關于電子檔案歸檔及檔案信息化建設的思考

李軒 仇子越

南京市公安局玄武分局，江蘇南京 210000

1 電子檔案歸檔現存問題分析

電子檔案的歸檔是檔案管理部門的重要內容之一，但仍存在一些問題。以下是一些常見問題：首先，電子文件不那么獨立。目前，企業的大多數電子文件都是由紙質文件生成的，獨立性差。大多數企業對電子文件的管理不夠重視。有時會發生隨機變化和丟失，從而導致電子文件的真實性。并且完整性顯著降低;第二，電子文件存檔過程存在問題。電子檔案歸檔主要是指員工對完成的電子文件屬性的判斷，然后將其復制以達到長期存儲的目的。但是，有些企業不能嚴格遵循電子文件歸檔過程中的相關流程，例如：直接執行文件處理而且判斷電子文件的真實性和屬性。這種情況導致存檔工作混亂，工作效率和效率低下。第三，檔案管理人員的專業水平有限。電子檔案的歸檔對員工的專業知識和技術要求很高。但是，目前的工作人員在專業水平上的問題較少。在實際工作中會出現一些人為錯誤，導致無法獲得電子檔案的預期結果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

首先，構建合理的電子檔案管理系統。為了提升，對于電子檔案的合理性，檔案管理部門需要根據實際情況建立檔案管理系統，主要包括以下內容：

2.1 需要歸檔的檔案是什么無法保存，需要及時存檔;

2.2 是制定科學統一的方法，在正式備案人員需要做好電子文件的整理，識別和監控之前，這項工作由檔案部門負責;

2.3 電子文件載體的質量，格式和規范要明確規定，讓各部門按照要求進行檔案調整;四是建立責任制，確保各項工作的電子備案均有直接收費，確保每個工作都可以實現，以確保電子記錄存檔工作的質量完成。

其次是建立合理的電子檔案管理系統。為了提高電子檔案歸檔的合理性，檔案管理部門需要根據實際情況構建檔案管理體系，主要包括以下內容：一是所有要歸檔的文件不能分散存放，需要及時歸檔；制定科學的檔案管理體系。統一的整理方法。在正式歸檔之前，工作人員需要做好電子文檔的組織、評估和監控工作。這項工作由相應部門處理。第三，明確了電子文件載體的質量、格式和規格。讓各部門按照規定的要求對歸檔文件進行調整；四是建立責任制，確保電子檔案檔案館的各項工作有直接責任人，確保各項工作的落實，使電子檔案得以歸檔。質量和數量已完成。

最后,做一個電子文件歸檔方法的合理選擇。目前,電子文件歸檔方法主要包括物理歸檔,邏輯歸檔和雙系統歸檔。以下是分別解釋：首先,物理歸檔。物理歸檔方法分為網絡媒體歸檔和存檔。前者主要指的是文書部門將完成電子文件存儲在相應的媒體和將他們移交給檔案管理部門。后者主要是指傳輸電子文件在網絡平臺上的文件。相應的部門的管理部門。第二,邏輯歸檔。邏輯歸檔文檔部門主要是指發送相對應的邏輯地址的電子文件檔案管理部門,控制網絡上的電子文件。這個存檔方法可以保存原來的電子文件的物理位置,不能隨意改變。電子文件的完整性是好的。第三,兩組文件。雙系統文件中主要使用上述兩種方法相結合,和相應的電子文件需要被制成紙版本和同時存檔。這種方法可以避免影響電子文件的損失,并且可以基于紙質版本。再次生成電子文件，在實際的歸檔流程,文件管理部門需要一個合理的選擇根據類型的電子文件歸檔方法,以確保歸檔工作的質量和效果。

3 加快檔案信息化建設速度的措施

第一，構建電子檔案管理記錄系統。為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構建電子檔案管理記錄系統工作產生足夠的重視，利用此系統可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現的可能，同時可以為檔案信息化建設工作提供更多的數據支持，加快建設速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術水平進行提升。通過提高信息化技術水平可以為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門需要根據實際情況對計算機，路由器，掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

第三，對電子檔案工作人員進行培訓。當前從事電子檔案管理工作的人員在專業水平和素質等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對此項工作內容和相關標準的了解較為粗淺，無法更好的進行工作。為了對上述問題進行解決檔案管理部門需要對工作人員進行專業培訓，通過培訓過程讓其對電子檔案工作產生更多的了解和認識，并且能夠對自身知識和技術進行豐富，為后期實際工作奠定基礎。與此同時在引進先進的設備或者技術后也需要對工作人員進行培訓，讓其對設備和技術的使用技巧進行掌握，能夠將其正確的應用于工作中，從而推動檔案信息化建設步伐。

結束語

電子檔案問題和措施,并提出促進電子檔案信息化建設的建議：電子檔案管理系統建設,提高檔案信息技術和電子檔案人員培訓等措施,希望文件管理部門存在的問題,并借鑒內容或采取其他更合理和有效的措施,及時處理解決,以確保電子記錄歸檔工作的合理性,加快信息化建設。