加強高校干部人事檔案信息化管理之我見

摘 要：加強高校干部人事檔案信息化管理，是提高工作效率的需要，是優質服務干部選拔的需要，是高等教育信息化建設的需要。應強化意識，建章立制;培養人才，加大投入;科學建設，講究實效。

關鍵詞：高校;人事檔案;信息化

基金項目：2018年度廣西高校中青年教師基礎能力提升項目“新常態下高校干部人事檔案信息化建設研究”（項目編號：2018KY1108）。

高校干部人事檔案是組織、人事部門對干部職工進行管理、考核的原始記錄，它記載著個人學習和工作經歷，是識人用人的第一手資料，在高校人才選拔、職稱評聘、工資晉升等方面發揮著越來越重要的作用。進入“互聯網+”時代，校內外各方面對干部人事檔案管理提出更高要求，傳統的管理辦法已難以滿足高校管理發展之需， 亟需加強高校干部人事檔案信息化管理。

1 加強高校干部人事檔案信息化管理的重要性

加強高校干部人事檔案信息化管理，既能提高檔案工作水平，還能更好地服務干部工作，進而促進高等教育事業的發展。

1.1 是提高工作效率的需要

傳統的干部人事檔案管理，主要是紙質手工操作和封閉式管理，費時費力，工作量大且易出差錯，對檔案的補充更新也不及時。實施信息化管理，可以發揮計算機智能之長，提高工作效率，還可對檔案信息直接進行歸類、分析與采取，更便于儲存、查詢和修改，既降低成本還提升準確率，且優化工作環境。

1.2 是優質服務干部選拔的需要

干部人事檔案是識別、培養、考察和任用優秀干部的重要依據，尤其在當前干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的嚴格要求下，通過建立檔案信息數據庫，可快速便捷查詢干部人事的個人履歷表、基本信息、職位變動特別是干部忠誠干凈擔當等相關資料，為全面歷史辯證地評價干部提供更全面翔實的檔案信息，對學校干部隊伍的整體情況有基本的把握和判斷。

1.3 是高等教育信息化建設的需要

高等教育信息化是高等教育事業發展的重要支撐。高校干部人事檔案信息化管理是高等教育信息化建設的重要一環，關系到高校治理、綜合改革、內涵建設，是推動高等教育信息化建設的主要力量。

2 高校干部人事檔案信息化管理存在問題

當前，在互聯網的推動和支持下，高校干部人事檔案數字化建設發展很快，但仍存在一些問題。

2.1 認識不足，重視不夠

個別領導或相關人員對干部人事檔案信息化工作的功能和作用片面認識，認為這只是一項輔助性的工作，可有可無，與學校中心工作關系不大，致使嘴上指示，紙上批示，實際上不落實。

2.2 人員經費，難以落實

由于編制所限，干部人事檔案信息化工作不設專崗，只由其它崗工作人員兼職，或有專人負責，但業務能力不強，有的甚至一邊進行信息化建設，一邊依然采用傳統的手工方式來進行分類、裝訂，難以適應新常態下干部人事檔案信息化工作;干部人事檔案信息化有賴于硬件支持，而很多高校經費緊張，或舍不得投入，以致項目建設或設備更新比較滯后，影響檔案信息化的發展。

2.3 功能不全，難以共享

從一些高校干部人事檔案信息系統平臺看，數據庫相對簡單，信息完整度不夠，難以滿足工作之需。由于系統軟件問題、技術問題造成信息不兼容或不接地氣，或標準不統一，很難形成資源共享，各個部門真正實際應用系統平臺于工作中的依然有限，只好各自運作部門小平臺。

3 高校干部人事檔案信息化管理對策

3.1 強化意識，建章立制

高校領導要帶頭樹立先進的檔案信息化管理意識，把此項工作放在一個比較重要的位置。大力宣傳、支持干部人事檔案信息化建設，組織成立專門領導小組，謀劃、推進項目建設。影響帶動教職員工特別是檔案管理人員，不斷強化人事檔案信息化管理意識，推動信息化建設發展。

要建立健全規章制度，確保檔案信息化管理工作在制度規范下進行。從外部環境看，要注重法律條例的保護運用，確保檔案管理的信息化建設“有法可依”，“依法”是檔案工作得以順利開展的前提條件，而計算機信息技術是憑借的工具手段;從內部環境看，要在嚴格落實信息化管理基本職責、基本制度基礎上，進一步完善工作機制， 建立監督檢查制度。要對信息化工作定期檢查監督， 通過自查互查，及時發現、解決工作中存在的問題，促進干部人事檔案信息化管理工作。

3.2 培養人才，加大投入

高校要從實際出發，爭取上級人事政策支持，科學設置干部人事檔案管理機構，合理配備管理人員。在不斷提高思想政治素質的同時，要加強管理人員的信息化培訓，樹立信息化管理理念，完善知識結構，提高專業水平，打造出一支政治可靠、技術過硬的檔案信息化人才隊伍。

爭取將學校干部人事檔案信息化建設經費納入當地財政預算。根據自身財力，有計劃、有步驟地加大投入，在完善基礎設施的前提下不斷加強檔案的技術裝備。對常用又易損的材料搶救式進行數字化，待條件成熟后再建設其余，既減少盲目投入，還可避免資源浪費。

3.3 科學建設，講究實效

應建設符合學校實際情況的干部人事檔案管理系統。系統應具有檔案掃描、圖像處理、目錄管理、數據分析、網上查閱、業務管理、輸出打印等功能，既有安全性、可升級還能兼容，并能對接數字化校園建設，起到共享作用。

從目前廣西部分高校情況看，完全依靠學校自身的人力、物力和財力來獨立完成干部人事檔案信息化建設還不太現實。于是，有的高校探索選擇外包方式，即選擇具備“檔案工作”和“保密工作”雙資質的專業公司，完成檔案信息化的審核、錄入、掃描和系統建設等，短期內基本實現干部人事檔案的信息化，這是當前快速高效實現信息化的捷徑。

參考文獻

[1]張青松.人事檔案信息化管理與服務工作之探析[J].科技風，2018（12）：178.

[2]黃文榮.干部人事檔案信息化建設應統籌規劃與實施[J].黑龍江科技信息，2017（15）：257.

[3]紀華恩.高校干部人事檔案數字化建設問題研究[J].中國管理信息化，2018（10）：184.

[4]沈冰洲.淺析高校人事檔案信息化建設[J].現代國企研究，2016.1（下）：156.

作者簡介

黃彪虎（1963-），男，壯族，廣西龍州人，碩士研究生，廣西經貿職業技術學院教授，研究方向：農村現代流通與人力資源管理，教授。