針對加強企業檔案數字化建設的研究

白亞旭 中勘冶金勘察設計研究院有限責任公司 河北省保定市 071000

一、企業檔案數字化建設的意義

（一）提高檔案利用效率

企業檔案利用方式也會受檔案數字化的影響發生改變，擴大檔案的利用空間，實現現代化的檔案管理以及利用手段，降低檔案信息利用成本，提高檔案利用效率，將企業檔案的優勢充分發揮出來。企業檔案數字化之后，使用者借助網絡，不需要時間與空間的限制就能夠查閱自己需要的檔案。另外，企業數字化檔案還能夠解決多人同時查閱的沖突，不需要受檔案原件數量的影響，提高檔案信息共享程度。數字化檔案還能夠借助網絡實現異地傳輸，甚至在異地調閱利用檔案信息，不需要受檔案信息空間的影響。

（二）加強保護檔案原件

企業檔案需要長期保存并反復查閱，在這一過程中，不可避免的出現當前原件損壞或遺失等問題，企業檔案管理和利用兩者之間存在矛盾。加強企業檔案數字化建設，通過權限控制在網上查閱和打印，逐漸代替傳統檔案原件的直接利用。減少檔案管理人員和使用者接觸檔案原件的機會，降低對庫存檔案的調閱次數以及利用次數，解決檔案保存與反復借閱之間的矛盾，保證檔案元件的安全性。除此之外，對檔案進行數字化管理，還能夠減少檔案的儲存空間，不需要占用大量的庫存面積，節省企業檔案的保存空間。

（三）實現綠色企業形象

企業在外在形象也會影響今后的方向，綠色企業形象屬于高素質企業形象的特征，為實現人類社會的可持續發展，應加強注重環境保護，注重樹立企業綠色形象，企業在追求經濟效益的同時，還應注重社會責任以及長遠可持續發展。追求綠色形象的企業，相關行為與理念更加符合現代社會發展的根本利益，企業的綠色形象甚至將成為現代社會的最佳企業形象。企業檔案數字化，能夠實現網絡化、無紙化、智能化，真正凸顯環保、高效的綠色理念，將企業今后的可持續發展與社會的長遠發展相互結合。

二、企業數字化檔案管理存在的問題

（一）缺乏硬件設施建設

企業為真正實現檔案的數字化管理，應加強硬件設施的建設。縱觀企業的當前發展情況，盡管部分企業實現了檔案的數字化管理，但因硬件基礎設備較為落后，并沒有緊跟時代的發展進行更新換代，運行速度與效率都難以滿足當前企業發展的需求。另外，部分企業的網絡建設相對較為落后，缺乏完善的機房網絡基礎設施以及安全防護措施，受這些因素的影響，都會直接影響企業檔案管理工作的數字化建成，甚至對企業今后的健康穩定發展產生阻礙。

（二）尚未實現無縫對接

在企業數字化檔案管理工作當中，所使用的軟件都是通過專業的軟件開發技術人員開發，但是有網絡技術和計算機技術作為基礎的辦公自動化系統，通常是由上級主管部門或者本單位自行開發設計的，企業的檔案管理系統與自動化管理系統難以真正實現無縫對接，在兩套軟件之間，缺乏統一的管理規范，為真正實現無縫對接，幾乎是難上加難，再加上檔案管理系統與自動化辦公系統的兼容性較差，也會直接影響到企業檔案數字化建設，對后期的順利發展帶來限制。

三、加強企業數字化檔案管理的對策

（一）提高工作人員的能力

與傳統的檔案管理方式相比較，數字化檔案管理更加方便與快捷，但應給予細節高度重視，假如數字化檔案文件處理不當，極易可能出現文件損壞和丟失的情況。因此，在實施檔案數字化管理的過程中，應明確工作重點，將書面化、全面化、同步化、專業化等環節融入其中。精心搜集文件的形成、搜集與整理的每一個環節，設立專職的檔案管理人員，企業定期開展培訓工作，檔案管理人員進一步掌握相關專業知識，提高工作效率，在后期的使用過程中帶來便利。

（二）采用現代化管理手段

在當前廣泛應用的數字虛擬技術、高微縮技術、現代化的智能技術，就是所謂的現代化的數字化管理手段。在當前的大環境下，科學技術快速發展并得到廣泛應用，語音識別技術、密碼技術、指紋識別技術都得到廣泛應用，文件管理的安全系數得到提高，以語音識別技術作為基礎，實現檔案的自動化管理，提高企業工作效率。市場化的檔案管理，真正實現檔案的共存共享，促進檔案的開發利用，凸顯檔案的優勢，為企業今后的健康發展奠定基礎。

四、結語

在當前科學技術迅速發展的數字化時代，企業間的競爭越發激烈，為在激烈的競爭中展現自身優勢，企業檔案管理工作應緊跟時代的發展做到與時俱進，滿足企業在生產運營管理中的要求，促進企業健康穩定發展。因此，強化企業檔案的數字化管理工作，對管理工作模式與方法進行創新，相關工作人員樹立創新意識，提高自身綜合能力，全面提高企業的數字化檔案管理水平。