財務會計檔案管理信息化建設路徑探討

王朝霞

摘 要：近年來財務會計檔案管理信息化、數字化管理水平不斷提升，為檔案查詢、統計分析與制作報表等創造了有利條件，讓財務會計檔案能夠得到充分的利用。財務會計檔案要實行信息化管理，才能提升檔案管理的效率，確保財務會計檔案得到充分利用。本文將簡述信息化環境下財務會計檔案管理的新特點，然后分析了財務會計檔案管理信息化建設的問題，并有針對性提出了解決對策。

關鍵詞：財務會計;檔案管理;信息化

進入信息化時代后，會計電算化也越來越普及，各行各業也大力推動信息化建設，在財務會計檔案管理中信息技術將發揮著日益重要的作用。通過將信息技術應用到財務會計工作中，能夠進行無紙化辦公，并利用電子憑證、數字檔案取代傳統的手工記賬憑證。在此背景下財務會計檔案管理工作也要加快信息化檢核步伐，確保及時收集、整理形成的珍貴財務會計文件資料，也為今后查閱與利用創造有利條件，確保單位各項工作順利開展。

1 信息化環境下財務會計檔案管理的新特點

在信息化背景下，財務會計檔案管理面臨著新的機遇與挑戰。在財務會計檔案信息化管理過程中，也面臨著各種安全問題，若是缺乏有力保護措施，將極易發生數據丟失、泄密與篡改等問題。因為利用計算機硬盤等介質存儲財務會計信息，這樣感染病毒的幾率就大大提升，若是出現安全問題將難以保證檔案信息的完整性，為單位造成一定的影響[1]。在信息化時代下，財務會計檔案信息變得越來越集中，為不法人員惡意竊取檔案信息提供了可乘之機，數據被篡改后很難找到痕跡，數據恢復的難度也比較大。這就要求我們結合財務會計檔案管理信息化建設的新要求，既要積極引入新的技術與手段，也要做好風險控制工作，讓電子檔案更加完整與安全，能夠提升財務會計檔案的利用率，將檔案的最大價值充分體現出來。

2 財務會計檔案管理信息化建設的問題

當前財務會計檔案管理信息化建設還有不利的因素，具體來說包括以下幾點：第一，財務會計檔案信息化管理水平不高，這是因為信息化建設起步較晚，財務會計管理系統還不夠完善。在實現財務會計信息化過程中，要想讓檔案資料查詢更加便利，存放也變得有序，必須規范電子計算機操作，加大網絡技術開發力度，高效進行財務會計信息的記錄與整理。很多單位通過長期的優化與管理，在信息化建設中逐步增加了人力、物力的投入，然而因為制度約束的不足，導致財務會計檔案管理系統的可靠性與安全性有待提升。第三，資金投入較少。在當前財務會計檔案管理信息化建設過程中，各單位普遍有著缺少專項經費的情況。也有的單位管理人員思想認識存在偏差，對財務會計檔案管理缺乏應有的關注，造成已有的專項資金得不到科學合理的利用[2]。第三，檔案管理人員專業能力不強，尤其是信息化素養不高，無法熟練的操作計算機等現代化設備。同時很多單位也存在著一人身兼數職的情況，財務管理人員也負責檔案工作，隨著近年來財務會計檔案數量的不斷增加，這些人員疲于應付日常工作，也導致財務會計檔案管理效率偏低，無法真正將信息化技術的作用發揮出來。

3 財務會計檔案管理信息化建設的對策

3.1 完善財務會計檔案管理制度

在我國現行財務會計檔案管理法律法規中，主要包括《會計法》、《檔案法》和《會計檔案管理辦法》等，但是缺乏與單位財務會計檔案管理信息化建設相關的法律規范，從而難以達到實際要求。對此各單位應該充分考慮到現實因素，不斷對檔案管理制度進行完善，不斷提升財務會計檔案收集、整理、歸檔和保存等工作的規范化水平，尤其是要發揮出信息化技術的作用，保證財務會計檔案管理更加科學與高效。此外，也要在財務會計檔案查閱、銷毀和移交等環節進行優化，在信息化建設中保證財務會計檔案更加完整。通過制度的制定與落實，能夠將財務會計檔案管理人員的職責明確下來，將獎懲制度嚴格落實。這樣才能有效激發檔案管理人員工作熱情，讓他們的行為得到有力約束，保證其全身心投入到財務會計檔案管理信息化建設中。

