淺談辦公室檔案管理信息化

樊曉俊

【摘要】伴隨著信息網絡化的飛速發展，傳統的管理模式已經難以滿足現實工作需要，信息化管理不但提高了單位整體工作效率，同時也推動檔案管理更趨于精準化、科學化。在信息化管理給檔案管理工作帶來高效便捷的同時，也引發了一系列問題，本文結合自身實際工作對相關問題展開討論，并提出可行性建議。

【關鍵詞】辦公室;檔案管理;信息化

一、辦公室檔案管理信息化建設現存問題

（一）對檔案管理信息化建設認知不足。當前很多單位對于辦公室檔案管理信息化建設并不重視，未能充分認識到信息化建設對于檔案管理的重要意義，普遍存在“重保管輕利用”的思想。在提及檔案管理信息化建設問題時，僅強調專業人才的引進，而投放在信息化建設方面的資金嚴重不足，對于信息化建設工作不夠注重，即便是開展了檔案管理信息化建設工作，并不夠深入全面。同時，作為管理者，缺乏先進的管理理念，并不注重專業教育及培訓活動，從而致使檔案管理人員水平不高，降低了整個檔案管理工作的效率。

（二）信息化技術利用水平低下。在信息化飛速發展的時代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當傳統的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當一部分管理人員依舊停留在傳統的檔案管理模式，對信息化檔案管理缺乏認知，就目前的情況來看，許多單位對于檔案的存儲及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對于計算機信息管理系統的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達到高效精準。同時，對于檔案信息也難以進行及時有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現象較為嚴重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設進程。

（三）檔案管理信息化專業人才匱乏。人才是辦公室檔案管理工作的核心所在，缺乏相應的專業人才，再先進的技術設施和管理模式也無法發揮作用，從當前情況來看，檔案管理信息化建設專業人才嚴重匱乏，具體來說，是缺乏計算機和檔案管理工作同時精通的人才，許多單位并未設立專門的辦公室檔案管理員，通常是配備兼職檔案員，這些人員在單位往往都是身兼數職，無法專注于檔案管理工作，更無法談及信息化建設。除此之外，檔案管理員還存在年齡結構偏大的問題，其對信息化專業知識相對不足，信息化管理理念落后問題普遍存在，導致檔案管理信息化建設程度嚴重不足。

（四）檔案信息存在安全性威脅。檔案管理的信息化，提高了檔案管理工作的效率，但由于計算機網絡具有開放性特征，隨著信息科技的不斷發展，信息安全隱患也隨之而來，一旦檔案管理系統受到病毒入侵，輕則系統癱瘓無法正常運行，重則導致關鍵性檔案數據丟失，造成不可估量的損失。就目前來看，除了受到外部病毒攻擊以外，許多檔案管理人員對于檔案信息化安全意識比較淡薄，未能做到防患于未然，檔案備份、關鍵檔案加密處理、定期網絡安全排查等工作并未做到位，給檔案管理帶來嚴重的安全隱患。

二、辦公室檔案信息化建設對策建議

（一）健全體制，強化對檔案管理信息化重要性的認知。作為單位管理者，首先必須充分認識到當前時代檔案管理信息化建設的重要性，依照單位實際情況，制定科學合理的信息化建設方案，對于投入資金、專業人才配備、專業配套設施以及總體發展戰略等作出合理預算，并依照信息化建設實際開展效果不斷加以完善。與此同時，可針對單位檔案管理部門制定相應的工作責任制度，將信息化管理工作納入單位考核硬性指標中。除此之外，還需加強單位內部宣傳力度，強化單位全體人員對于辦公室檔案管理信息化建設重要性的認知。

（二）強化落實，提高檔案管理信息化利用程度。辦公室檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理工作的效率，因此，要依據實際情況逐步轉變傳統的管理模式，促進檔案信息采集、存儲、調閱和傳輸方式的轉變，健全相應的檔案管理制度，規范檔案管理人員的工作流程，充分發揮信息化優勢。加強檔案管理信息化建設的軟硬件配置，這是實現信息化建設的基礎所在，除了要為檔案管理部門配備相應的硬件設施以外，還需依照技術發展，不斷引進先進軟件配置，以此確保檔案管理信息化的安全、及時、高效。只有從多方面入手，才能不斷健全當前的管理模式，提升檔案管理信息化的利用程度。

（三）重視人才，提高檔案人員信息化專業素養。檔案管理信息化建設離不開專業人才的支撐，除了需要引進專業人才以外，還需對當前在崗管理人員加大培訓力度，通過引導自學、現場指導、專業培訓等形式不斷提升檔案管理人員的專業素養。對于培訓內容，不但做到全面覆蓋，同時也要有針對性地培訓，除了辦公室檔案管理信息化知識以外，還需強化計算機網絡知識、互聯網技術等相關知識培訓，以此轉變檔案管理員的管理理念，提高自身管理水平。

（四）落實責任，提高檔案管理信息化安全性。網絡安全是檔案管理信息化建設的保障，要從軟硬件兩個方面入手，健全網絡安全控制。對檔案信息數據進行加密、設置相應的訪問權限及防火墻、加強數據備份等，最大限度保證檔案信息的安全，可依照實際情況，對不同的檔案信息數據進行等級劃分，設置訪問權限，定期展開網絡安全問題排查。除此之外，還應制定相應的安全責任制度，強化責任落實，提高檔案管理人員的信息安全意識，從制度上規范相關管理人員的工作流程。

三、結束語

信息技術的發展，為辦公室檔案管理信息化建設帶來了全新的機遇，檔案管理信息化建設是社會發展的必然要求，充分利用信息技術，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來的一系列問題也不容忽視，因此，我們不但要與時代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時也要結合單位實際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設路子。