關于加強新形勢下檔案管理工作的思考

徐松

摘 要：檔案管理指的就是對檔案的實體和檔案的信息進行管理并提供服務的各項業務工作的總稱，同時也是國家檔案事業中最基本的組成部分。對于檔案而言，其包含的內容豐富且重要，并具有較高的考察利用價值和較高的研究價值。因此，在新形勢下做好檔案管理工作具有非常重要的意義。就傳統的檔案管理工作而言，已經無法滿足新形勢下檔案管理工作的需求，因此，本文就新形勢下檔案管理工作中存在的問題進行分析，并通過分析探討如何加強新形勢下檔案管理工作的應對措施。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;措施

檔案管理工作主要就是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。而它最終的目的則是提供檔案信息為社會實踐進行服務。而在現階段的檔案管理工作中要實現檔案資源的充分合理利用，就需要在對檔案進行管理的過程不斷改進對其的管理方式方法，從而有效提升管理的水平，進而促使檔案管理工作邁向現代化的管理標準。

1 檔案管理工作存在的問題

1.1 不規范的檔案管理

對于現階段我國的檔案管理工作而言，其中存在不規范的問題，而管理的不規范則主要體現在對權責的分配和對組織的規劃以及獎懲制度的不合理性等。其中有部分檔案沒有及時對檢索目錄進行更新，再加之分類也不夠清晰，沒有準確的項目標號，并且對檔案的收集和整理以及歸檔的工作也不夠嚴謹，因此導致在查找檔案信息的過程受到極大的阻力。此外，不科學的檔案管理嚴重影響了檔案管理工作的順利開展，從而致使檔案管理的工作人員失去對工作的熱情。

1.2 落后的現代化辦公條件

隨著現代化信息技術的快速發展，利用現代化信息技術進行辦公的條件已然較成熟，并且應用也較為普遍。而檔案管理工作的開展也需要緊跟時代的變化不斷提升自身管理的有效性，充分運用現代化信息技術提升檔案管理的效率。但在實際實施管理的過程中仍舊會受到多方面因素的影響，從而導致部分單位還不能夠將信息化檔案管理的工作落實到位，依舊延用傳統的紙質辦公方式來開展工作，進而使檔案管理工作與現代化技術脫離，因而給檔案管理工作的順利開展帶來了嚴重的阻礙和影響，其中一方面加大了檔案管理工作的成本，一方面也造成了部分空間資源的極大浪費，也無法對檔案管理的內容進行擴展，此外，在實際的管理中會需要大量的人力來實施，因此也加大了對人力資源的需求，但如此不但無法有效提升檔案管理工作的效率，而且還給查找、翻閱、檢索等帶來極大的難度。

1.3 缺乏專業的檔案管理人才

對單位而言，其檔案管理工作直接關系到單位日后的發展情況，如果單位的檔案管理工作人員具備高素質和檔案管理的專業性，那么就可以促進單位的良好發展。即使現在大部分的單位都開設了獨立的檔案室以及資料室，但專業的檔案管理人員的配備仍然非常缺乏，尤其是掌握了現代化信息技術和檔案管理專業能力的復合型優秀人才。并且部分單位的檔案管理工作人員都是一些兼職人員來進行負責的，而這些人員并不具備專業的檔案管理水平，因此無法更好的勝任檔案的管理工作。除此之外，檔案管理崗位人員的流動性較大，從而使檔案管理工作無法實現連貫性，進而影響到檔案管理工作的效率和質量。

2 加強新形勢下檔案管理工作的措施

2.1 提升檔案管理工作的法制化水平

在社會的不斷發展和進步過程中，法制管理成為了各大行業順利穩定發展的必要前提。而法制化建設的積極作用一方面可以為當下檔案管理工作的順利開展提供必要的支撐，而另一方面則可以保障檔案的規范化管理，進而對檔案管理工作中的具體問題予以及時的解決。同時，我國在上世紀的九十年代就檔案管理工作的法制化管理出臺了相應的法律，進而為檔案管理工作的順利實施提供了有利的法律支持。但在社會不斷發展和進步的過程中，出臺的相關法律已經無法適用于現代檔案管理工作的需求。因此，就需要在實際的檔案管理過程中充分發揮現代化信息技術的作用，從而有效推進檔案管理工作的順利開展，加快現代化檔案管理的改革步伐。對于現階段的檔案管理而言，務必要加強檔案管理過程中的法制化建設，并依據現階段我國檔案管理發展的實際情況來制定符合當下社會發展的法律，但在實際的制定的過程中還需要考慮到各地區的差異，只有這樣才能夠不斷規范檔案管理工作的順利開展，從而滿足人們對檔案資料的運用。

2.2 加強檔案專業管理的技術創新

在計算機網絡技術飛速發展的當下，檔案的管理工作面臨著極大的挑戰，并且管理的難度也會有一定的增大，那么，如何將現代計算機技術有效的融合于現下檔案管理工作中，是當下急需考慮的一大問題。而想要實現現代化的檔案管理工作，就需要檔案管理工作人員對工作的性質和特點有準確的把握，并不斷創新管理的方式方法，提升管理的水平和質量。同時作為檔案的管理工作人員要與時俱進不斷提升自身的專業管理水平，通過不同學習專業管理技能，以此在檔案管理工作中發揮自身的價值。同時，在開展檔案管理工作的過程中需要各個部門相互配合，并對管理中遇到的問題及時進行解決。除此之外，檔案的管理工作人員還要對檔案的整理和收集以及整理歸類等工作保持高度的重視度，再借助現代化信息技術來實施高效率和高質量的管理。而計算機的引入則可以在很大程度上提升查找資料的效率，從而保障最大化的資源利用。但計算機的引用也帶來了信息安全的隱患，因此，在實際的管理中應制定應對完善的安全管理規章制度，例如，可以在用戶查找檔案資料前進行身份的驗證，即采取指紋驗證或者電子簽名等等，從而有效規范網絡信息帶來的不安全隱患。此外，作為檔案管理人員應該將每天的工作寫成日志記錄下來，如此不但可以作為對檔案管理人員的考核憑證，還可以在記錄的同時及時發現工作中存在的問題。

2.3 加強檔案管理人才的培養

對于現有的檔案管理人員來說，除了要做好日常的檔案管理工作外，還應利用其余空閑時間通過網絡來不斷強化自身的專業管理水平，特別是可以借助豐富的網絡資源或者圖書館來搜集各類關于檔案管理的相關內容，進而不斷提升自身的管理理念，并結合實際來提升自身的管理水平。同時，在實際的檔案管理工作過程中，作為管理人員還應與其他部門保持良好的溝通和交流，進而促使檔案管理工作的高效進行以及完成，并保障檔案內容和種類的規范和完整性。此外，還應對檔案管理工作人員進行定期的培訓，從而不斷提升其專業管理水平和自身職業素質。而培訓也要有一定的針對性和目的性，同時還要結合自身實際的管理現狀，在此基礎上科學合理的對其進行培訓，從而逐漸對檔案管理工作員的個人素質和職業素質以及管理專業水平進行有效的提升，進而促使檔案管理工作開展的順利。

3 結束語

綜上所述，在新形勢下，要對檔案管理工作進行轉變，以促使其更好的適應當下社會發展的需求，而由于當下信息技術已經廣泛應用于檔案的管理工作中，因此，務必要對檔案管理工作人員的專業技術水平和管理觀念等作出相應的轉變和創新，從而促使其可以更好的投身于檔案的管理工作過程中，服務于檔案管理的創新機制，進而為我國的發展和建設提供相應的服務。

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