“最多跑一次”的高校財務報銷業務流程再造探究

黃明非

《中國教育經費統計年鑒》2005—2015 年，我國高等教育經費總投入從3524 億元增加到9518 億元，增長了1.7 倍。與此同時，我國高等教育的政府投入從1496 億元增加到5930 億元，增加了2.96 倍。高校資金總量的日趨增長與來源的多元化，資金處理業務活動日益復雜化。高校財務報賬工作也日益頻繁和復雜，項目眾多、涉及面廣、工作量大且手續繁瑣，財務人員憑證編制有限，加之資金風險規避導致報銷效率不高，不少高校出現了“報銷難”的問題。在新會計制度背景下，財務人員將要面對預算會計與財務會計兩套賬，在有限的時間精力下，“報銷難”問題的驟然加劇，傳統的財務報銷流程改革迫在眉睫。近年來，現代信息技術的發展為創新傳統會計報銷模式帶來了契機，基于“互聯網+”的網絡預約報銷模式備受推崇，本文選擇多角度、全方位的探索與解析現代報銷業務流程，希望高校報銷難問題將逐步得到有效解決，更好地為廣大師生服務，為高校的建設出謀劃策。

一、現行傳統報銷業務流程現狀及存在的主要問題

傳統的財務報銷模式主要包括排隊取號報賬、收單式報賬、投遞式報賬等報銷方式（具體流程見圖1），基本流程都是報銷人員填好紙質報銷單據，再由經費負責人或相關領導審批后，通過網上預約叫號，將材料報送至財務處，財務審核人員可以采取當場審核收下并辦理，亦可以在報銷業務量擁擠時，收取材料齊全、符合規范的預約報賬單，在財務后臺由制證人員集中予以辦理。不同的財務報銷方式具有各自獨特的優勢，但仍存在共性問題，未能從實質上解決“報賬難”的困境。本文從報銷單據的規范整理、業務審批流程、財務憑證處理流程進行分析主要存在的問題：

（一）票據規范整理方面

1.紙質票據傳遞，效率低下，查詢較難。目前，報銷票據主要由經辦人手工填寫報銷單，涉及出差、發放勞務、公務招待等，還需要提供出差審批單、人員信息表等，部分表單全部是手工填寫，未采取網上流程審批、一方面由于手工填寫僅憑經辦人的判斷完成，在不熟悉制度流程的情形下，會因判斷失誤而導致重復工作，與現行提倡的“最多跑一次”相差甚遠，另外，由于現有財務軟件一般只記錄費用開支類別和附件張數，無法存儲原始票據的電子信息。如需查詢相關原始會計資料時，必須通過查詢記賬憑證并記錄下相關憑證編號，然后再到檔案部門查找原始單據，效率較為低下，查詢不易。

圖1 傳統財務報銷業務流程

2 報銷經辦人頻繁變更、業務不熟練出現的問題。出于會計信息真實性、相關性原則，高校的財務報銷經辦人理應為學校正式編制或合同制人員。而事實是，學校教師需要承擔授課、科研任務，擔任碩博導師指導學生學業，有些還需要兼任部門管理工作，財務業務量集中時，排隊取號等候報銷時間耗費較多，要求老師辦理每筆業務都親自到財務報銷大廳可能性不大。因此，從實踐操作來看，財務報銷經辦人多為研究生或本科生，對于經費金額較高且事項繁雜情況下少數單位會聘請專職人員，仍不可避免的是人員流動性大且業務不熟練，不利于報銷業務的辦理。再者，由于高校面對的是各個專業的老師，相對于會計人員并不太熟悉財經知識，有些新進老師可能對學校的財經制度了解太少或一無所知，如對票據的歸類整理、經費項目的預算支出、授權審批等相關財務知識等不太明白，在實際工作中，作為報銷業務環節最源頭（如圖1 所示①流程）的“發票整理”、“填寫報銷憑證”都可能成為攔路虎，老師往往因相關環節手續不齊而無法完成報銷任務，對財務工作表示不解與不滿。

（二）審批流程繁雜，報銷效率低下

高校作為事業單位法人，多為預算撥款的非營利性單位，現行的財務審批需要經過一系列順序的循環活動，普遍實行預算指標（項目）負責人“一支筆”審批制度。報銷人依照“一支筆”審批制度，各類需要審批簽字的報銷材料要一一由各環節負責人簽字，缺少任何一筆審批報賬業務就無法進行。負責人因公出差等原因或沒授權代簽，報賬業務就要暫時停止，導致高校師生到財務處報賬需要“跑多次”才能完成報銷工作，原始的簽字審批程序（如圖1 所示②流程）的繁瑣、低效率耗費了大量時間與精力在排隊等待簽字和報賬上。

