高校檔案信息化建設問題研究

摘 要：檔案管理作為高校教育管理的重要組成部分，是學校教學質量的綜合體現，也是學校教學能力的重要表現。隨著信息技術不斷發展，高校對檔案管理工作的要求也越來越高，如何做好檔案信息化建設成為諸多高校檔案管理亟待解決的問題。本文將探究高校檔案信息化建設中所存在的問題，有針對性的制定相應對策，提升高校檔案管理能力，推動高校檔案管理信息化建設，為高校的發展提供助力。

關鍵詞：高校檔案;信息化;信息化建設;對策

當今時代，互聯網、云計算迅猛發展，智能化、數字化、信息化等技術越來越普及，奠定了檔案管理工作中大數據技術的使用基礎，而隨著大數據技術的進步，相應開源程序的功能也越來越完善，由此帶來的檔案信息儲存設備、檔案數字化系統的技術提升，使得高校檔案信息化管理成為了可能。但是，單純將紙質檔案形式轉化為無紙化管理對于完成檔案信息化建設遠遠不夠，還需要對現有檔案工作進行優化，并提升檔案工作人員專業素質和技能。

1 高校檔案信息化建設的問題

1.1 對檔案信息化認識不清

高校作為最先接觸前沿科技、前沿理念的組織，云計算、大數據、磁盤陣列存儲等諸多技術已經開始在高校檔案管理中應用，這使得高校檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰。目前，單一的紙質檔案開始逐步向電子檔案發生轉變，但是，現階段高校中大多數檔案管理工作人員對于檔案電子化的認識不夠全面，沒有認識到檔案電子化帶來的效率和便利，更沒有意識到檔案信息化建設的必要性，在檔案管理的過程當中，仍然堅持進行紙質檔案管理。

同時在高校組織機構中，檔案管理部門不屬于高校的核心部門，在日常工作中，檔案管理工作也得不到領導的重視?；诖?，高校檔案信息化建設進度十分緩慢，甚至有一些學校沒有一個完整、合理、有效的檔案信息化建設的規劃，而這最終會影響到整個高校的檔案管理工作效率。

1.2 缺乏資金支持

檔案信息化建設的基礎是磁盤陣列存儲、大數據存儲、云存儲、高速傳輸等技術，而以目前的市場情況來看，即使是最基礎的存儲設備、檔案管理軟件也需要不菲的資金支持，同時，檔案信息化又是一個長期、全面、復雜的工作，需要持續投入大量的資金和設備，軟件的更新、硬件的更換、網絡的維護都需要耗費學校大量的資金成本。

即使有些高校為檔案信息化建設投入了部分資金，但在實際建設的過程當中，由于沒有意識到檔案的信息化建設對軟件、硬件的高要求，投入的資金不足以支持高性能的設備和軟件，反而拖慢了發展步驟。具體分為兩個方面：第一，在硬件設施方面。高校檔案信息化建設數據的傳輸是以網絡傳輸為主，對于網絡傳輸的速度有一定的要求，但是目前高?，F有的網絡比較陳舊，難以滿足速度需求，而全部更換網絡代價過高，一般高校難以承擔。第二，在檔案管理軟件方面，在信息化建設的過程當中，檔案管理人員必須使用專業軟件進行，隨著軟件的使用，必須隨時對軟件進行升級，再加上需要對軟件操作人員進行一定的培訓，大部分高校不愿意為軟件支付高昂的維修、維護費用，從而停滯了檔案信息化建設的進程。

1.3 檔案信息化建設隊伍素質有待提升

檔案信息化建設是技術發展到一定程度的產物，而新的技術就意味的新的挑戰和學習，在加上高校擴大招生，師生規模越來越大，學科建設、學生管理、人事管理等等方面面臨的情況更加復雜，由此，高校檔案信息化工作相對于以往更加復雜和專業。但是，高校檔案管理工作人員卻沒有出現較為明顯的增長。甚至，一些高校的檔案工作人員都不具備檔案相關專業，對于檔案管理工作都沒有深刻的認識，對于檔案信息化建設，更缺乏足夠的專業知識儲備和計算機技術能力。

