新形勢(shì)下檔案“雙套制”管理模式研究

文/廣東省河源市廣東省南粵交通河惠莞高速公路管理中心 陳靜妙

當(dāng)前我們已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理領(lǐng)域也不例外，尤其是電子文件的出現(xiàn)大大提高了檔案使用效率，也節(jié)約了檔案的物理儲(chǔ)存空間。電子簽名是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目信息化管理的主要技術(shù)手段之一，它解決了信息系統(tǒng)生成的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔成為電子檔案的問(wèn)題，有效提高項(xiàng)目檔案工作效率，但目前比較難以實(shí)現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化，最終形成了當(dāng)前電子和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理新局面。

一、檔案“雙套制”管理模式

所謂“雙套制”檔案管理就是建設(shè)項(xiàng)目檔案由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成，目前在高速公路建設(shè)單位實(shí)施“雙套制”檔案管理模式，即電子簽名的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔成為檔案，卷內(nèi)文件上相關(guān)責(zé)任人不再進(jìn)行手工簽名。但電子文件仍存在兩種類(lèi)型，第一種是通過(guò)電子簽名直接形成的，第二種是紙質(zhì)文件數(shù)字化形成的。其主要特點(diǎn)是，第一種有電子簽名的電子文件為原生文件，有電子簽名的文件打印成紙質(zhì)歸檔的文件為電子檔案的復(fù)印件；第二種則反之。

二、檔案“雙套制”管理中的問(wèn)題及解決對(duì)策

（一）問(wèn)題一。通過(guò)信息系統(tǒng)生成帶有電子簽名的電子表格，所打印的紙質(zhì)表格屬于電子檔案的復(fù)印件，按傳統(tǒng)程序應(yīng)在紙質(zhì)表格上加蓋單位公章，那么即存在電子表格無(wú)公章的問(wèn)題，導(dǎo)致電子施工表格與紙質(zhì)不一致。解決對(duì)策：為確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和電子文件原件的效力性，同時(shí)確保檔案“雙套制”管理模式的規(guī)范化，建設(shè)單位可要求各參建單位啟用電子公章。由中標(biāo)單位辦理電子公章數(shù)字證書(shū)并向建設(shè)單位正式行文啟用該電子公章，由各參建單位指定專(zhuān)員負(fù)責(zé)電子公章數(shù)字證書(shū)的使用及保管，通過(guò)完善電子公章各項(xiàng)辦理及啟用程序手續(xù)，確保電子公章的效力性。

（二）問(wèn)題二。電子簽名主要通過(guò)個(gè)人數(shù)字證書(shū)實(shí)現(xiàn)，但當(dāng)下形式存在施工單位個(gè)人數(shù)字證書(shū)使用不規(guī)范問(wèn)題，如何確保個(gè)人數(shù)字證書(shū)簽認(rèn)的真實(shí)性？如何確保該數(shù)字證書(shū)為本人使用？解決對(duì)策：重點(diǎn)加強(qiáng)個(gè)人數(shù)字證書(shū)的申請(qǐng)及領(lǐng)用手續(xù)管理。首先，各參建單位設(shè)置專(zhuān)員負(fù)責(zé)數(shù)字證書(shū)的申請(qǐng)及發(fā)放工作。其次，進(jìn)一步完善數(shù)字證書(shū)申請(qǐng)及領(lǐng)用各環(huán)節(jié)相關(guān)手續(xù)，要求以本人手持身份證、個(gè)人數(shù)字證書(shū)及簽領(lǐng)表進(jìn)行拍照確認(rèn)領(lǐng)用。最后將申領(lǐng)資料及申領(lǐng)照片存檔。通過(guò)完善領(lǐng)用手續(xù)和建立責(zé)任機(jī)制來(lái)約束本人應(yīng)正確使用且做好個(gè)人數(shù)字證書(shū)保管，同時(shí)對(duì)個(gè)人數(shù)字證書(shū)所簽認(rèn)的質(zhì)檢文件承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

（三）問(wèn)題三。電子檔案的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。解決對(duì)策：實(shí)行檔案“雙套制”管理模式得保證項(xiàng)目電子數(shù)據(jù)容災(zāi)條件，做好本地、異地備份，且電子檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)具備防攻擊、防病毒等軟硬件能力。

三、對(duì)檔案“雙套制”管理模式的新思考

（一）提前介入，做好培訓(xùn)。1.完善合同管理。指導(dǎo)各參建單位在與軟件公司的技術(shù)服務(wù)合同中明確電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和托管、建設(shè)及營(yíng)運(yùn)各階段電子檔案系統(tǒng)的使用權(quán)限等問(wèn)題，確保檔案系統(tǒng)模塊滿足檔案工作的所有要求，使電子檔案系統(tǒng)的歸檔工作和技術(shù)支持得到保障。2.為加快推動(dòng)項(xiàng)目檔案“雙套制”實(shí)施工作，建設(shè)單位首先應(yīng)建立《檔案“雙套制”管理實(shí)施方案》，并及時(shí)組織各參建單位進(jìn)行實(shí)施方案的宣貫和電子檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（二）抓好過(guò)程，加強(qiáng)措施。1.做好電子檔案進(jìn)度管控。實(shí)行電子檔案形成情況季報(bào)管理，同時(shí)通過(guò)電子檔案系統(tǒng)對(duì)各參建單位電子檔案系統(tǒng)的使用進(jìn)行全程監(jiān)控，并加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)工作。2.做好電子文件質(zhì)量管理。對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，并開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量的專(zhuān)項(xiàng)檢查，可要求監(jiān)理將電子檔案數(shù)字化質(zhì)量納入月度檔案檢查。

（三）不斷完善，優(yōu)化應(yīng)用。1.檔案“雙套制”的管理目前仍在邊試邊行的階段，各建設(shè)單位在過(guò)程管理中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況對(duì)實(shí)施方案進(jìn)行合理修訂，以“方案指導(dǎo)工作，工作修正方案”為原則，進(jìn)一步優(yōu)化“雙套制”的各項(xiàng)管理及提升電子檔案系統(tǒng)的有效應(yīng)用。2.持續(xù)保持對(duì)電子檔案系統(tǒng)的“鉆研”態(tài)度，鉆研如何達(dá)到高效收集電子表格并完成排序，如何改進(jìn)系統(tǒng)操作模塊及功能等達(dá)到更有效的電子檔案管理效果，如何通過(guò)應(yīng)用電子檔案助力本項(xiàng)目檔案管理，如何改進(jìn)常規(guī)的項(xiàng)目檔案過(guò)程管理更貼合檔案“雙套制”管理模式等。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前應(yīng)用的“雙套制”檔案管理模式是以實(shí)現(xiàn)“單軌制”為目標(biāo)的過(guò)渡階段，這一階段的檔案管理以紙質(zhì)和電子化檔案并重，需要我們適應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變舊觀念，適當(dāng)轉(zhuǎn)變以往常規(guī)的檔案過(guò)程管理，通過(guò)不斷完善、提高管理水平，為檔案管理“無(wú)紙化”時(shí)代的到來(lái)做好準(zhǔn)備。