新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化管理模式探討

鄧淑鋒.巴東縣城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì).湖北恩施.444300

一、引言

檔案管理工作是對(duì)單位原始數(shù)據(jù)、材料的收集、整理、編寫(xiě)、存儲(chǔ)和查閱的一項(xiàng)基本工作，是對(duì)管理機(jī)制的完善以及各項(xiàng)管理資源進(jìn)行配置和優(yōu)化的主要參考依據(jù)和手段，因此它具有一定的保障和推動(dòng)作用。檔案工作的信息化建設(shè)可以更好的保證檔案資源的完整性和真實(shí)性，并以其便捷性不斷的延伸用戶(hù)的發(fā)展空間，拓展其發(fā)展方向。但長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位本身的行業(yè)屬性決定了它在市場(chǎng)發(fā)展中的穩(wěn)定性，同樣也讓檔案管理工作處于相對(duì)穩(wěn)固的狀態(tài)，正因?yàn)槿绱耍诿鎸?duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)沖擊和單位改革的環(huán)境下，檔案管理工作不論是在機(jī)制上還是內(nèi)容上都無(wú)法及時(shí)、有效的做出對(duì)應(yīng)的變革，同樣管理人員固有的管理思想也制約著他們無(wú)法積極的去學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，因此檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍然有很多問(wèn)題存在。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

1、利于單位提高經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于執(zhí)法部門(mén)，他們所涉及的工作范圍、領(lǐng)域較大，各類(lèi)瑣事較多，涉及的人員、事件等基本的信息資料也隨著增多，若仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，不僅會(huì)導(dǎo)致信息資料的遺漏，也會(huì)增加管理人員的工作強(qiáng)度，這都不利于單位、用戶(hù)的和諧發(fā)展。因此檔案信息化管理讓檔案信息的管理和儲(chǔ)存更加有序、規(guī)范，不僅能夠有效的縮減檔案的占地空間，節(jié)省了資源，減輕了工作壓力和單位的經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)，同時(shí)也減少了檔案管理的失誤發(fā)生率。整體上對(duì)于單位的經(jīng)濟(jì)效益起到了推動(dòng)和保障作用。

2、利于提高檔案的利用率。檔案信息化管理有效的銜接起了單位管理活動(dòng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實(shí)和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶(hù)的需求、結(jié)合基本信息進(jìn)行線上操作，就會(huì)快速的查詢(xún)到所需檔案，省時(shí)、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率，由此更好的服務(wù)單位、服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1、單位重視力度不足。檔案管理工作并沒(méi)有得到過(guò)高的重視。該工作普遍被認(rèn)為是一類(lèi)對(duì)資料進(jìn)行整理、歸納和存儲(chǔ)的文職類(lèi)工作，不具有很多科技含量，也就造成了財(cái)力、人力和物力上的匱乏。另外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層將該工作定位于檔案部門(mén)的職責(zé)范疇內(nèi)，沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)是需要單位各個(gè)部門(mén)、各個(gè)職員相互間的支持和配合的，因此從整體上看，信息化管理工作的開(kāi)展沒(méi)有一個(gè)良好、有利的環(huán)境和氛圍。

2、隊(duì)伍綜合能力不高。首先在現(xiàn)有的管理隊(duì)伍中，年齡差距較大，很多資深的管理人員基本都年紀(jì)偏大，對(duì)新事物、新技術(shù)的學(xué)習(xí)、接受和使用程度并不高，而是更喜歡按照自己的習(xí)慣來(lái)工作，而青年群體則相反，思想前衛(wèi)、樂(lè)于挖掘、鉆研新技術(shù)，對(duì)信息技術(shù)的依賴(lài)大，因此兩者之間的這種差距會(huì)導(dǎo)致意見(jiàn)不統(tǒng)一、凝聚力差等情況，造成管理工作的失衡；即使單位引進(jìn)了最先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，卻沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員去操作，設(shè)備也得不到有效的利用，檔案管理的信息化建設(shè)依舊無(wú)法正常運(yùn)行。

四、新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的有效模式

1、加強(qiáng)重視程度。單位要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視，有一個(gè)正確而全面的認(rèn)識(shí)，在財(cái)力、物力和人力上給予絕對(duì)的支持。同時(shí)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，將該項(xiàng)工作納入到單位發(fā)展的戰(zhàn)略中，在進(jìn)行人員培訓(xùn)和部門(mén)會(huì)議時(shí)著重強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作的重要性，讓職工樹(shù)立起檔案信息化管理意識(shí)，另外單位還要從外部進(jìn)行調(diào)整，學(xué)習(xí)和借鑒其他國(guó)內(nèi)外相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)，內(nèi)外結(jié)合，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息化工作的安全性管理。

2、提高網(wǎng)絡(luò)資源利用率。通過(guò)合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立信息開(kāi)放服務(wù)中心，對(duì)資源信息開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的安全共享。不僅要以各類(lèi)媒體終端為載體，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，也要及時(shí)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，加大資源信息的安全性；另外，從全局出發(fā)，結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)并存意識(shí)，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績(jī)效考核中，以便綜合評(píng)價(jià)，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵(lì)和約束。再次，單位可以根據(jù)用戶(hù)需求、自身發(fā)展需求來(lái)自行研發(fā)、向社會(huì)團(tuán)體、研究院等購(gòu)買(mǎi)相對(duì)應(yīng)的軟件，構(gòu)建用戶(hù)多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體統(tǒng)，以此滿(mǎn)足信息化建設(shè)的需求，并定期對(duì)使用中的各種軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、更新和升級(jí)，以此增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。不僅可以針對(duì)用戶(hù)的實(shí)際需要快捷的查詢(xún)所需信息，也利于單位的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)。

3、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。加大對(duì)檔案工作的支持力，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的對(duì)外交流和學(xué)習(xí)平臺(tái)，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外對(duì)人員的培訓(xùn)也要從不同角度來(lái)進(jìn)行。定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對(duì)分析、判斷、實(shí)踐和應(yīng)急能力。同時(shí)培養(yǎng)一批科技人員，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計(jì)算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計(jì)算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊(duì)伍的管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理工作的開(kāi)展不僅是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展內(nèi)在需求，也是時(shí)代對(duì)事業(yè)單位提出的新的要求。因此單位要加大重視力度，強(qiáng)化人員培養(yǎng)，豐富工作內(nèi)容和形式，同時(shí)要在具體的管理中積極研發(fā)、引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)及軟件，全面的為信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境。