企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略分析

劉為蘋(píng)

摘要：企業(yè)辦公室是處理組織行政事務(wù)的部門(mén)，它在組織機(jī)構(gòu)中起著承上啟下，溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的作用。辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，涉及方方面面，尤其是文秘工作更是重中之重。如：文本編制、文件流轉(zhuǎn)，請(qǐng)示流程、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)計(jì)劃等。提升辦公室文秘工作水平，能夠確保相關(guān)部門(mén)的工作質(zhì)量和辦事效率。因此，充分認(rèn)識(shí)文秘工作的重要性，文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)能力，探討文秘工作水平提升策略，有著極為重要的意義。本文重點(diǎn)分析了文秘工作水平的提升策略。

關(guān)鍵詞：文秘、水平、重要性、素質(zhì)能力、提升策略

1、企業(yè)辦公室文秘工作的概述

1.1辦公室文秘工作的定義

文秘是指經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，具有較強(qiáng)的寫(xiě)作能力，能熟練地從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，能進(jìn)行文章、新聞材料撰寫(xiě)，有較強(qiáng)的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、日常辦公管理及公共關(guān)系等。辦公室文秘是企業(yè)日常工作的重要組成部分。它是實(shí)現(xiàn)辦公室職能的重要手段，為領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。

1.2企業(yè)辦公室文秘的主要工作職責(zé)

辦公室文秘的主要工作職責(zé)是在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文字工作。如：地鐵辦公室文秘主要負(fù)責(zé)公司公文處理、往來(lái)文件的流轉(zhuǎn)、各類技術(shù)聯(lián)系單、請(qǐng)示、函的流轉(zhuǎn)、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)計(jì)劃的撰寫(xiě)、各類調(diào)研材料的撰寫(xiě)、PPT制作、緊急突發(fā)事件信息報(bào)送、文秘檔案收集管理以及上級(jí)交辦的其它工作。

2、企業(yè)辦公室文秘應(yīng)具備的素質(zhì)能力

辦公室文秘工作主要以圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作重心開(kāi)展，以文字信息、會(huì)議督辦、信息處理等為主要職責(zé)，是領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀助手。因此文秘崗位人員要比普通員工具有更高的政治理論修養(yǎng)，更強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。

（一）具備扎實(shí)的政治理論修養(yǎng)。做好文秘工作，扎實(shí)的政治理論修養(yǎng)是最基本的要求。要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。自覺(jué)貫徹黨的基本路線和方針，堅(jiān)定中國(guó)特色社會(huì)主義道路，牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨，并將理論聯(lián)系實(shí)際，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，深入一線，服務(wù)一線。

（二）具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能。較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好文秘工作的關(guān)鍵因素。一要有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，文字表達(dá)能力是文秘人員所必須具備的能力，文字表達(dá)水平的高低決定了文秘人員工作水平的高低。因此，文秘人員要不斷學(xué)習(xí)各類公文的撰寫(xiě)，熟悉掌握公文的體裁特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)形式及表達(dá)方式，要多寫(xiě)，多鍛煉，不斷提高公文寫(xiě)作水平。二要有較強(qiáng)的領(lǐng)悟能力。會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及各類年度總結(jié)是文秘工作的重點(diǎn)，把握大局方向，學(xué)會(huì)換位思考，轉(zhuǎn)變角色，從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考、分析問(wèn)題，才能寫(xiě)出具有一定高度和深度的發(fā)言稿及總結(jié)。因此，在實(shí)際工作中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作方向的領(lǐng)悟十分重要，只有深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和方法，才能寫(xiě)出領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料。三要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。一份好的材料總結(jié)往往需要覆蓋公司的方方面面，涉及到各部門(mén)科室，需要收集各部門(mén)的相關(guān)材料，從而獲得全面準(zhǔn)確有價(jià)值的信息，為起草文稿打下基礎(chǔ)。因此，具有協(xié)調(diào)溝通能力，獲得其它部分科室人員的支持幫助是必不可少的。