2 高校檔案管理信息化建設的對策

2.1 強化檔案信息化建設的意識

首先，高校要在檔案管理工作當中樹立現代化的檔案管理理念，使得檔案管理信息化建設的意識不斷提升。高校的管理者要重視檔案管理工作，要將對檔案管理部門的科學引導和建設納入到高校的總體發展戰略當中，使得學校的檔案工作能夠擁有一個更加科學、更加明確的方向。同時，進一步強化檔案信息化建設工作的投入力度。需要清楚的認識到高校的檔案管理部門是高校檔案信息化建設的重要實施者，需要對于以往輕視檔案管理工作的想法進行適當的轉變，對于學校的檔案管理工作給予正確的認識。對不同階段的檔案信息化工作進行科學的規劃，以這樣的方式來有計劃、有目的地推進檔案工作，進而不斷的推進檔案信息化建設。

2.2 加大檔案信息化建設的投入力度

高校檔案信息化工作必須要投入相應的資金，這是開展信息化建設的首要前提。在保證資金充足的條件之下，高校檔案管理部門需要做好一系列的準備工作，以迎接檔案管理信息化建設。不斷的強化檔案管理人員的信息化意識，以此作為依托，對當前的信息管理工作進行適當的改進，對一些新的信息管理軟件進行科學的應用，通過這樣的方式來進一步的保證檔案信息化工作得以有效推進。具體而言，可以通過以下兩個方面入手：第一，檔案管理部門要盡快爭取資金，努力提升檔案管理部門在學校組織結構中的地位，使得資金的投入有所保障;第二，要強化檔案管理工作信息化設備的采買，對于當前檔案管理部門的各種計算機硬軟件設備進行更新換代;第三，要以更加科學，更加效率，更加實用作為核心觀念，對于軟件進行適當的升級，可以通過購買或者自主研發等多種方式來有效的推進，由此促使現代化的檔案管理工作得以確立;第四，要進一步的嘗試強化網絡建設。檔案管理信息化建設離不開網絡給予的相應支持，高效的傳輸網絡以及大容量的儲存設備是必須的。

2.3 強化人員素質

高校檔案管理的信息化建設最終還是離不開人才，人才作為最核心的勞動力，在高校檔案信息化建設過程當中起到不可替代的作用，因此就需要進一步的提升檔案信息化工作人員的信息化素養，讓他們能夠清楚的認識到檔案管理工作信息化所帶來的極大優勢和便利。具體而言，可以嘗試從以下兩個方面入手：第一，檔案管理部門的領導人要對于相關從業者的素質進行摸底，對于從業人員的實際工作狀況進行全方位的了解，在這個過程當中，可以通過不同的途徑，針對于檔案管理人員在日常工作當中所遇到的困難和所存在的一些不良的工作習慣進行及時的糾正。通過培訓等多種方式來提升檔案管理人員的檔案管理專業知識和計算機操作能力，最大限度的提升檔案管理人員的綜合素質，以此作為基礎，進一步的提升檔案部門信息技術的實際應用水平;第二，應當根據高校當前檔案管理工作人員的知識結構來進行查漏補缺，通過講座、定向培訓等多種方式來進一步的提升高校檔案管理工作人員的基本素養，更好的推動高校檔案管理信息化建設。

3 結語

檔案信息化的出現，在很大程度上推動了檔案管理工作的轉型升級。檔案信息化使得檔案的載體、檔案的使用方式等都發生了翻天覆地的變化。在這樣的條件之下，高校應當更加積極的去迎合信息化的發展趨勢，迎合信息化的發展方向。結合當前大數據時代數據信息化的需求，以信息技術管理作為依托，將技術和管理有機的結合在一起，不斷的推動高校檔案信息化建設持續向前發展。

參考文獻

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作者簡介

趙悅（1991-），女，漢族，陜西省西安市人，助理館員，圖書情報碩士，西安醫學院，圖書情報。