新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理的研究

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在新時代歷史背景下，各個機關和事業(yè)單位越來越注重文書檔案管理。利用科學合理的檔案管理工作，能夠有效的提高事業(yè)單位的決策效率和科學性，促進事業(yè)單位更加高效的為廣大人民群眾服務。在新時期，社會處于快速的發(fā)展變革階段，文書檔案管理工作變得更加復雜困難，這對文書管理人員來講面臨著新的形勢與挑戰(zhàn)，所以，面對新的形勢，事業(yè)單位文書管理人員要積極探索創(chuàng)新性的文書管理制度，利用先進的管理技術手段，讓文書檔案管理水平不斷提升。

一、新時期加強事業(yè)單位文書檔案管理的重要意義

(一)保存重要的法律憑證

當前，我國正在積極建立法治社會，事業(yè)單位作為服務于人民的重要機構必須堅持依法辦事，因此，在執(zhí)行各項決議，開展各種工作時，都應該保存相關的文書檔案，作為有效的法律憑證，如果在未來發(fā)生矛盾糾紛情況，可以讓執(zhí)法部門依據(jù)這些法律憑證文件做出更加準確合理的裁決。

(二)提供決策參考

事業(yè)單位的主要職責是為社會提供優(yōu)質高效的服務性工作，在實際開展工作中，需要面臨著復雜多樣的社會問題，事業(yè)單位的各級領導和工作人員在面臨決策的過程時需要有科學、合理全面的數(shù)據(jù)支撐和決策依據(jù)，不能簡單的憑個人主觀判斷做出判斷。所以，在這種情況下，文書檔案記錄便成為了重要的決策參考，事業(yè)單位管理人員在進行決策之前，可以查閱檔案中大量類似決策的處理方式，并結合實際遇到的問題，做出更加客觀準確的判斷，從而提高了決策的科學性和準確性。

(三)為社會大眾提供信息服務

文件和檔案詳細記錄了與事業(yè)單位的各種有價值信息，包括辦公地點、業(yè)務范圍、以及工作進展情況等重要信息，完善的文書檔案記錄能夠方便社會大眾進行查詢和檢索，從而為廣大人民群眾提供有價值的信息服務。

二、新時期事業(yè)單位文書檔案管理存在的常見問題分析

(一)重視程度有待加強

在事業(yè)單位各項工作之中，文書檔案管理在很多人的觀點中并不是一線工作，而是一項后勤服務工作，所以受重視的程度不高，各級領導的工作重點都聚集在一線的服務工作上，對文書檔案管理工作相對而言較為漠視，只是交代給相關工作人員全權處理，很少親自過問，由于這項工作長期不受重視，也導致文書管理人員缺乏足夠的工作熱情和積極性，高水平人才也不愿意從事這項工作，這在很大程度上制約了事業(yè)單位文書檔案管理水平的提升。

(二)管理制度不夠完善

在現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位文件檔案管理體系尚未完善，缺少標準化的管理制度和工作流程，加上各級領導并未投入足夠的重視，導致文書檔案管理工作出現(xiàn)懈怠，這種制度上的不完善性影響了文書檔案工作質量，并增加了管理成本。

(三)管理手段較為落后

當前，有些事業(yè)單位的文書檔案管理還仍然以紙質文件資料存檔的方式開展管理工作，網(wǎng)絡化、信息化建設較為滯后，大量的紙質文件不但占用空間資源，同時也不利于快速查詢和檢索，嚴重影響了文書檔案管理效率。

(四)管理人員專業(yè)素養(yǎng)需要加強

事業(yè)單位對文件和檔案的管理一直不夠重視，也導致檔案管理工作難以吸引高素質專業(yè)人才，并且人員流動性較大，工作熱情不高，與此同時，事業(yè)單位文書檔案管理人員一般年齡偏大，其中還有一些從一線崗位退下來了的老同志，對先進新的計算機網(wǎng)絡信息技術掌握程度較低，難以運用先進的信息化管理技術，這也是制約檔案管理工作實現(xiàn)順利優(yōu)化升級的重要因素。

