國有企業文書檔案整理之我見

汪峰

摘 要：時代的發展和進步，使得文書檔案整理工作在國有企業的重要性愈發的突出，但是在當前的國有企業文書檔案整理工作中，其工作在進行的過程中還存在一些不足，基于此，文章對于國有企業文書檔案整理方法進行了探究，并且提出了建議，旨在優化國有企業文書檔案整理工作，做好該項工作。

關鍵詞：文書檔案整理;問題;策略;重要性

文書檔案整理工作對于國有企業來說，整理的好壞同企業發展有著直接的聯系，國有企業在日常的工作過程中，為了處理相應的事物，并且加強各個部門之間的溝通和聯系，一些重要的事情都會采用書面記錄的方式來進行記錄和保存，從實際的應用角度出發，在逐漸收集的過程中形成一個規范的整理方式，這樣就能夠更好的去處理系相關的事務，同時也能夠將各個方面的文字資料進行綜合的運用，這些工作都是文書檔案整理工作多需要做到的?，F代國有企業辦公室的管理工作中，是否能及時有效的進行文書檔案整理工作，也決定了信息傳達的準確性和事務處理的準確性等等。

1 文書檔案整理工作的重要性分析

文書檔案整理工作是國有企業開展管理活動的時候的一項重要環節，其作用是提升企業管理工作的效率和質量，辦公室文書檔案整理工作在整個辦公室的管理工作中也占據著重要的地位。具體體現在如下幾個方面：首先，文書檔案整理工作在企業的辦公室中發揮著重要的作用，因此，應該加強對該企業文書檔案的整理和收集工作，促進企業的管理效率。其次，做好企業的文書檔案整理工作，能夠更好的記錄企業其自身的發展歷程。第三，辦公室的文書檔案整理工作也具有一定的重要性，能夠在關鍵的決策時期為相關的領導進行決策時提供決策依據，文書檔案能夠體現一個企業的時間活動的正確與否，從而根據文書檔案的記載內容對于實踐活動進行一定的改進，也有助于提高企業實踐活動的質量。因此，應該不斷的增強和落實文書檔案整理工作。文書檔案具有較強的憑證作用，在需要對于單位的歷史記錄進行查找的時候，文書檔案往往是最為有效和重要的歷史憑證，所以，做好文書檔案整理工作對于一個單位的發展是十分的重要的。

2 文書檔案整理工作中存在的問題

2.1 文件材料的收集范圍不全面

進行文書檔案整理的過程中，經常會發生文書文檔在收集的過程中的遺漏現象，若是出現將文件材料遺漏在其他的部門或其他部門工作人員的手中的現象，那么則會導致文書檔案管理人員無法收集文書檔案，無法進行材料的歸檔。當前，很多的企業的文檔管理人員和收集人員，在進行該工作的時候，還需要進一步的提升其工作能力以及專業性，若是缺乏一定的專業性，那么在工作進行的過程中則可能并不會有足夠的耐心和精力來處理這項細致的工作，或是由于其他的一些原因，沒有及時的對文書檔案進行整理，這也可能導致第一時間內沒有完成收集整理工作，最終也可能導致信息不完整的情況。

2.2 收集文件檔案的力度不夠

在進行文書檔案整理工作的過程中，一些工作人員由于良好的管理意識的缺乏，在進行文書檔案整理的過程中，過于偏向對一些重點的文書檔案的整理，對于一些沒有編號或是不是非常重要的文件往往卻忽視了，這就會對文書檔案整理工作造成一定的影響。同時，也會降低文件收集材料的質量。同時，由于一部分的文書檔案整理人員對于該項工作的責任意識不強，對于記錄和整理相關材料的工作并沒有擁有一個認真負責的工作態度，這就會使文書檔案整理工作的真實性大打折扣。造成文件的分散，也不利于日后的查閱和利用工作的進行。具體的表現為：部分工作人員在進行文件資料的處理過程中，并沒有對于文件的真實性進行檢驗，也往往會忽視材料的原件以及復印件的去唄，同時也沒有將文檔原件按時的收回，同時，還存在請示件沒有批復、函沒有復函的現象，使得文書檔案整理的萬丈性和準確性大打折扣，降低文書檔案的利用價值。

3 怎樣做好文書檔案整理工作

3.1 提升文書檔案整理工作人員的綜合素質

文書檔案整理工作的進行，首先需要較高工作素質的工作人員來進行工作，所以，提升工作人員的工作素質是非常有必要的。首先，需要工作人員除了應該具有較強的專業素質之外，還要有積極向上的思想意識以及崇高的責任意識。一定的管理知識和管理能力是相關的管理人員必須應該具備的一項能力，其次，應該重視對于相關的工作人員的后期培訓，重視學習的作用，不斷的增強他們對于文書檔案整理的敏感度，并且提升其管理意識，這樣才能夠有效的提升文書檔案整理工作的高效性。對于那些工作能力相對較弱的工作人員，應該對他們進行有針對性的培訓，其工作管理過程中的弱項是什么，要進行明確并且進行培訓加強。同時，還應該加大對于文書檔案整理工作的重要性的宣傳，使得文書檔案整理工作的工作人員素質穩步提升，同時也增強其檔案收集和管理工作的效率以及質量。同時，工作人員還應該不斷的進行自我學習，拓寬視野，對于自身工作的發展前景進行更好的了解，了解其發展的趨勢，努力提升自己，運用新技術和新理論來包裝和完善自己，改進文書檔案整理工作，使得工作的進行更加的規范和現代化。

3.2 完善文書檔案整理工作相關方面的制度

文書檔案整理工作要不斷的進行細化和完善，相關方面的管理制度和規定也應該進行完善。例如文書檔案的收集時間、管理期限、歸屬范圍還有相關的注意事項都應該進行明確的規定，這同文書檔案整理的工作效率也是有著一定的聯系的。相關的管理和收集制度的規定也應該根據實際的狀況以及相關的管理法律和職能制度來確定相應的文書檔案整理和歸檔范圍。然后，應該對于文件收集的日期進行明確，使得管理變得更加的一目了然，便于進行統一管理，同時也能夠增強收集材料的效率和提升相關管理人員的工作積極性。每個單位和每個部門都應該及時的更顯自身文書檔案整理的制度，從而適應不斷的變化和發展的文書檔案整理的需要。

3.3 加強對于臨時檔案材料的收集和管理的力度

很多的企業在發展的過程中有一定的人事調動是在所難免的，對于文書檔案整理工作來說，就比較容易出現少數數據資料不完整等遺留問題，最終導致文件和檔案無法收回，甚至丟失。因此，相關的管理人員一定應該提升其工作的效率，在規定的時間之內，及時的做好該收集和整理歸檔的文書檔案，然后加強對于臨時檔案和材料的收集和管理力度。在單位的一些重要會議召開之后，及時的通知各個部門收回會議資料，保證其完整性。一旦出現人員的調動或是離職的現象應該及時的做好人員以及工作的交接，避免文書檔案整理工作的失誤。

同時，新時期應該充分的運用信息技術，不斷的加強文書檔案整理工作的信息化水平，與時俱進，運用信息技術，使得文件的形成、運行、積累、轉換工作等，變得更加的科學高效，更加系統的完成其他的各項檢索、登記、統計等工作，提高工作的效率。

4 結語

綜上所述，做好文書檔案整理工作對于國有企業的發展來說，是十分的重要的，目前，我們國有企業文書檔案整理工作中，還存在一些問題，因此，應該采取一些積極的措施，做好文書檔案整理工作，不斷的創新工作方式，積累經驗，全面的提高文書檔案整理的水平，促進文書檔案整理工作的順利進行。

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