，是工程教育過程中各個環節的積累與體現。本文以廣東工業大學自動化學院為例，從工程教育認證與教學檔案的關系、資料室信息化管理現狀、資料室信息化管理對策三個方面分析了工程認證背景下，大多數高校二級學院資料室信息化建設的困境，并提出了相應的具體措施，解決了實際困難。

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