事業單位檔案管理工作的改進措施探討

馮美云

摘 要：本文以事業單位檔案管理工作存在的問題，展開具體分析，并以此為依據，提出提升事業單位對檔案管理工作的重視度、強化事業單位檔案管理工作的培訓力度、運用信息化管理方式開展檔案管理工作等幾方面的具體改進措施。希望我國事業單位在實際開展檔案管理工作期間，員工能夠正視自身工作不足，采取科學有效的方式來提升事業單位檔案管理的工作效率，進一步提升事業單位檔案管理工作效果。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題分析;改進措施

事業單位與企業不同，最大的區別主要就是不以營利為目的。事業單位涉及到的服務內容比較豐富，像：醫療、衛生、文化等方面與人們日常生活緊密相連。本文從事業單位檔案管理工作存在的問題分析入手，展開闡述。事業單位的檔案管理工作非常重要，在實際開展這項工作時，要從事業單位面臨的實際問題出發，采取有效的解決途徑解決問題，對于優化事業單位整體的服務能力具有重要的幫助作用。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題分析

1.1 對檔案管理工作缺乏足夠重視

現階段，我各國一些事業單位檔案管理人員在實際開展檔案管理工作時，會主觀的認為只要檔案不丟失就可以，資金投入和管理工作不需要耗費精力去做。即便檔案管理工作不會對事業單位的經濟效益產生影響，但是卻對人們群眾的生活工作具有重要的影響。因為事業單位工作人員對檔案管理工作缺乏重視，導致在制定管理制度的過程中，缺乏科學性與合理性，會出現一些管理問題。甚至嚴重一些就會使事業單位檔案管理人員在實際工作中，會出現一些違反國家規定的行為，會嚴重阻礙事業單位健康長遠發展，會影響事業單位經濟效益的提升。

1.2 檔案管理工作人員的工作能力有待提升

事業單位檔案管理工作人員的工作能力和工作態度，對提升檔案管理工作效率和質量具有重要的影響。檔案管理工作主要就是依附于人工來開展，因此工作人員要提升自身的綜合素養，不斷提升自身的工作能力[1]。很多事業單位在招聘檔案管理工作人員時，并沒有明確的標準;甚至有一些事業單位負責檔案管理的工作人員會身兼數職，并不具備專業管理檔案的工作技能。實際上，事業單位檔案管理工涉及到的工作內容比較復雜，像：收集檔案、整理檔案、記錄借取狀況、分類、保存等多項內容。而且事業單位的檔案相比較一些民營企業，檔案資料會更多一些，如果在實際工作中，工作能力不能滿足工作需求，就會嚴重影響工作效率，無法為人民群眾提供更優質的服務，在一定程度上會降低人民群眾的感受度。

1.3 檔案管理方式缺乏創新精神

目前，很多事業單位的工作重心，都放在如何更好的為人民服務方面上，會忽視檔案管理工作的開展。而且這些事業單位管理人員在工作中運用的都是比較落后的方式，無法滿足事業單位健康發展的需求。比方說：完全用人力的方式來管理檔案，不但工作量大，工作效率也會受到一定的限制，嚴重一些會出現遺漏的現象，會打亂整體的管理體系?，F階段，隨著網絡信息技術的發展進步，事業單位對檔案管理人員的工作要求有所變化。但是還是會有一些事業單位為了節省資金，不去引進先進的設備，依然采用傳統的人工紀律方式，不利于檔案管理人員順利開展管理工作。

2 解決事業單位檔案管理工作問題的具體措施

2.1 提升事業單位對檔案管理工作的重視度

提升事業單位對檔案管理工作的重視度，是解決事業單位檔案管理工作問題的基礎方式。在提升檔案管理工作重視度期間，不僅要體現在思維方式上，還要體現在實際行動上[2]。特別是事業單位的基礎管理人員和高層管理人員，要積極學習我國在檔案管理方面的先進制度，這樣能夠從根本上了解檔案管理工作的深層含義。如果事業單位對開展檔案管理工作缺乏足夠的重視，會影響人民群眾對事業單位整體的看法。除此之外，還要將提升重視度落實到實際行動上。首先，事業單位要構建全面的管理制度，將實際存在的狀況與未來發展狀況相融合，為今后工作人員順利開展檔案管理工作提供重要保障。其次，事業單位內部要積極宣傳檔案管理工作的意;最后，事業單位高層管理人員，要對檔案管理人員的工作流程和工作內容提出明確的要求，這樣能夠規范員工行為，進一步提升事業單位檔案管理工作的工作效率。

2.2 強化事業單位檔案管理工作的培訓力度

強化事業單位檔案管理工作的培訓力度的一個重要方式，就是要構建高能力、高素養的專業培訓團隊。甚至事業單位人力資源部門在招聘檔案管理人員時，要明確招聘標準、從檔案管理實際存在的問題出發，招聘具有先進管理觀念、具有專業管理技能的工作人員，為今后事業單位順利開展檔案管理工作拓寬渠道[3]。高能力、高素養的專業培訓團隊，要組織員工定期的開展培訓活動，在員工能夠接受的基礎上，不斷傳授先進管理技巧，在保證管理工作有效性的同時，進一步提升其科學性。此外，檔案管理的工作人員對自身的綜合素養要有所要求，正確認識檔案管理工作的意義;工作人員在實際工作期間，要用積極的態度面對工作中遇見的問題。

2.3 運用信息化管理方式開展檔案管理工作

傳統人工的管理方式，已經無法滿足事業單位提升檔案管理工作效率的需求。隨著網絡信息技術的發展進步，事業單位檔案管理工作人員也在不斷更新管理觀念，創新管理方式。比方說，很多事業單位緊跟時代進步的腳步，運用信息化管理方式在開展管理工作，這樣不僅能節省工作時間，也能環節員工工作壓力，增強管理工作的時效性。檔案管理工作人員在工作前期要將檔案的信息資料輸入到網絡系統中，制定稱電子版，便于查找;其次，根據檔案實際分類的狀況，制定完善的管理系統，在今后管理過程中，只要輸入關鍵詞就能快速找到，能夠最大程度上提升人民群眾的滿意度，為今后幫助事業單位樹立良好形象奠定基礎。

3 結束語

總之，檔案管理在事業單位管理工作中占據重要地位。目前，隨著網絡信息技術的不斷發展變化，很多事業單位越來越注重檔案管理工作的開展。但是在實際工作期間還存在著一些不足，像缺乏足夠重視、工作能力有待提升、管理方式缺乏創新精神等問題顯著。基于此，事業單位的工作人員要從整體出發，不斷創新檔案管理方式，為人民群眾提供更優質的服務。

參考文獻

[1]滕秀茹.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化[J].黑龍江科學，2019，10（15）：84-85.

[2]梁嬈.“互聯網+”視域下事業單位檔案管理優化探索——以衛生系統為例[J].辦公室業務，2019（14）：141-142.

[3]姜慶紅.事業單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施[J].辦公室業務，2018（21）：83.