供水改造工程資料檔案管理措施研究

張宇 重慶市自來水有限公司工程部 重慶 400060

1 引言

在目前我國持續開展的供水改造工作中，越來越多的供水改造工程施工中也表現出較多的工作面、較長的施工時間以及較為分散的施工布置等特點，此外，在上述工程施工中還會產生巨大的信息和數量龐大的文件，這就對供水改造工程開展中的工程資料檔案管理工作效率和質量提出了較高的要求。而且由于此工作始終貫穿整個供水改造工程的全過程中，這就需要通過對此工作的重視，通過有效的管理措施來最好文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類管理等工作。

2 供水改造工程資料檔案管理的意義及特征

在供水改造工程開展過程中，工程資料的產生伴隨著工程施工的開展而不斷出現，其出現和保存的形式主要就是文字、報告、聲音圖像以及圖紙等。而且主要貫穿工程建設和管理過程中的工程立項、審批、勘察、設計、報備、施工、監理、驗收等過程中。對于工程施工來說，通過科學的工程資料的管理可以起到基礎性的作用。在開展工程資料管理的過程中，主要就是在合同的基礎上來管理工程質量、投資、進度、安全及信息、環境安全等內容。其主要的管理工作內容就是對上述工程建設和管理全過程中的、所有形式的資料和該檔案開展管理和保存工作，并且在對這些資料進行整理之后作為工程施工管理的重要依據。

在供水改造工程開展中，其工程資料檔案管理主要表現出真實、系統以及時效性的特點。首先就是此資料主要是真實記錄整個工程建設的過程，因此具有真實性的特點。而且所有的工程檔案資料中的內容都存在一定的關聯性，能夠對工程實施具體情況進行體現，表現出前后一致的系統性特點。此外，還表現出在工程建設的實際開展中檔案資料要與其同步的特點，也就是時效性的特點。

3 供水改造工程資料檔案管理措施

3.1 對工程資料檔案管理制度進行完善

為了保證相關工程資料檔案管理工作的有效開展，首先就是要進行資料檔案管理制度的建立和完善，在此制度中對資料檔案管理的標準進行規定來保證此工作各個環節的規范化。而且在此制度的基礎上來開展各項資料檔案管理工作，逐步實現此工作中制度化和規范化建設。在對上述制度進行建立和完善的同時，還要逐步增加檔案管理的各項基礎工作，就是要在適當增加此工作所使用的設備和設施資金投入的同時，保證上述設備和設施的先進性和齊全性，在保證資料檔案安全的同時，實現資料檔案管理工作效率的提高，逐步實現資料檔案管理工作的現代化和標準化。

3.2 保證相關文件材料的完整收集

在目前我國經濟高速發展的過程中，我國的城鎮化進程也在逐步加快，表現在城市規模逐步擴大的同時，各項基礎設施建設也在同步開展。其中供水管網作為城市發展中的必要基礎設施，在城市發展和建設中需要進行一次性的全面建設。但是在實際的建設中，往往會由于資金因素以及基礎設施建設不夠完善的原因而無法實現上述要求。造成了目前供水管網建設中出現不斷開挖和修復的情況。這也就需要對供水管網的檔案進行頻繁的使用，而且在不斷開挖和修復供水管網的同時也需要對供水檔案進行不斷的補充和完善。尤其是在目前城市化進程不斷加快以及地下給水管線改道工程數量不斷增多的形勢下，由于在地下管線改道時會改變原管網的檔案，這就需要將改道之后的管網檔案補充到原檔案中。正是由于此項工作的復雜性，需要發揮相關管理人員的協作配合能力，做好地下管網改道過程中的日常歸檔工作。針對管線改道工程施工中的臨時性特點，相關管理人員要提高責任意識，及時做好資料的記錄、圖紙的標識、材料的歸檔等工作，不僅要保證檔案和實物相符，而且要保證檔案內容的完整和準確。

3.3 開展規范化和標準化的資料檔案管理工作

首先就是在開展資料檔案的收集工作中，需要收集可以對供水企業的文化進行真實反映的文件材料，并且保證這些文件材料具有一定的利用價值。其次就是要進行供水改造工程建設相關的國家法律法規以及行業標準與規定等文件和資料的收集整理，具體地表現在需要對人力資源部門中的員工相關資料進行歸檔工作的開展以及采購部門對采購清單等進行歸檔整理。而且在上述歸檔整理工作的開展中需要按照標準化的作業流程來按照不同部門和季度等進行分類整理，通過此種分類整理方式來保證資料檔案更加條理和思路清晰。此外，需要進行規范和標準化收集和整理的資料還有供水改造工程建設過程中的所有會議記錄和生產狀況、建設施工方案以及方案執行情況和效果，保證通過這些資料和檔案可以對企業的現狀進行完整的體現。在按照規范化和標準化的要求來對上述資料進行收集和整理之后，要根據不同的文件內容以及企業規定來進行資料檔案的歸檔，而且在管理工作開展中要按照不同的檔案次序來開展，以及對檔案文件進行必要的備份，具有相關連續的文件則需要共同歸檔，便于后期的查詢和使用。

3.4 資料檔案管理的現代化和信息化

在目前資料檔案管理工作中不斷引入先進的計算機技術的同時，通過電子檔案的應用提高了資料檔案查詢、補充和完善的便捷性。但是也需要在此技術的應用中重視電子文檔生成的時間以及所用軟件的匹配和兼容性，保證文件資料可以被順利識別和有效管理。

4 結語

針對目前供水改造工程不斷開展中產生的數量龐大且比較重要的各項資料檔案，為了發揮這些資料檔案的重要作用，就需要開展及時有效的資料檔案管理工作。針對此工作所具有的真實性、系統性和時效性的特點，需要在對資料檔案管理制度進行不斷完善、保證文件材料收集的完整性、開展規范化、人性化和標準化的資料檔案管理工作、以及推動資料檔案管理工作現代化和信息化水平提高的同時，簡化此管理工作流程和內容，在不斷工程實踐中優化管理方法和提高管理水平與效果。