三、新時期加強事業(yè)單位文書檔案管理的建議策略

(一)加強對文書檔案管理的重視

為適應社會發(fā)展的需要，文書檔案管理工作應該積極優(yōu)化改革。首先是要不斷加強文件檔案管理工作的重視程度，提高事業(yè)單位各級領導和管理者文書檔案管理意識。其次，在檔案管理過程中，要重視文書檔案的科學布局，建立科學合理的檔案管理信息分類思想。可根據(jù)財務資源、人事檔案、公共資料等內容對檔案文件進行細化分類，讓文書檔案管理工作更加細化具體，方便檢索和查詢。第三，事業(yè)單位文件檔案管理的全面發(fā)展，也必須對事業(yè)單位資源管理的理念進行優(yōu)化改革，緊密結合事業(yè)單位在新時期的轉型升級發(fā)展，從而更加科學的調整事業(yè)單位內部各部門之間的管理職能。

(二)建立健全文書檔案管理體系

機關事業(yè)單位要深入調查本單位文件檔案管理的實際情況，建立系統(tǒng)完善的文件檔案管理制度體系，切實提高文書檔案的管理高效性和有序性。在建立健全制度體系方面，應該著重從以下幾個方面入手：一是整理和優(yōu)化當前正在執(zhí)行的文件檔案管理制度，充分利用其他單位在文書檔案管理領域的成功經(jīng)驗，不斷建立健全文件檔案管理制度體系。二是要在文件檔案管理中加入一些可執(zhí)行性的獎懲制度，對檔案管理工作人員工作情況進行科學合理的評價，對在檔案管理工作中優(yōu)秀出色的工作者給予物質獎勵和精神表彰；針對文件檔案管理工作績效不力的人員，應當采取必要的有效懲戒手段。利用有效的績效考核能夠對檔案管理人員形成有效激勵，使相關他們能夠明確界定自己的管理職責，更加準確的開展文書檔案管理工作。三是各事業(yè)單位還應定期對文件檔案管理工作進行檢查，科學構建相應的審查機制，全面實施文件檔案的審查核實，規(guī)范文件檔案管理，提高文件檔案的真實性和完整性。

(三)加強信息化建設工作

文件檔案管理涉及到許多復雜而繁瑣的工作內容。傳統(tǒng)的管理方法消耗了大量的人力資源，不可避免地會出現(xiàn)檔案遺漏和各種工作遺漏。因此，事業(yè)單位要加強文件檔案管理的信息化建設，提高檔案管理的時效性和完整性，在新時期下，事業(yè)單位文書檔案管理工作在水平和垂直方向都需要有更深入的發(fā)展空間，文書檔案管理部門可以建立網(wǎng)絡信息服務平臺，可以利用數(shù)據(jù)庫技術、互聯(lián)網(wǎng)技術讓事業(yè)單位的文書檔案信息資源通過網(wǎng)絡進行檢索和查詢。利用數(shù)字化網(wǎng)絡推廣服務能夠有效的提高文書檔案的利用率和使用價值。

(四)加強文書檔案管理人員專業(yè)培訓

在文書檔案管理人才隊伍建設方面，要從三個方面加強，一方面要加強人才引進和培養(yǎng)工作，可以從高校和社會上吸引優(yōu)秀人才，特別是應該積極引進熟悉掌握信息技術、計算機網(wǎng)絡技術的高素質人才。二是要對現(xiàn)有人員加強培訓，特別是針對一些新型信息化檔案管理技術開展專項培訓，使文書檔案管理人員能夠適應新技術下產(chǎn)生新的檔案管理需求。三是要加強績效考核管理工作，建立完善的獎懲制度，通過制度手段提升文書管理人員學習新技術的積極性，并提高管理人員的責任心，從而更加積極主動的開展文書檔案管理工作。

四、結語

新時期的事業(yè)單位正處于深化改革發(fā)展階段，作為事業(yè)單位最基本的管理工作之一，文書檔案管理工作仍然還存在著一些問題和缺陷，制約了事業(yè)單位更加快速的實現(xiàn)轉型優(yōu)化升級。所以，事業(yè)單位應該加強對文書檔案管理，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供重要的信息保障。事業(yè)單位的各級領導要加快思想轉變，充分認識到文件檔案管理工作對事業(yè)單位轉型發(fā)展的價值和意義，進一步建立健全檔案管理制度，建立科學合理的績效考核制度，充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，通過思想教育和制度手段不斷提高檔案管理工作人員的責任意識。與此同時，事業(yè)單位要加強信息化建設工作，充分利用先進的數(shù)據(jù)庫技術、計算機網(wǎng)絡技術，為文書檔案管理工作的優(yōu)化提升提供有力的技術性保障。