（三）審核業務量大，且存在信息溝通障礙，加重財務人員工作強度

財務人員根據手工傳遞收到的符合規范的報銷材料，進行一筆筆入賬、復核、銀行打款。按照原始的業務處理過程，財務人員位于業務處理終端，報銷經辦人無法查詢業務處理流程，只能通過柜臺或電話咨詢，信息流的停滯導致財務人員不僅需要處理繁多的報銷材料，還要對每位老師的咨詢進行解答，同時還要處理信息有誤的報銷材料。信息的不對稱導致的溝通障礙，使得財務人員需要反復校對與核驗（圖1 所示③流程），尤其是在學期末和年末，使原本編制不足的財務人員工作強度加重。

二、基于“互聯網+”的高校財務報銷業務流程設計解析

隨著經濟社會發展新形態“互聯網+”模式逐漸成為社會發展的引擎，其對各行各推動技術進步、效率提升和組織變革產生著深遠影響。高校財務工作者將互聯網技術與傳統會計業務相融合，財務報銷流程作為面向最廣泛全校師生的財務管理基本流程，它的科學有效性直接影響著顧客滿意度與財務工作效率。張巧華、倪曉紅(2015)提出依托網絡平臺理念，采用電子單據進行會計信息流轉實行網上報銷；盛清燕（2016）提出構建“互聯網+”模式下的財務報銷信息系統---- 網絡報銷模式，郭娟（2018）則針對科研經費管理，利用“互聯網+”模式對科研經費管理流程進行優化。

本文構建的基于“互聯網+”的財務報銷業務流程重構，需要在原始業務流程上借助互聯網平臺增設構建網上預約申報系統、在線審批電子票據管理系統、賬務查詢與信息發布等四大系統

第一，網上預約報銷系統主要用于完成報銷業務環節最源頭（圖1 所示①流程）的預約單填報工作，實現經費負責人授權的報銷經辦人通過網上預約報銷，根據系統提示完成包括預約單填制、修改、查詢、打印功能，同時可以在線跟蹤查詢預約單狀態。

第二，在線審批電子票據管理系統實現電子票據的附件上傳，根據“一支筆”審批權限，依次拜訪各經費負責人或部門負責人（圖1 所示②流程）。在線審批電子票據不僅涉及到預約單審批，還可以實現日常出差審批單、公務接待審批、公務卡報銷審批等功能，實現隨時隨地審批。

第三，財務信息查詢系統實現信息的流轉與公開，經辦人可以實時追蹤預約單報銷狀態、工資薪金、經費項目到款以及各經費開支明細匯總查詢等信息。

第四，信息發布管理平臺完成手機短信及電子郵件信息發布工作，主要包括人員管理、信息服務管理、信息任務管理，信息查詢等功能。

三、基于“互聯網+”的高校財務報銷業務流程再造

傳統的報銷業務流程中由于審批單填寫不規范，報銷材料可能需要反復手工修改與補充，導致工作效率低下，而且手工核算方式對超預算、超范圍的現象難以進行系統管理，使得財務預算超支，監管難度增大。以“互聯網+”為基礎的報銷流程再創是以高校財務信息化為基礎所設計的平臺，可以充分保證信息的快捷、科學、合理，使報銷各個環節都在網絡中進行實現，進而提高財務工作效率，通過設計網上填寫報銷單、在線審批、掃描報銷單據等，通過網上生成傳入財務系統，節約了時間成本，規范了報銷行為合理化，有效的提高監督、審計職能，增強了財務工作效率。操作流程如下所示（見圖2）：

圖2 基于“互聯網+”的財務報銷業務流程系統分布

（一）報銷人角度

1.采用網上預約報銷，極大解決“排長隊”、“報銷難”問題。在網上預約報銷體系下，報銷人可以不受時間和空間的限制，隨時、隨地登錄網上報銷系統，根據報銷材料選擇投遞報銷模塊，填寫已授權報銷的項目渠道、摘要、附件數量以及聯系方式，上傳掃描附件，選擇相適應的業務類型、收款人、支付方式后生成財務預約單。網絡預約報銷業務類型涵蓋日常所有類型報銷，支持公務卡支付、對公轉賬等所有支付方式，不需要師生排隊等號，亦無需當面審核等待，極大緩解了“報銷難”問題。

2.采用在線審批制度，解決“跑多次”，實現“最多跑一次”。預約單填寫完畢后，系統根據項目審批需要，傳遞到項目或部門負責人，在線審批預約單、出差審批單、公務接待單據等。審批完成后，報銷人可將已預約的單據整理完整，到報銷大廳投遞，由財務后臺進行審核并制證。通過在線審批聯簽相關單據，大大簡化了業務流程，提高了辦事效率，解決了師生排隊簽字、“跑N 次”問題。

