企業檔案信息化建設存在的問題與對策研究

顧茜

摘 要：隨著社會發展和計算機技術的不斷進步，信息化建設逐漸應用到各行各業中。而企業的檔案信息化管理對于企業發展來說具有不可忽視的重要作用，不僅能夠減輕工作人員的工作負擔，還能大大減少人為操作的工作失誤情況，不斷提高企業的現代化辦公水平。因此，本文針對企業檔案信息化建設存在的問題進行了相關闡述，并針對具體情況提出了相應的解決對策，以期對企業的檔案信息化管理提供更多借鑒和參考。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;問題與對策;研究

當前越來越多的企業跟緊信息化建設的步伐，在檔案管理上引進現代化信息技術，從而達到整合企業信息資源的目的，提升了檔案管理的規范性，幫助企業不斷提高競爭力。雖然信息化建設對于企業的檔案管理來說具有重要的優勢作用，但也不可忽視企業檔案管理的信息化建設還存在一定問題，因此必須具體問題具體分析，提高企業檔案的服務能力。

1 企業檔案信息化建設的必要性

1）順應時代發展需要。隨著時代的不斷飛速發展，相較于傳統的人工整理、歸檔方式，現代化信息技術更能滿足企業的需求，不僅能保證企業檔案管理的安全性和時效性，還能減少人工整理導致的檔案信息缺失、遺漏的風險，是符合時代發展的需要的新型管理方式。

2）有助于提高企業檔案管理的工作效率。傳統的檔案整理工作程序復雜，工作量較大，需要耗費大量的人力和物力，顯示出較大的弊端。利用信息化技術建立檔案信息庫能快速、高效的對檔案信息的變動情況進行記錄和調整，大大減輕了檔案人員的工作負擔，有助于提高企業檔案管理的工作效率。

3）便于企業檔案信息保存。如果對紙質檔案進行保存，難度較大，且受多種影響因素的影響，不可避免地會出現丟失和損壞的情況。利用信息化技術建立電子檔案，能夠將檔案進行分類歸檔保存，有助于加強檔案信息的安全性。

2 當前企業檔案信息化建設現狀和問題

1）缺乏領導重視，基礎條件不足。企業的檔案管理工作對于企業發展非常重要，不僅能夠推動企業的發展，還記錄著企業發展的優秀成果。但是很多企業對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，沒有將檔案管理規劃到企業的發展戰略中。企業的大部分工作人員只把經濟效益放在首要位置，在企業檔案管理方面存在缺陷，忽略了企業的檔案信息化建設，信息化建設水平較低，存在資金投入嚴重不足、設備不完善等問題。檔案管理工作形同虛設，檔案信息資源匱乏，使得工作人員無法開發企業檔案的信息資源，導致企業檔案信息化建設質量較低，長此以往，必定影響企業樹立良好的企業品牌形象，從而嚴重阻礙企業的發展。

2）缺乏統一的管理標準和規劃。當前我國多數企業領導層欠缺檔案管理意識，對企業的檔案管理還沒有形成統一的標準和規劃方案。若沒有統一的檔案管理規范，不僅會導致企業檔案的工作流程和環節難以形成標準的統一化管理，而且使相關工作人員職責不明確，存在崗位缺乏針對性的問題。同時，在我國企業內部還缺乏完善的相關工作人員考核制度和評價機制，檔案工作人員缺乏工作積極性，部分沒有經過崗前培訓的工作人員具有一定的隨意性，甚至有違規操作的行為。檔案信息化建設不夠嚴謹，不利于企業獲得最大化的經濟效益，造成了企業檔案信息化管理質量低下，影響企業檔案工作的效率。

3）缺乏檔案管理的專業化隊伍。企業檔案管理的隊伍水平的高低直接決定了企業檔案工作的質量。企業檔案管理工作內容具有特殊性，其工作范圍廣泛，但是企業高層對檔案管理工作重視不夠，崗位設置具有一定的隨意性，缺乏對檔案管理專業化隊伍的相關培訓和管理，因此，企業的檔案工作人員的綜合素質較低且檔案管理人才隊伍力量相對薄弱。為數不多的企業檔案工作人員也受制于傳統思想的影響，只重視經濟效益，缺乏對檔案管理工作的正確認識，僅僅做到了維護企業檔案信息的安全性，檔案信息的透明性和公開性較低，無法增強企業檔案信息的公開性，對企業的檔案管理工作沒有精準和系統的理解。企業也對檔案管理的員工缺乏管理和統一培訓，無法保證檔案管理信息化建設的深入落實和開展。這在一定的程度上會影響企業的經營管理，不利于企業的長遠發展。

3 優化企業檔案信息化建設的對策

1）企業應加強對檔案信息化建設的重視。當前我國的企業檔案信息化建設缺乏統一的安全管理體制和管理標準，而且相關的資金投入、設備、新型技術都比較落后，這與企業的管理層對檔案信息化建設不夠重視有很大的關系。因此，企業首先要加強對信息化技術的重視，積極引進先進的科學技術發展信息化管理，制定科學有效的統一信息化管理標準。其次，要重視并不斷強化檔案工作人員的責任感，落實工作人員的具體職責，獎懲分明，充分發揮施工人員的積極能動性。最后，企業要學習先進的管理理念，加大對檔案信息化建設的資金投入，做好基礎性工作，為檔案的信息化建設提供充分的物質基礎。

2）建立完善的企業檔案信息化安全管理制度。企業的檔案信息化建設離不開內部完善的安全管理制度，安全保障體系的完善與否直接決定了檔案信息化建設的有效性。因此，完善安全管理制度，一方面要在企業內部建立相應的檔案安全預防部門，任命認真負責的工作人員，明確其工作職責和范圍，對檔案進行分類整理，制定一定的監督制度和措施，做好檔案的歸檔工作，保證檔案信息的安全性。另一方面，檔案工作人員要做好保密工作，對于一些重大的檔案信息和密級較強的信息應用信息化管理體系，優化安全監管技術，建立檔案信息資料庫，對檔案整理過程中的操作要進行監督，定期對檔案室進行檢查，排除安全隱患，做好安全監督工作。對一些違法違規、影響安全性的行為要制定懲罰措施，適當加大懲處力度，從而保證企業檔案信息化建設的有效性。

3）培養更多的檔案信息化建設人才。為保證企業檔案信息化建設質量，必須培養一批符合時代背景，信息化意識強且能熟練掌握先進技術的人才。電力企業要積極引進檔案信息化管理技術方面的人才，學習西方先進的技術經驗，對相關檔案人員定期安排職業培訓。鼓勵檔案人員積極參與經驗交流會，在已有的隊伍中有計劃、有目標的擴大具有很強專業水平能力的隊伍，增加新鮮血液，為推動企業發展奠定基礎。保障檔案人員的福利待遇水平，建立完善的獎懲機制，提高其工作積極性，從而達到加強人才培養的目的。

4 結語

隨著科學技術的不斷發展，信息化建設也取得了十足的進展，不斷地優化和完善企業檔案信息化管理于推動提高檔案信息利用率具有不可忽視的重要作用。本文通過從企業檔案信息化建設的必要性、當前企業檔案信息化建設現狀和問題以及優化企業檔案信息化建設的對策進行分析，提出應加強對檔案信息化建設的重視、建立完善的企業檔案信息化安全管理制度和培養更多的檔案信息化建設人才等舉措，從而更好地提高企業檔案信息化建設水平，推動企業的不斷發展。

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