探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

楊巍巍

摘要：隨著社會經濟的不斷發展和信息技術的日新月異，傳統辦公室檔案管理工作無法適應當下快節奏、高效率的時代要求。而辦公室檔案管理水平對單位發展壯大和效率提升影響深遠，因此提高辦公室檔案管理工作效率便被提上議事日程。本文將首先對辦公室檔案管理工作基本情況和重要意義進行簡要闡述，對當前辦公室檔案管理中存在的問題進行深度分析，在此基礎上指出提升辦公室檔案管理工作效率的有效路徑。

關鍵詞：辦公室;檔案;管理工作;效率;途徑

1辦公室檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作積淀歷史的塵埃，流淌著恒久的記憶，是聯系過去、現在和未來的信息紐帶。既具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的價值。具體來說：

（一）輔助領導決策檔案管理是管理工作的一部分，做好檔案管理工作，有利于充分發揮參謀助手作用，提高領導決策科學化和規范化水平，為各項規章制度的制定、修改提供了參考依據，有利于提高工作效率。

（二）歷史真實記憶檔案詳細、真實地記錄著當時當地發生的歷史事件，具有憑證價值和參考利用價值。它是最真實的現實反映者和歷史記錄者，可以在社會活動中明確雙方的責任義務，保護企業與員工的合法利益，減少不必要的糾紛。

（三）傳承文化價值通過檔案管理利用，可以探尋歷史發展的軌跡和規律，

了解國家、單位曾經的輝煌業績，繼承歷史文脈和傳統精華，

不斷增強民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業文化，傳承發展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

（四）寶貴教育資源因為檔案記錄的是真實案例，是客觀存在的現實反映，因此具有說服力和感染力，在單位團建、員工培訓時可以用作教材與參考資料，提高培訓的效率和效果。

2辦公室檔案管理中存在的問題

2.1對于檔案管理缺乏足夠的重視

國企單位往往對于辦公室的檔案管理缺乏足夠的重視，認為檔案管理工作的技術含量較低，只是非常簡單的資料整理，對于國企單位發展并無幫助。因此很容易導致國企單位對于檔案管理的疏忽，一旦出現問題則非常容易影響國企單位的有序運行。在服務方面，檔案管理的工作變得更加重要。雖然工作逐步調整，但檔案管理卻被一些部門忽略，檔案工作更有效，妨礙了發展。服務部門根據情況的變化，對服務和單位的管理能力表示懷疑，檔案管理框架管理者缺乏專業精神和敬業精神，這對企業未來的發展不利。

2.2缺乏完善的管理體系以及設備

目前，大部分國企單位沒有針對辦公室檔案管理設立相關的管理制度以及管理體系，由于制度的混亂導致了管理人員在實際操作當中缺乏足夠的執行力，因此辦公室的檔案管理很難發揮出真正的作用。與此同時，混亂的管理體系還非常容易導致檔案出現丟失現象。大部分國企單位對于檔案外借，并無相關規范以及流程，因此非常容易出現檔案有借無還的現象。隨著社會的發展，信息化的水平越來越高。傳統的檔案管理方法以及設備已經無法滿足現階段的需求。一部分國企單位還在采取手寫檔案的方法，速度較慢，效率低下。很多國企單位檔案室缺少有效的除濕裝置，此舉容易導致檔案損毀。現階段的國企單位缺乏足夠的檔案管理設備以及檔案管理知識對檔案進行管理以及維護，使得國企單位辦公室檔案管理出現嚴重阻礙。

2.3專業素質有待提高

雖然企國企單位逐步開始重視檔案管理工作，但是由于檔案管理人員業務素質不高，使得辦公室檔案管理工作難以全面發揮應有價值，主要體現在：一是認識偏差。認為自己從事的是打雜工作，榮譽感和使命感較低，檔案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知識缺乏。有的檔案分類不合理，該保密沒有保密，該公開沒有公開;有的年齡偏大，不能熟練利用計算機進行操作，這些造成了檔案信息無法有效的利用，難以發揮真正價值。

3提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1轉變思維，提升創新理念

要想將互聯網信息化技術完全應用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創新。檔案管理對于企業的發展能夠提供有力依據，能與現階段業務進行對照，檔案管理過程中，只能將這些檔案資料進行收集分類，不能真正體現這些檔案資料的價值。因此，創新工作人員的思想觀念尤為重要。同時國企單位在招聘人員時，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對于新鮮事物的接受能力相對較強，多數青年人群習慣用互聯網開展工作，對各項辦公軟件掌握程度較高，在開展檔案管理工作中，能夠得心應手。

3.2隊伍建設

國企單位檔案管理工作內容多、任務重，是一項技術性極強的任務。那么想要承擔這樣艱巨的工作任務，國企單位就要不斷強化管理人員的專業技能。一方面，在人員分配環節中，堅持選用檔案管理知識豐富的員工，并在工作中實施績效考核，利用責任劃分原則，確定工作性質和工作流程，強化管理人員的工作意識。對于能力優秀的管理人員進行物質獎勵，對于能力不足的員工及時進行培訓。另一方面，在管理人員的培訓上，國企單位要根據考核情況，建立培訓計劃，定期安排專業的技能培訓，無論是管理技能還是信息技術的掌握，都要進行合理的培訓安排。尤其在管理人員的信息技術水平提升上，通過現代化的信息技術設備的引進和專業的技術指導，強化員工的電子信息技術掌握能力，讓每一個管理人員都能熟練地操作信息管理系統，實現電子信息化管理的全面落實。

3.3優化檔案的管理體系以及流程

國企單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強國企單位辦公室檔案管理標準化的流程。目前各地區的國企單位辦公室檔案管理標準不一致，隨意性非常大，對于國企單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對國企單位辦公室檔案管理進行規范化，實現區域之間的統一標準。企業單位要加強檔案管理者的工作態度和水平，真正按照公司制定的管理制度進行自我約束，以良好的工作態度開展工作，才能不斷提高工作質量。例如，根據文件的分類，可以通過不同的方法進行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統比較完善，提高工作效率，會給國企單位的發展帶來幫助。但國企單位要根據自身的實際情況制定相應的文件管理制度，不斷加強員工間的培訓，對每個人有效地實行管理，不僅可以規范國企單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各國企單位的共享工作。

3.4在技術上逐步提升

應該采用雙套制管理模式，讓實物檔案管理和計算機檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進檔案信息化管理的進程，將檔案信息資源利用更加科學化、規范化、便捷化。同時積極運用大數據、云技術等新一代技術手段做好信息資源開發利用，充分進行數據分析和認真研究，找出內在規律性和聯系性，進行資料匯編和深度開發，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權。

結束語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關，有著千絲萬縷的聯系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進辦公室其他工作數據利用和信息查找方便快捷，推動辦公室整體工作順利開展和高效運行。因此，檔案管理工作使命重大、責無旁貸，應通過在思想上高度重視、在業務上強化培訓、在制度上不斷完善、在技術上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進辦公室整體工作水漲船高、行穩致遠。

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