試析如何提高企業辦公室檔案管理工作效率

吳曉萌

摘 要：隨著我國經濟生活和科技水平的不斷發展，各大中小企業不斷在城市涌現，在企業之中的辦公室檔案管理也需要跟隨著經濟社會和科技水平的不斷變化來發展自己。在網絡化、數據化的時代，企業辦公室管理進行改革是用大數據時代的需要是時代潮流，作為企業的核心部門之一，辦公室的檔案管理也應當不斷進步。因此，本文基于大數據和互聯網時代的發展背景對于企業如何有效的提高辦公室檔案管理工作效率進行相關分析。

關鍵詞：企業管理;文檔管理;大數據分析

企業辦公室的檔案是企業保管內部資料的重要地方，傳統的檔案管理主要依靠人力，無論是管理方式還是場地都浪費了不少的人力和物力資源，在中國大數據以及互聯網+的背景下，企業辦公室的檔案管理也應當做到與時俱進，充分利用現有資源優勢改革自身體系，做到創新發展的同時兼顧安全與效率。

1 企業辦公室的檔案管理目前存在的問題

在傳統的企業辦公室的檔案管理中，雖然部分企業也力求創新，但都或多或少的出現如下問題：

1.1 企業辦公室檔案管理人員和操作人員缺乏創新意識

在企業的運轉之中，辦公室檔案是重要但是沒有受到足夠重視的部門之一。辦公室檔案管理人員自身對于檔案的管理都不夠精準和完整，由于企業的部門和規模等因素的影響，辦公室檔案管理往往效率低下，許多管理人員在進行檔案分類和管理之時對于工作效率和工作方式沒有過多的要求，自然也無法做到辦公室檔案管理的創新[1]。

1.2 企業辦公室檔案管理人員自身素質能力不足，檔案管理能力相對其他部門落后

到目前為止，仍有很多企業的辦公室檔案管理人員沒有經過足夠的培訓期就上崗工作，由此造成的員工管理素質能力不足、創新能力不足是企業仍舊無法達到效率化和專業化的核心原因之一。在企業辦公室檔案的日常保存管理方面，仍舊以原始的紙質檔案儲存為主，這樣的儲存不僅需要占據大量的場地，對于企業工作而言還有不必要的消防隱患，因此改革企業辦公室檔案管理制度勢在必行。

1.3 企業對于辦公室檔案管理不重視，相關部門人手不足

企業尤其是大型企業的辦公室檔案眾多，資料復雜，想要準確保存和整理并且在需要時進行查找十分不易。部分企業對于陳舊的檔案采取置之不理的行為，不招收更多的人員進行辦公室檔案管理的改革，辦公室檔案的人手不足，想要進行大型的整理與改革活動也顯得有心無力[2]。

1.4 企業辦公室檔案管理無序，信息化、體系化不足

在企業發展中后期，隨著企業業務的拓展，越來越多的部門出現，企業的檔案管理也越來越繁瑣，許多企業對于眾多的檔案也不加分類不加整理。企業應當對于不同類別、不同重要程度的文件檔案進行更為細致、信息、體系的整理。在目前我國企業的發展之中，做到做好的寥寥無幾。

2 企業如何提高辦公室檔案管理的效率

如上文所述，既然企業在辦公室檔系管理中出現了上文的種種問題，如何解決這些問題就成為了企業更好地發展自身的首要目標。對此，企業應當以創新為核心，在保證安全和效率的基礎上進行改革：

2.1 企業應當重視辦公室檔案管理工作，重塑現代化的企業檔案管理體系

現代化的管理體系根本是現代化的管理理念。企業想要長遠發展就必須要實現由上至下的現代化管理體系。從企業辦公室檔案管理出發，管理人員需要明確各員工職能，在明確企業辦公室檔案管理的內容要求和流程 的前提下不斷加強具體員工的操作能力。

2.2 企業內部應當建立健全規范的辦公室檔案管理制度，完善檔案管理理念

完善的管理制度也是傳統企業辦公室檔案管理的轉型之路，根據我國現代企業轉型之路來看，大部分企業對于檔案管理都做不到足夠的重視，也沒有完善的管理制度來約束員工的操作流程。因此，想要真正做到企業的轉型，做到企業加快生產，就必須要改變管理組織原本認為的“檔案管理不重要”的理念，將責任落實到具體員工身上并提供過規章制度來落實。管理人員也應當在規章制度的訂立方面認真考慮到員工的權益，結合企業整體利益和員工自身利益做到二者的平衡，這樣才能真正落實好企業辦公室檔案改革的制度完善。

2.3 進行相關員工的崗位培訓，引導員工適應工作

企業負責辦公室檔案管理的具體員工的效率關系到整個企業在后勤和檔案管理方面是否有力。而企業員工的效率不是一朝一夕成就的，企業應當在員工上崗前對員工做好崗位培訓，引導員工熟識并牢記規章制度，增強員工自身的責任意識和整體意識，充分意識到辦公室檔案管理的復雜性和重要性，減少以往傳統企業辦公室員工在進行檔案管理時出現的散漫無序的狀態。通過對員工進行的崗位培訓來增強員工的專業素質和責任心。

2.4 利用大數據以及互聯網平臺改良企業信息儲存方式

通原本的企業信息儲存依靠紙質文件進行儲存不同，在互聯網和大數據的科技推動下，企業也應當轉變自身的思維，在辦公室檔案管理方面做好信息化、數字化的儲存方式。對于部分可以儲存到云空間的檔案信息，企業應當減少它們在檔案管理處的紙質版，減少無用且冗雜的紙張文件。在信息化辦公方面，企業應當建立自己的云存儲平臺，做好平臺的保密工作和安全工作，將部分可以用電子版文檔代替的紙制版文件按照類別儲存在云平臺上。

3 結束語

傳統企業想要在現今現代化不斷發展的過程中做好轉型工作，在辦公室檔案管理方面不應當掉以輕心。利用云平臺作為主要存儲陣地，以線上線下相結合的方式儲存必要的文檔信息，不僅能夠方便企業員工查閱以及線上整理工作的順利進行，還能夠減輕企業在辦公室檔案管理方面的浪費，提高工作的效率，更好地適應我國現代化的步伐。

參考文獻

[1]孫明春.淺談如何做好新時代檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，No.291（10）：113+116.

[2]付海濤.淺析如何做好基層鄉鎮檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（1）：103-103.