高校檔案信息化管理工作改革與創新發展

文/寶雞文理學院 周臻君

一、高校檔案管理存在的問題

（一）高校檔案管理的信息化觀念較弱。在當今社會下，大數據技術、云計算等高水準技術的出現無不標志著“互聯網+”時代的到來，“互聯網+”時代人們的生活變得更加便利、快捷，我國高校的管理工作也是如此，在“互聯網+”的時代受到較大影響，其中高校檔案信息化管理工作的幾何級遞增就是很好的證明。我國高校的教學目標大多是培養高素質的人才，為國家建設發展提供源源不斷的人才。而在我國多數高校當中，對信息化的高校檔案管理工作較為陌生，理念上也處于落后狀態，只是單單注重教學質量上的提高，從而造成了檔案管理工作的不重視現象，同時，學校對檔案管理方面存在著不重視的態度，對高校檔案管理工作投入的經費較少，高校檔案管理工作的開展得不到有力保障，無法調動檔案管理工作人員的工作積極性。因此，教學質量方面的問題一般是大部分高校的工作重點，高校的檔案管理工作基本處于邊緣狀態。主要是高校的管理、領導不夠重視，普通的教職工不能將高校的檔案管理工作與學校的健康長遠發展發揮的重要作用聯系起來，學校工作人員的檔案管理觀念、態度比較落后，不能與時俱進及時轉化新的信息化檔案管理觀念，對檔案管理工作不夠重視，導致高校的大部分資金投入到學校的教學工作中去，對檔案管理工作的資金投入較少，不能滿足檔案管理工作人員的薪資待遇和發展前景，不利于其工作積極性的提升。

（二）高校檔案管理的信息化方式不成熟。目前，大多高校已實行檔案數字化管理，歸檔實行“雙軌制”（紙質和電子）并行歸檔，檔案管理方法過于老舊。高校檔案管理中存在著各分類檔案每年收集不完整的情況，重視程度不夠，將歸檔工作安排在其他工作之后做，最后匆忙完成工作，于是難免出現遺漏歸檔不完整。此外，檔案管理人員的工作形式也過于枯燥乏味，傳統的老舊檔案管理方法中，檔案管理員都是在機械地重復著收集整理再進行歸檔保管，工作內容枯燥乏味，難以調動檔案管理人員的工作積極性，再加上有時工作量突然加大，單單依靠人工作業難以完成資料的檢索和整理，雖然隨著電子計算機在高校的普及運用，許多高校采取了電腦檔案管理的模式，但僅僅局限于檔案的存儲與查詢，并未真正做到信息化的檔案管理模式。平時工作中歸檔意識欠缺沒有歸檔安排，到集中歸檔時，歸檔資料丟失造成歸檔不完整。目前有些高校已經試行電子檔案與紙質檔案同時歸檔管理，電子歸檔過程中存在歸檔流程不順利或者簽章故障以及檔案信息化設備更新不達標等問題，都表現出信息化檔案電子歸檔有待完善，檔案管理工作效率欠缺的現象。

（三）高校檔案管理人員綜合素質與信息化檔案要求欠缺。大部分高校檔案館機構完整，人員配備數量增加，但是專業能力存在著參差不齊的問題，檔案管理人員多屬于調崗，半路出家，對業務一知半解。高校檔案管理人員包含專職檔案管理人員和兼職檔案管理人員。專職檔案管理人員基本熟識檔案管理的各項規定，但是，信息化時代對高校檔案管理人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要知道檔案管理相關知識，同時還需要具備計算機、網絡技術等綜合知識。兼職檔案管理人員一般能參加每年的檔案管理專業培訓與學習，但從思想認識到工作重視程度基本偏向本職工作而忽視兼職的檔案工作。這就導致高校的檔案管理人員并沒有受過專業的檔案管理知識及相關的技能訓練，且一些年紀比較大的工作者仍存在著比較傳統的思想觀念，不重視檔案管理的工作也不愿進行專業的檔案管理的培訓與學習，這就導致部分高校檔案管理人員的綜合素質水平較低，不利于高校檔案管理水平的提升。

二、高校檔案信息化管理工作的改革與創新措施

（一）轉變高校檔案信息化管理觀念。高校檔案信息化管理工作對提升高校的核心競爭力、促進高校長遠健康發展存在著重要的作用。因此，需要對高校檔案信息化管理工作進行改革與創新，首先要轉變高校的檔案信息化管理的觀念，摒棄傳統的高校檔案管理觀念，轉變成現代化的信息化管理觀念。在高校進行檔案信息化管理工作的時候，應緊隨當今信息化時代的發展趨勢，用高校檔案信息化管理的理念來武裝頭腦，促進高校檔案信息化管理的順利進行，進一步推動高校檔案信息化管理工作的發展。

（二）優化高校檔案信息化管理方式。要想對高校檔案信息化管理工作進行改革及創新，需要優化高校檔案信息化的管理方式。近年來，隨著科學信息技術以及互聯網技術的迅速發展，促進了各領域的進步與發展，由此同時，也在潛移默化中更新著人們的思想觀念，也使得高校相關工作人員的檔案管理觀念不斷地改變、與時俱進，直接推動了高校檔案信息化管理模式的優化。要想優化高校檔案信息化管理方式，應在管理過程中，確保高校檔案資源的信息化建設，將先進的信息化手段應用在高校檔案管理的工作中，從而提高高校檔案信息化管理的工作效率及質量，從而促進高校的發展。

（三）提高高校檔案信息化管理人員的綜合素質。要想對高校檔案信息化管理工作進行改革與創新，應該提高高校檔案信息化管理人員的綜合素質，因為人具有主觀能動性，有創造性的人能夠對周圍事物的發展起著積極的作用。因此，高校在招聘檔案信息化管理的工作人員時，應重視應聘者的專業技術方面的能力，高校還應定期對檔案信息化管理的工作人員進行培訓與學習，不斷地提高其專業知識能力、實際操作能力及職業道德水平，以不斷地促進高校檔案管理人員往專業化和綜合化方向發展，不斷地提高其綜合素質水平。另外，高校檔案信息化管理的工作人員應深刻地認識到檔案管理工作對高校發展的重要作用，轉變自身的思想觀念、與時俱進，也要提升自身的保密意識，為高校檔案信息化管理水平的提高貢獻自己的一份力量。

三、總結

本文以《高校檔案信息化管理工作改革與創新發展》為題，首先對高校檔案管理觀念落后、高校檔案管理方式陳舊、高校檔案管理人員綜合素質較低等高校檔案管理存在的問題進行了分析，其次針對這些問題提出了轉變高校檔案信息化管理觀念、優化高校檔案信息化管理方式、提高高校檔案信息化管理人員綜合素質等高校檔案信息化管理工作改革與創新的措施。