論提高檔案科學(xué)管理化的有效途徑

白牧仁

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案科學(xué)管理越發(fā)得到重視。檔案資料是社會發(fā)展沉淀下來的真實(shí)記錄，也是社會不可缺少的信息資料。所以檔案資料的管理非常重要，對于檔案管理來說，提高管理水平，提高檔案管理的服務(wù)意識，對檔案管理中遇到的缺點(diǎn)進(jìn)行有效處理，才能更好地讓檔案管理科學(xué)化。本文就檔案科學(xué)管理等一系列做出相關(guān)論述。

關(guān)鍵詞：檔案;科學(xué)管理;途徑

隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和發(fā)展，不同領(lǐng)域的發(fā)展已經(jīng)逐漸完善并且規(guī)范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規(guī)范化水平。

1 檔案管理科學(xué)化的意義

1）推動我國信息化發(fā)展水平。信息技術(shù)給人們的生活帶來了便利。隨著信息化的不斷發(fā)展，不科學(xué)和低效率的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作的形式、內(nèi)容、模式、載體、平臺、檔案收集、整理等。先進(jìn)的信息技術(shù)是進(jìn)行科學(xué)化檔案管理的關(guān)鍵和前提，所以，應(yīng)該合理的利用，促進(jìn)檔案管理向著系統(tǒng)化和規(guī)范化的方向發(fā)展?？梢哉f檔案管理和信息技術(shù)之間的關(guān)系是相輔相成和密不可分的，同時(shí)信息化程度的高低直接影響著檔案管理的水平。

2）提升我國文化軟實(shí)力。檔案是國家、企業(yè)和個(gè)人的重要資料。在進(jìn)行檔案記錄的過程中，應(yīng)該堅(jiān)持真實(shí)性和簡潔性的原則，不僅記錄國家、企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展歷程，同時(shí)能夠發(fā)現(xiàn)其中的發(fā)展規(guī)律及其重要意義。

3）方便工作開展。檔案主要對過去發(fā)生的事情進(jìn)行記錄，如不及時(shí)整理，將無秩序，阻礙工作的順利展開。在進(jìn)行檔案整理的過程中應(yīng)該堅(jiān)持一定的原則，即科學(xué)性，只有這樣才能保證檔案管理的系統(tǒng)性和整齊，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

2 檔案管理工作存在的常見問題

1）工作人員整體素質(zhì)不高。對于檔案管理人員來講，大多數(shù)在上崗前并沒有受過專業(yè)管理的訓(xùn)練，一般都是老人帶新人，缺乏專業(yè)性。以至于欠缺一定的工作能力和正確的工作態(tài)度。而且老一代工作人員的管理理念與方法都太過于傳統(tǒng)化，與現(xiàn)代行業(yè)的科學(xué)化相去甚遠(yuǎn)，所以并不能將科學(xué)化管理手段順利地進(jìn)行下去，從根源上阻礙了管理工作的效率問題。還有部分人員并沒有對科學(xué)化管理有一個(gè)全面的認(rèn)識，也沒有意識到工作創(chuàng)新的重要性，在檔案管理工作當(dāng)中還在用傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行工作，以至于工作當(dāng)中出現(xiàn)了眾多瑣碎的問題，不能符合當(dāng)下的社會發(fā)展需求。

2）管理制度不完善。眾多地區(qū)的檔案管理制度基本已經(jīng)成為擺設(shè)，工作當(dāng)中“人情風(fēng)”盛行，管理人員不到迫不得已基本不會運(yùn)用制度來得罪人。此現(xiàn)象嚴(yán)重形象到了工作的進(jìn)行。在檔案管理工作中，如果不能完善落實(shí)制度管理，那檔案管理工作就不可能得到良好的保障。

3）缺乏檔案的管理認(rèn)識。在檔案管理工作中，首先工作人員嚴(yán)重缺乏對檔案管理工作的重視程度，其次是沒有對檔案管理投入過多資金進(jìn)行硬件與軟件的建設(shè)與管理。以至于檔案管理一直都是實(shí)行邊緣化政策，工作人員也只是單單進(jìn)行著本職工作，不但對工作的質(zhì)量完全不上心，也根本不了解工作的意義。對于檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題，相關(guān)人員并沒有用心處理，甚至都沒有解決，讓檔案管理工作流于表面形式。傳統(tǒng)的檔案管理工作還是以紙質(zhì)檔案為主體，這不但會造成大量的資源浪費(fèi)，而且保存也是一個(gè)非常嚴(yán)重的問題。同時(shí)還對科學(xué)技術(shù)的改革造成很大的影響。

