物資管理理念與思路探討

李劍

物資管理是一個很寬泛的概念，而且這個題目也很大。但是，要想做好物資管理就必須有一個正確的管理理念與思路來指導我們的工作。結合多年的管理經驗，談談個人對物資管理的系統認識及整體思路。個人認為從根本上來講物資管理無非兩個目的：第一，控制物資的綜合成本；第二，控制物資的質量和安全。如果項目的物資管理達到了這兩個目的，個人認為物資管理就算管好了。下來來探討怎么做才能達到上述兩個目的。

一、如何控制物資的綜合成本

首先要明確“綜合成本”的概念，成本在組成方面包括“量和價”兩部分，但從屬性分類來講，我把他分為“顯性成本”和“隱性成本”。下面先介紹一下這些概念：

“顯性成本”很好理解，就是我們能看得見的成本，也就是合同中明示的成本。其核心是價格成本和合同明確約定的風險成本?！半[性成本”就是一些表面看不見的成本，也就是合同中沒有明示或未約定清楚，合同之外可能發生的成本。

明確了“綜合成本”的概念，那我們再回答如何控制“綜合成本”。從組成上來看，我們無非是要控制“采購價和消耗量”。從屬性上來說無非要控制“顯性成本和隱性成本”?？梢钥闯鲞@里面“采購價（顯性成本）和消耗量”“隱性成本”的控制就是我們“綜合成本”控制的重中之重。也就是說只要控制住了這些，本人認為物資管理的第一個目的就算達到。那么通過什么方式控制這些呢？

1.對于“隱性成本”的控制

主要可以通過三個途徑控制：

（1）盡可能將隱性成本轉化為顯性成本

具體方法：制定標準合同文本和報價模板。這也是多數公司為什么經常完善標準合同和報價模板的主要原因，盡可能將一些隱性成本在合同中明示出來，轉化為顯性成本，以免后期扯皮。

（2）實行戰略招標

這是降低隱性成本最重要的途徑。我想這也是股份公司為什么一再推行真正意義上的“集中采購、集中支付”的主要原因。戰略供應商因考慮長期合作，一般輕易不會“因小失大”，而且這樣還有助于實現對供應鏈的深度管理。

（3）實行合格供應商制度

對供應商進行提前評價，從源頭上控制隱性成本。企業要建立合格供應商資源庫，定期更新和評價，這點是多數企業都在做的，不多贅述。

2.采購價格(顯性成本)的控制

要控制采購價格，主要是通過推行有效的招標采購來控制采購價格的，這個理由很淺顯不多贅述。我想說的是怎么才能做到有效招標。

（1）有計劃、有策劃的采購是前提

只有有計劃、有策劃地進行招標，才能有效招到合理低價。要提前做《招標采購策劃書》和《招標采購計劃》。這個很重要，否則盲目、倉促招標，一定不會有好的效果。對于暫估價或和業主聯合招標，策劃書尤為重要。

（2）規范的采購流程是基礎

我們是央企，有許多檢查，從某種意義上來說，流程規范比價格更重要。要清楚，采購是個集體行為，不是個體行為，要成立采購小組。規范的采購流程是合理低價的基本保證。

（3）流暢的網絡平臺是手段

股份公司花費巨資創建的集采平臺確實是規范招標的很好手段和保證，要充分利用和維護好。它可以規避一些人情關系，可以有效降低我們采購人員的風險，能夠有效降低綜合成本。

（4）強大的供應商資源庫是保證

光有平臺和規范的招標流程，沒有廣泛的供應商資源也無法做到采購價格合理，更無法控制隱性成本。所以企業要廣泛收集資源，建立強大的合格資源庫，要定期進行評價和補充。

（5）有效的戰略招標與區域聯采是方法

股份公司、集團公司、三級公司所進行的各種區域聯采、戰略招標，其核心目的也是控制物資采購價格。所以執行戰略招標與區域聯采，是有效控制采購價的一種很好方法，但要注意隱性成本的控制。