3.2 夯實財務會計檔案信息網絡基礎

信息技術的應用讓財務會計檔案載體有了翻天覆地的變化，但是現階段仍然有很多單位在財務會計檔案管理中以紙質文件為主，很少通過磁性介質、光盤等存儲電子檔案。對電子檔案信息與紙質檔案來說，兩者在利用過程中差異很大，在存放環境上也有極高要求。這就凸顯了財務會計信息網絡設施的重要性，必須盡快將各種軟硬件設施配置齊全，確保更好的滿足財務會計檔案管理信息化建設的要求[3]。在財務會計檔案信息化管理過程中，既要利用計算機、掃描儀和互聯網設備等，也離不開計算機軟件、軟件系統和檔案存放地點等，這關系著最終財務會計檔案管理的高效性。在信息化環境下，財務會計檔案管理中要發揮出計算機系統的作用，并通過電子檔案查詢系統獲取所需信息，便于財務會計人員在最短時間內調取原始檔案，也有效提升了財務會計檔案的利用率。

3.3 建立有效的風險防范體系

在財務會計檔案管理信息化建設中，必須將防火墻技術的優勢發揮出來，解決計算機硬件上出現的安全隱患，為系統安全、可靠運行提供可靠保障。要在工作流程、文件信息和信息保管上加大管理力度，讓財務會計檔案信息始終處于安全、高效的運行狀態。一般來說由系統管理人員承擔流程的監管工作，確保系統運行的安全性與穩定性，讓系統形成的財務會計電子檔案的齊全性、真實性和原始性不受影響。在財務會計檔案信息化管理中，通常需要進行梳理、提煉出機構文件等處理流程，在具體工作流程中納入檔案處理的內容，統一管理形成的檔案。這就要求各單位不斷完善財務會計電子檔案安全保障體系，打造電子檔案數據中心，并形成相配套的權限體系，并通過網外網物理隔離、雙機熱備份等手段，為數據安全提供可靠保障，安排專人進行日常維護與管理工作。

3.4 提升管理人員信息化素養

檔案管理人員的素質與能力，對財務會計檔案信息化管理效果影響很大，這需要各單位加大對檔案管理人員培訓力度，促使他們專業技能不斷提升，盡快打造一支高水平的檔案管理人才隊伍[4]。檔案管理人員在參與信息技術培訓中，能夠更加熟悉計算機操作知識，并真正意識到信息化建設對財務會計檔案管理的意義，能夠在認知上實現提升，積極學習與實踐，獲得與財務會計檔案信息化管理相適宜的技能。檔案管理人員要充分認識到形勢要求，主動參與到單位組織的各項培訓教育活動中，認真學習新知識，不斷提升自己的現代化操作技能，對信息化背景下財務會計檔案管理工作的特點與規律有正確的把握，積極改變工作方法，推動財務會計檔案管理信息化建設的進一步發展。

4 結語

總之，進入信息化時代后，各行各業都加快了信息化建設步伐，財務會計檔案也要積極應用信息技術，通過信息技術提升檔案管理工作效率。但是財務會計檔案信息化建設時一個長期、復雜的過程，需要各單位結合其中存在的問題，在人力、物力和財力上給予更多的支持。只有提升財務會計檔案信息化管理水平，才能保證已有資源的充分利用，為單位各項工作的順利開展打下堅實基礎。

參考文獻

[1]卜萍.關于財務檔案信息化建設的思考[J].經濟師，2019（07）：82-83.

[2]魏書林.財務檔案信息化管理的完善措施研究[J].才智，2018（34）：199.

[3]趙海云.探討財務會計檔案信息化管理建設[J].納稅，2018，12（30）：117.

[4]顧蕓.檔案管理的信息化建設思考[J].新聞前哨，2017（09）：92-94.