試論事業單位檔案管理信息化建設的提升策略

趙錦秀

【摘要】事業單位的檔案非常重要，如何高效率管理檔案，是擺在事業單位面前需要及時處理的問題之一，利用信息化技術對檔案進行管理，得到事業單位普遍認可，但是由于種種原因，事業單位檔案管理信息化建設存在這樣或那樣的問題。本文分析了事業單位檔案管理信息化建設的現狀以及其意義，在事業單位檔案管理信息化建設的提升策略方面進行闡述，希望能夠對事業單位檔案管理信息化建設有所幫助。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化建設;策略

我國經濟的快速發展，帶動了事業單位的快速成長，事業單位的數量以及員工越來越多。因此，事業單位的檔案管理工作，變得越來越繁雜。事業單位已經意識到這個問題，并且有意通過信息化技術來提升檔案管理的效率。不過，在事業單位檔案管理信息化建設過程中并不是一帆風順，面臨諸多問題，這些問題，將在本文進行詳細闡述。

一、事業單位檔案管理信息化建設的現狀

（一）事業單位檔案管理信息化建設存在的問題。1.單位領導對檔案信息化管理建設的態度不積極。事業單位的領導年齡一般來說比較大，對于信息化技術的認識不夠深入;領導一般認為“檔案管理信息化建設有必要，如果花錢太多，就得慎重考慮一下”。由于單位領導對檔案管理信息化建設的態度不積極，導致檔案管理信息化建設進展緩慢，甚至停滯不前;也有可能，雖然信息化建設完成了，但是在實際應用中，沒有實質上的改觀，只停留在形式上。2.事業單位檔案管理信息化建設的技術水平低。事業單位檔案管理信息化建設對信息技術有一定的要求，需要相關硬件設備，還需要懂軟件操作技術的信息管理員。由于事業單位考慮檔案管理信息化建設的設備成本以及人員工資，因此，在采購設備以及招聘信息管理員的時候，沒有進行較高級別的配置，這就導致事業單位檔案管理信息化在今后的實際運營中存在效率低以及信息化管理檔案工作繁雜等問題。3.事業單位檔案管理信息化建設的規章制度不健全。目前國家對事業單位的檔案管理信息化建設是有一定要求的，但是由于相關規章制度不完善;檔案管理人員在對待檔案管理的具體工作上，存在著消極的態度，降低了工作效率，影響了事業單位檔案管理的信息化建設，沒有把信息化的科技力量發揮出來。

（二）事業單位檔案管理信息化建設存在問題的原因。事業單位檔案管理信息化建設存在問題的原因，主要來自兩個方面：第一，對信息化技術管理檔案的效果，沒有充分認識，沒有看到科技的力量。第二，滿足于傳統的檔案管理方法，認為沒到必須實施信息化技術的地步。正是因為這兩方面原因，導致了單位檔案信息化建設存在各種問題。

二、事業單位檔案管理信息化建設的意義

科技是第一生產力，一個國家的綜合實力體現在科技水平上，我們國家由于在改革開發的影響下，科技水平呈直線上升;科技的發展，帶動了信息的發展，利用信息技術管理檔案，不僅僅能提升單位檔案的效率，更能夠保證單位檔案的完整性，可以通過信息技術進行檔案備份;同時，從長遠看，還能節約檔案管理成本。

三、事業單位檔案管理信息化建設的提升策略

（一）組織單位從領導到員工的培訓。事業單位檔案管理信息化的建設，需要單位領導牽頭;因此，通過培訓讓單位領導，充分肯定信息化建設對于檔案管理的意義，一次性投入，長遠看節約成本，提高效率;只有領導充分肯定了信息化的作用，才會全面支持單位的檔案管理信息化建設。事業單位的員工數量多，在檔案管理信息化建設的過程中，需要全體員工大力支持，該配合的要積極配合;因此，需要通過培訓，讓全體員工能夠支持信息化管理檔案，并且全力支持。

（二）事業單位加大對檔案管理信息化建設的資金支持。單位檔案管理信息化建設，從短期來看，尤其是前期購買設備、軟件以及聘請信息技術管理員，需要大筆投入;這就要求事業單位加大資金投入，充裕的資金能夠購買更先進的信息化設備，聘請有能力的信息技術管理員，這對事業單位檔案管理也是非常重要的，從長遠看，能夠給事業單位節約成本，提高檔案管理效率。

（三）加快檔案管理信息化建設的速度。檔案管理信息化建設的速度要快，這是因為時間越長，越影響單位人員對檔案管理信息化建設的支持熱情。另外，時間越長，信息化建設的成本也會越高。

（四）加強對檔案信息管理員的培訓。單位檔案管理在完成信息化建設之后，需要合格的管理員來負責平時的信息化檔案維護以及及時錄入新的檔案信息，在單位需要檔案信息的時候，能夠及時調閱檔案，這些都需要非常熟練的操作。因此，需要加強對檔案信息管理員的培訓，熟練操作信息化管理檔案的每一步。

四、結語

單位檔案信息化建設的提升，需要由單位領導及單位全體同仁以及國家等多方面共同努力推進，大家要對信息化管理單位檔案的效果有信心。以上詳細論述了提升單位檔案管理信息化建設的策略，希望能夠給大家提供一些借鑒。

【參考文獻】

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