3.消耗量的控制

消耗量的控制目前是多數企業的一個薄弱環節，但也恰恰是控制物資綜合成本最重要的一環。本人的思路和措施是這樣的：

（1）首先必須控制總量

要控制物資的消耗量，就必須要控制總量。這也就是要做好《物資需用總計劃》的主要原因。我想強調的是，物資總量一定是商務部門按實際施工圖，算圖出來的量，不是簡單的清單量和投標量。項目可以分階段、分部位提出，也可以采取“三方核量”辦法確定。其最基本的要求就是“準確”，因為這是物資人員控制物資進場量的唯一依據。同樣，作為物資人員，沒有商務的書面追加，絕對不能突破總量進貨。

（2）實施物資結算和預結算制度

物資結算和預結制度是夯實物資進場成本，進行成本鎖定的重要手段。要有統一專門的表格，要求對一般物資至少要做到供完貨后最終結算。對鋼筋、租賃、混凝土等要做到按月預結算或結算。通過預結算可以隨時掌握現場的消耗和丟失、損壞情況，可以隨時糾偏。特別是對按圖紙量結算的混凝土按小票量進行預結算的租賃類物資、設備。

（3）加強現場驗收、存放和消耗統計管理

現場驗收、存放保管和消耗量統計管理也是控制物資消耗的一項重要手段。首先說驗收，驗收是保證物資足額進場的重要環節，要求分包、工長、物資人員共同驗收，目的就是追求進場數量的準確。存放管理主要是防止物資變質、丟失、損毀及文明施工。對一些主要物資的存放方法要有制度要求。原則是：統一規劃、集中存放、小件入庫、防火防盜。這里強調一定要有總包管理的思維，對分包的進場物資也要做存放地的規劃，不能不管。

消耗統計管理：消耗統計主要是商務人員的工作，主要是將物資系統盤點出來的使用量和定額消耗或圖紙量進行對比，及時進行預警與分析。這點很重要，如果過程中不做，容易出現事后驗尸的現象。

二、怎么控制物資的質量和安全

1.從源頭控制

采購源頭對這些物資要有規定，對供應商要有控制，合同中要明確質量和驗收標準。譬如對“安全類物資”的供應商和采購要求必須是生產廠家，不允許從代理商處采購。其次安全類供應商必須經過安全部門評審，進入企業合格供應商名錄方可使用。

2.嚴格落實進場復試檢驗驗收制度

要求主要物資必須抽樣復試合格方可使用。這點很重要，只有通過復試試驗我們才能判定進場物資的內在質量。這道關我們物資人員一定要把住，一旦出現復試不合格物資已經使用，會帶來很大的成本損失。關于復試的相關要求，一般企業制度里都有明確的規定和做法。這里我要強調的是對分包采購中需要做復試的物資的管理和對非實體、安全類租賃物資的管理一定要加強。一旦出現大的質量問題、安全問題，分包有可能承擔不了損失，最終還是得由我們總包承擔。

3.把好驗收關

企業制度里一般對合格物資的判定是有標準的。一是資料合格，二是復試合格（或試驗合格）。對于設備類不易判定內在質量的而又不需要做復試的物資，我們驗收時要寫明“僅對外觀質量負責”。這里要重點強調的是資料合格，資料包括供應商或租賃商自身的資料，還要包括產品本身的資料，同時資料一定要每頁加蓋紅章，要在網上核對真假。對于安全類物資或電氣類物資、設備資料尤其要保存齊全。如果資料不全，該物資就不能判定為合格，就不得使用。

三、結論

認識決定定位、認識決定思路、認識決定方法。要做好物資管理就必須明白物資管理的核心目的，要明白物資成本是一個“綜合成本”的概念，只有將其進行分拆，通過控制它的各部分才能有效地控制 “綜合成本”。質量和安全是物資管控中不可或缺的部分，也是“隱性成本”之一，不能忽視。上述物資管理的理念和思路，僅是從認識論和方法論的角度去梳理的，可能有些理念過于膚淺，也可能還有更好、更簡潔的方法能夠實現我們的管理目的，希望大家給予指正。