人力資源管理中強化人事檔案管理的幾點思考

鄺津

摘 要：在社會現代化的進程中，人力資源管理在現代企業管理中的重要性越發突顯，是企業管理過程中不容忽視的重點。其中，人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，與人力資源管理工作質量好壞密切相關。本文從人力資源與人事檔案的區別出發，重點分析了人事檔案管理與人力資源管理的相互作用，提出了怎樣有效提升人事檔案管理在人力資源管理中的作用的建議措施，以期提升人力資源管理的質量水平。

關鍵詞：人力資源;人事檔案;作用;管理;建議

人事檔案管理就是指對人事檔案進行收集、整理、保存、鑒定、統計以及提供利用的活動。人事檔案的形成是在人力資源管理的過程中形成的，因此與人力資源管理密切相關。人事檔案記錄和反映了個人的經歷、才能、德行，一般一個人為單位進行建立，也可以看做個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵懲罰的原始記錄。是個人參加社會工作方方面面的記錄以及自身情況的真實反映，是人力資源管理活動中重要的組成部分。人事檔案管理是一項非常嚴謹、細致的工作，在人力資源管理過程中，要對其作出適當的調整，使其完整規范。從另一方面而言，人事檔案也是人力資源管理的基礎，沒有人事檔案提供的數據資料，人力資源管理就好比無米之炊。因此，評析人力資源管理中的人事檔案管理有著重大的現實意義。

一、人力資源管理概述

人力資源管理實際上是對人力資源進行合理的配置，通過招聘、培訓、使用、考核、激勵以及調整等一系列方法手段，將人力資源調配至最適合的工作崗位，從而最大限度地發揮人才優勢，實現企業人才管理的目標。事實檔案就是在為人才建檔的過程中形成的，是人力資源管理的基礎。人事檔案管理會對人力資源管理工作質量產生最為直接的影響。

二、人事檔案管理的作用

人事檔案管理作為人力資源管理的基礎，其記錄資料信息的完整性、真實性就顯得至關重要。如果人事檔案建檔過程存在信息不真實、不完整的情況或者在人事檔案管理中存在馬虎大意、工作不嚴謹的情形，就會對人力資源管理產生不利影響。在實際工作中，由于對人事資料準確性以及完整性方面的忽視，導致人事檔案與實際情況存在著一定的偏差，使基本信息資料失真。隨著信息技術的不斷進步，電子檔案管理的優勢越發突出，改善了傳統檔案管理的不足。當前，通過在網絡上建立一個完整規范的檔案資料庫，并對其進行及時的更新，就能夠是人們及時的了解到檔案的動態信息。對于人力資源管理的歸檔、檔案查查詢、變動以及更新方面都提供了極大的便利，有利于提高人力資源管理的工作效率。但是這都要建立在人事檔案信息資料完整、真實的基礎之上。人事檔案管理對人力資源管理工作有著非常積極的作用。人事檔案基本上記錄了員工的一生的經歷及發展過程，用人單位通過人事檔案能快速的了解到一個人的經歷，從而發掘其潛力，以至于人才不會被埋沒。

三、提升人事檔案管理的主要舉措

首先，完善人事檔案管理。人事檔案是人力資源管理工作能否順利開展的重要前提，完善人事檔案管理應做到：一是確保檔案信息資料收集的真實性、完整性。信息資料的收集是人事檔案管理的第一步，做好這一環節的工作是至關重要的。對每一位即將入職的員工的檔案進行收集，并核實信息記錄的真實性以及完整性，和保證查詢工作的系統性。二是建立完善的管理制度，要求相關管理人員以及工作人員在工作過程中始終保持嚴謹的工作態度，并嚴格的按照相關的管理制度來完成自身的工作。比方說，只要出示相關證件或者許可的人員才能查詢或者翻閱檔案資料。對于程序缺少的人員堅決不讓其隨意查找翻閱檔案。三是規范細致地對檔案進行歸類整理，并嚴格地進行檔案的篩選與信息校對工作。應認真仔細地對檔案資料進行細致的歸類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。裝訂應規整，文字應清晰完成，資料的內容不能隨意變動，最大限度地保護原版的內容。四是人事檔案管理人員應具備良好的綜合素養，要有職業素養、較高的政治素養以及良好的道德品質。隨著社會經濟的不斷發展，知識技術更新比較快，這就要求人事檔案管理人員已與時俱進，不斷拓寬自己的知識領域，提高自身的工作能力。只有這樣，才能滿足當前全新的檔案管理模式的對管理人員的要求。

其次，具備先進、科學的人事檔案檢索工具。隨著現代科技信息技術的飛速發展，人事檔案檢索工具告別了傳統的檢索方式，充分利用了現代計算機信息技術，實現了人事檔案檢索工具的多種類、高功能、高效率等特點，充分的滿足了人事檔案檢索以及檔案信息保存的要求。結合當前社會發展對人事檔案檢索以及信息保存方面的需求，人事檔案管理人員應組織相關技術人員簡歷檔案數據庫，并根據數據庫的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設計得簡單快捷、方便使用，這樣才符合人事檔案使用的習慣，符合檔案內容資料和形式特征。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的基礎，人力資源管理與人事檔案管理密切相關，二者相互作用。完善人事檔案管理制度以及選用先進、科學的人事檔案檢索工具是提高人力資源管理工作效率的重要方法。隨著人力資源管理的重要性越發突出，人事檔案管理的作用也越來越重要，相關管理人員和工作人員應以嚴謹的工作態度去對待。

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