4）檔案管理效率低下。伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種檔案的信息量越來越龐大，特別是近幾年來因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息也越來越多樣化，復(fù)雜化，系統(tǒng)化。在這種情況下，我國的檔案管理仍然采取傳統(tǒng)的管理方法，這就使我國檔案管理效率十分的低下，不能夠滿足人們對檔案管理的需求，不能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

3 提高科學(xué)化管理檔案的有效措施

1）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。檔案管理工作雖然不能讓其完全與紙質(zhì)進(jìn)行脫離，但是讓檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是完全沒有問題的。首先建立起一個(gè)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將所有檔案資料進(jìn)行有效的整合。這樣的方法不但能夠促進(jìn)檔案搜索效率，還能提高檔案收集效率。除此之外，還需要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，讓有需求的人們可以通過平臺的渠道進(jìn)行在線查詢，讓業(yè)務(wù)辦理以及檔案管理更加便捷。

2）加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)力度?！按蜩F還需自身硬”，當(dāng)下想要檔案管理不斷加強(qiáng)，不但要提高科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用水平，還要不斷對管理人才進(jìn)行有效的培養(yǎng)?？傮w來說要從以下幾個(gè)方面開始入手：（1）從檔案管理的體系出發(fā)，積極開展培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作的內(nèi)容不但要提高檔案管理人員的責(zé)任意識，還要全面加強(qiáng)檔案管理人員的管理技巧與技術(shù)手段相結(jié)合。（2）引進(jìn)專業(yè)型人員來從事此項(xiàng)工作。人才引進(jìn)的時(shí)候，要考察其專業(yè)技術(shù)，而且要能夠接受科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這樣才能讓其對檔案管理工作進(jìn)行全面管理。（3）對現(xiàn)有的管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行有效的提升。對原有的管理體系進(jìn)行全面改革，防止傳統(tǒng)檔案人員流動量較大的問題。

3）制定全新的管理制度。為了避免工作當(dāng)中“人情風(fēng)”盛行的情況，需要對制度進(jìn)行重新定義。加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，創(chuàng)新制度才是最重要的保證。制度的重新制定要規(guī)劃出管理流程、檔案工作的各項(xiàng)責(zé)任和任務(wù)、任務(wù)的管理范圍與管理要求。讓各個(gè)部門重視檔案材料在工作的應(yīng)用，使工作有據(jù)可依。當(dāng)下所有的檔案還是紙質(zhì)為主的，但是檔案的轉(zhuǎn)交與歸還工作還是特別繁重，所以在配備具有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員之外，還要招聘檔案管理的兼職人員進(jìn)行協(xié)助，做到層層落實(shí)、層層管理的工作網(wǎng)。制度制定中，要對管理人員賞罰明確，對于工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)、工作效率高的員工要給予一定的獎勵;對于工作態(tài)度不認(rèn)真、坐吃山空的員工給予一定約束性的懲罰。沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案管理制度一定要在工作中完全落實(shí)，只有制度完善才能更好地約束人的行為，規(guī)范人的行為，檔案管理才能規(guī)范。

4）改善檔案管理工作的服務(wù)方法。隨著社會各個(gè)方面需求的不斷增加，現(xiàn)下社會檔案資料的應(yīng)用面也不斷擴(kuò)大，應(yīng)用人數(shù)也逐漸增加，在這種情況下的檔案管理工作不應(yīng)該只局限在檔案管理部門之中。檔案管理應(yīng)該改進(jìn)服務(wù)方式。檔案管理可以由單純意義上的提供給使用資料的供應(yīng)者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒆稍兎?wù)工作者。同時(shí)還可以順應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的現(xiàn)狀，將檔案管理的一部分權(quán)限進(jìn)行下放，這樣可以減少相當(dāng)一部分的工作壓力。

4 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作需要采取現(xiàn)代化和規(guī)范化管理方式，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。在實(shí)際檔案管理工作中，需要借助新技術(shù)和新設(shè)備，開展綜合性培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理培養(yǎng)。檔案管理工作需要緊跟時(shí)代腳步，應(yīng)當(dāng)革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設(shè)，完善檔案服務(wù)方式。不斷克服打破傳統(tǒng)管理模式的不足和缺點(diǎn)，積極開拓創(chuàng)新，不斷努力，完善日前的檔案管理工作，采取科學(xué)的措施提高檔案管理的科學(xué)化水平。

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