3.網上查詢功能與短信平臺的建設，解決信息不對稱問題，業務處理更加公開、透明。通過網上查詢，業務處理流程信息流通更透明，報賬手續更快捷；對于退回的預約單據，會填寫回執信息，包含后續補充資料、退回原因等，報銷人補辦手續辦理更加明朗。另外財務查詢功能可為項目負責人提供及時、完整和準確的財務信息，包括預約單的物流信息、項目的執行情況、項目明細支出與支付情況，實現對項目進度、科研項目開支等實時動態監管。短信平臺的建立則是進一步加強了信息的時效性，對合格或不合格的預約申請單及時傳遞到報賬人，并匯總發送項目經費的報銷情況、經費結余以及報銷進度等，真正實現業務線上線下透明化管理。

圖3 基于“互聯網+”財務報銷業務流程再造

（二）財務人角度

1.網上預約系統與財務系統實現對接，極大的提高了工作效率。報賬人于網上預約報銷系統生成預約申請單后，財務人員登錄財務系統對分配后的預約單按照會計準則進行制證核算。為進一步提高核算效率與制單準確率，與以往制單流程不同，由開發人員根據預約報銷系統填制的費用項、金額、支付方式、轉賬賬號等要素，對接財務系統，如此制單人員只需在核算系統轉入預約單號，即可生成會計分錄。智能憑證的生成有利于財務人員記賬，大大減輕了財務人員工作量，同時保證了制證準確率，極大地提高了工作效率。

2.銀校平臺實現無現金支付，轉賬實時追蹤，高效安全。財務人員制單后的復核的憑證如涉及支付事項，一般由出納人員根據銀行賬戶和匯款單位進行轉賬支付或現金支付，現今將財務系統連接無現金系統，再通過銀校直連系統，直接將款項根據預約報銷系統錄入的支付信息進行匯款，規避了現金風險，保證了資金的安全，且資金去向動態可隨時查詢。

3.網上查詢平臺的實時更新、短信平臺的及時發送，降低雙方溝通成本。預約報銷系統實現網上查詢功能、短信平臺的建立，可將預約申請單的流轉狀態信息、支付到賬信息實時更新，經辦人或項目負責人能實時掌握預約報銷情況，財務人員不必像往常一樣進行柜面或電話答疑解釋，信息溝通渠道順暢，一方面有利于負責人對項目經費進行實時監督，提高資金使用效益，另一方面打通了“信息屏障”，降低了財務管理人員勞動強度，同時實現項目進度管理與經費預算管理協調一致。

四、“互聯網+”背景下高校財務報銷流程再造的挑戰

（一）制度壓力：新系統推行需要對接部門間進行充分溝通與交流

高校推行網上預約報銷、在線聯簽審批等新興系統，推行再造流程，使得報銷工作由事中控制、事后控制向事前控制前移，會被其他部門認為存在財務工作量前移，造成其他部門與財務之間矛盾凸顯，故而來自其他部門制度壓力會影響著高校采納意圖。實施過程中，一方面需要重視管理新技術、理念在高層管理者中的宣傳，通過校際互訪，觀摩兄弟院校成功案例，發揮其促進作用。另一方面，對推行階段網上報銷具體實施方面遇到的問題，做好實時解答，建立意見反饋機制，對師生提出的項目經費管理的意見和建議及時溝通與解決。

（二）加強校園網絡基礎建設，維護數據安全性

基于“互聯網+”的財務報銷流程優化，數據的處理與傳輸主要依賴網上預約報銷等各個系統和網絡，極易受到病毒的攻擊，其安全性受到了前所未有的挑戰，為保證系統各終端數據的歸集、輸出、存儲的正常運轉，首要任務是維護系統與網絡的安全，不僅要做好病毒防范和網頁防篡改等工作，還需做好數據的備份，尤其是對重要數據的備份。基于“互聯網+”的財務報銷流程需要高校進行信息網絡化布局，只有通過對財務信息系統進行優化，才能真正體現其相對于傳統報銷模式的優越性。

（三）宣傳與培訓：做好新舊流程的銜接工作

“互聯網+”的財務報銷流程優化主要依托于互聯網信息化平臺，相較于以往流程相比，師生線下自行網上操作步驟較多，那么面對新興流程，難免出現操作失誤導致報銷中斷現象，系統本身因為容量或程序設置方面不全面存在不穩定等情況。因此，應預留過渡期間，對財務人員、經費報銷人員以及相關系統的使用者，做好系統流程相關制度、規范、操作技術的宣傳與培訓工作，使其精通新的流程和操作，對出現的問題，通過建立QQ、網站答疑、微信公眾號等方式進行全方位的解答，讓系統使用相關人員對“互聯網+”的財務報銷流程在實操過程充分體驗到方便、快捷、高效的成就感。