信息時代企業檔案管理研究

王秀娟

【摘要】本文圍繞建材行業企業檔案管理問題進行闡述，同時結合信息化的發展。文章分為檔案管理信息化的作用和建材企業檔案信息化管理措施兩部分。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理;提高效率

寧夏建材集團股份有限公司是國家重點扶持的60戶水泥企業之一， 西部地區具有較強競爭力的建材工業企業。主要經營水泥制造、銷售，水泥制品、水泥熟料的制造與銷售，混凝土骨料的制造與銷售等?，F擁有10家水泥生產企業、6家商混企業，分布在寧夏、甘肅、內蒙古等省區。公司規模較大，業務繁忙，僅檔案管理工作就要耗費大量的人力物力，將信息化技術應用到檔案管理中能夠有效提高工作效率。近年來，我國建材行業有很大的發展，隨著建材行業的發展，建材規模也日漸擴大，這就給建材行業的檔案信息管理帶來了一定的難度，為了更好地適應建材行業的新發展，就要在建材行業的檔案信息管理中應用新技術、新手段來提高管理效率，從而更好地促進建材行業的發展與壯大。

一、檔案管理信息化的作用

（一）提高檔案管理工作效率。傳統的檔案管理主要通過人工進行記錄，需要耗費大量的人力與時間，但不能保證檔案管理的準確性。檔案管理中應用了信息化技術之后，很多工作都可以通過計算機統計完成，一方面可以減少信息統計與分析的任務量。另一方面也能夠更好地保證信息的準確性與清晰性，從而有效提高檔案管理的效率。另外，通過應用信息化技術，檔案信息還能夠及時實現共享，只需要錄入一次信息，就可以在需要的時候重復使用，這對于提高檔案管理的效率是十分有利的。在信息化技術的幫助下，很多工作都能夠通過計算機自動完成，不需要工作人員一一進行統計，這在很大程度上減少了工作人員的工作量，因此能夠更好地保證工作的準確性。

（二）優化檔案管理業務流程，提高管理水平。在信息化技術的影響下，從事檔案管理的工作人員工作觀念會有所轉變，同時工作人員的業務能力與素養也會有明顯的提高，很多之前工作人員難以解決的問題都可以借助計算機來解決，這在很大程度上為工作人員減少了麻煩。另外，工作人員通過對信息技術的熟悉掌握，很多工作任務都可以借助計算機來完成，保證工作的規范性與科學性，以及采集信息的準確性，從而有效地保證檔案管理的可靠性，為企業的其他工作提供很大的便利，提高企業內部的整體管理水平，為企業帶來更大的效益，促進企業的發展。

二、建材企業檔案信息化管理措施

（一）增強檔案業務人員的信息化意識與能力。要想在建材企業檔案管理中更好地應用信息化技術，首先要做的就是轉變檔案業務人員的觀念，幫助相關工作人員樹立信息化的意識，只有這樣，檔案業務人員才會在工作中有意識地應用信息技術。因此，相關企業就要采取一定的措施，讓從事檔案管理的業務人員認識到信息化在檔案管理工作中的重要性，進而提高檔案業務人員的工作積極性，保證相關工作的順利完成。另外，建材企業檔案管理部門也可以制定具體的獎懲機制，對于在工作中有良好表現的工作人員進行有效的獎勵，從而激發檔案業務人員的工作積極性，促進信息化技術在檔案管理中的有效利用，為企業帶來更大的便利。

（二）明確檔案學的價值觀念，擴展建材資料管理模式的建設。建材資料對于建材行業的發展有著十分重要的作用，這種重要性主要體現在兩方面：一方面是建材資料記錄的群體信息，以及其中每個不同的組成部分的價值認同;另一方面，建材資料對于建材行業的發展與規劃有著十分重要的指導作用與參考價值，能夠保證建材行業決策的準確性與可靠性。因此，必須要對建材資料的重要性有清晰的認識，從而重視建材資料的管理，認真做好建材資料的管理工作。另外，要不斷擴展建材資料的建設思路，跟隨時代發展的潮流，將信息化技術應用到建材資料的管理中，有效提高建材檔案管理的效率，更好地為建材行業的發展提供動力。

（三）優化建材資料的管理模式，培養檔案管理人員的業務能力。隨著建材行業的發展，建材企業檔案信息管理工作也發生了很的變化，特別是近年來在信息化技術的影響下，建材企業檔案管理工作與傳統的工作形式有很大的不同，如果死守傳統觀念不僅不會促進建材行業的發展，甚至還會對其發展產生阻礙作用。因此，為了更好地發揮信息化技術的作用，首先，就要有意識地提高從事建材企業檔案管理工作的業務人員的信息化業務水平，保證檔案管理的業務人員對信息化技術有良好的掌握，從而在檔案管理工作中對信息化技術應用自如，充分發揮信息化技術的優勢，為建材企業檔案信息管理工作帶來更大的便利，促進企業的發展。

三、結語

總之，為了更好地適應建材事業的發展，我們要有意識地尋求建材企業檔案管理工作的轉變，信息化技術的應用能夠有效提高建材行業檔案管理工作的效率，確保建材行業檔案管理工作更好地服務于建材事業的發展，為我們帶來更大的經濟效益，所以我們應該充分重視信息化技術在建材企業檔案管理工作中的應用，希望以上提到的幾點建議對于建材企業檔案管理工作有所幫助，最后相信在眾多建材企業的不斷努力之下，建材行業會有更好的發展。

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