（三）具備積極健康的心理素質(zhì)。辦公室工作涉及方方面面，繁雜而忙碌，尤其是文秘工作任務(wù)更是繁重，容不得半點(diǎn)差錯(cuò)，具有成熟的心理、健康的心態(tài)十分重要。一要心態(tài)平和。文秘主要以領(lǐng)導(dǎo)工作為重，以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為原則，在工作中要勤勉敬業(yè)，寵辱不驚，用積極樂(lè)觀的平常心態(tài)對(duì)待工作中的每件事。二要學(xué)會(huì)自我調(diào)節(jié)。文秘工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)重心工作開(kāi)展的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，工作在得到領(lǐng)導(dǎo)肯定的同時(shí)，也會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，甚至有時(shí)還會(huì)受到委屈和誤解，而此時(shí)文秘人員就要學(xué)會(huì)控制情緒，自我調(diào)節(jié)，釋放壓力，使自己保持良好的心情，做好本職工作。

3、當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作的不足之處

（一）缺乏一線生產(chǎn)情況的了解。現(xiàn)代企業(yè)辦公室文秘由于工作繁忙，下現(xiàn)場(chǎng)了解一線的機(jī)會(huì)很少，但是很多調(diào)研、總結(jié)的材料都是緊貼一線生產(chǎn)，來(lái)源于一線，因此，文稿中涉及一線生產(chǎn)的內(nèi)容往往比較空洞，缺乏有力的數(shù)據(jù)和真實(shí)的反饋。

（二）缺乏創(chuàng)新意識(shí)。辦公室文秘人員每天要負(fù)責(zé)通知的下發(fā)、文件的扭轉(zhuǎn)、請(qǐng)示流程及各類會(huì)議材料的撰寫(xiě)，由于工作任務(wù)繁重，只求完成，久而久之工作變成了按部就班，墨守成規(guī)，文稿寫(xiě)成了千篇一律，失去了生機(jī)和活力，工作質(zhì)量也漸漸下降，給工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定阻力。

（三）辦事效率有待提高。文秘人員要時(shí)刻緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐，除了常規(guī)的工作，每天還有一些臨時(shí)性的工作和緊急事件的處理，工作壓力大，有了倦怠的情緒，存在部分文件處理不及時(shí)的情況。

4、辦公室文秘工作水平的提升策略

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入一線，提高寫(xiě)作水平。辦公室文秘工作主要以寫(xiě)為主，因此要不斷加強(qiáng)文秘人員的理論學(xué)習(xí)，要多看書(shū)籍，拓展自己的知識(shí)面，了解行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，熟悉本企業(yè)的核心理念。要通過(guò)寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要和各類總結(jié)材料提高語(yǔ)言的表達(dá)能力、邏輯能力和寫(xiě)作水平。同時(shí)還要勤下現(xiàn)場(chǎng)，了解一線生產(chǎn)狀況和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。如地鐵行業(yè)有車輛、通號(hào)、工務(wù)、機(jī)電等專業(yè)。只有充分了解相關(guān)知識(shí)，把握相關(guān)動(dòng)態(tài)才能寫(xiě)出緊貼實(shí)際，符合領(lǐng)導(dǎo)要求的材料。

（二）勇于創(chuàng)新、開(kāi)拓進(jìn)取，打開(kāi)工作新局面。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。一個(gè)企業(yè)只有不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能永葆生命力，才能充滿活力。辦公室文秘工作通常是枯燥乏味，按部就班，缺乏靈活性。因此文秘人員更需要提高創(chuàng)新意識(shí)，摒棄落后的工作觀念，不斷優(yōu)化改進(jìn)工作方法，提高辦事效率和工作質(zhì)量，創(chuàng)建辦公室工作新風(fēng)尚。

（三）提前計(jì)劃，周密安排、提高辦事效率。文秘工作涵蓋的工作范圍廣，且工作復(fù)雜，通知文件下發(fā)、檔案收集整理、材料撰寫(xiě)以及臨時(shí)性工作等。都需要細(xì)心、耐心，容不得半點(diǎn)馬虎。因此，文秘工作都要有超前意識(shí)，要提前預(yù)想、排定任務(wù)計(jì)劃，常規(guī)性工作都要按時(shí)間節(jié)點(diǎn)保質(zhì)保量完成，對(duì)于臨時(shí)性工作則加快節(jié)奏，提高工作效率，急事急辦，特事特辦。公文起草、傳遞、落實(shí)、督辦有序可控;檔案收集、整理、立卷規(guī)范及時(shí)到位，確保每項(xiàng)工作都能順利完成。

5、結(jié)束語(yǔ)

總之，文秘工作是辦公室工作中的重中之重，了解文秘工作的工作職責(zé)及不足之處后，要切實(shí)提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平不是一蹴而成的，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要文秘工作人員的不斷努力。

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