數字化檔案在檔案管理工作中的作用

文/山西省地震局 和煒

隨著我國科學技術的不斷發展，我國檔案管理工作的信息化程度逐漸增強，各單位也逐漸利用數字化管理方式來提高自身檔案管理工作的規范性。各單位應當跟隨時代發展的腳步，努力學習先進的管理技術來改善自身管理模式，增強資源的開放性以及信息管理效率，進而促進單位的快速、穩定發展。

一、目前我局檔案管理工作現狀

我局檔案室于2017年開展了數字化文書檔案的前期鑒定工作，同時還邀請了省檔案局對我局進行實際考察，詳細鑒定我局自1967年至2000年的文書檔案，省檔案局在鑒定工作結束之后對我局的檔案管理工作提出了幾點建議，希望我局不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理的先進性、科學性，進而促進我局檔案工作健康發展。

省檔案局要求我局應當嚴格按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限規定》進行檔案管理，規范做好文書檔案的鑒定以及解密工作，要將60年代檔案保管期限為長期和短期的案卷調整為永久卷，以解決我局60年代文書檔案嚴重短缺的問題。我局還應當將近30年來的3020卷17萬頁的文書檔案按照檔案年限以及保管期限進行細致翻閱、了解以及鑒定，同時還要重新對文書檔案進行分類整理以及排序，這樣才能解決好文書檔案排序不合理以及放置較為混亂的問題。我局在這次審查過程中還對涉密文件進行了重新篩選和登記，保證了檔案管理的安全性和保密性。只有將文書檔案良好整理、管理、鑒定才能實現檔案的規范化管理，降低保存成本以及時間損耗，同時還能提高檔案審查以及管理工作的效率，促進檔案管理工作正常進行。

二、數字化檔案在檔案管理工作中的作用

數字化檔案管理工作可以使單位的檔案管理工作更加規范和標準，有效提高工作效率，同時還能節省單位資源，降低運行成本。因此各單位應當不斷提高對數字化檔案管理方式的重視，逐步學習先進的檔案管理技術，提高自身的管理水平。

（一）促進檔案管理工作規范化進行。數字化檔案管理工作可以幫助單位建立一個完善的檔案數據庫，將檔案信息轉換成電子格式還能提高檔案查詢和管理效率。電子化檔案管理數據庫并非只能存儲電子檔案，還可以實現電子檔案的規范化管理，幫助單位構建專業的信息化電子檔案管理系統，使各個部門的工作人員都可以及時查看以及更新檔案信息。這種檔案管理方式可以克服傳統存儲模式存儲性較差以及查閱速度慢的缺點，實現資源整合及共享，提高數字化檔案管理的效能。

（二）有效提高檔案管理工作的效率。隨著我國信息技術的飛速發展，我國已經逐漸步入信息化時代，這就要求各單位應當跟隨時代發展的腳步，不斷學習先進的信息技術來完善自身管理方式。數字化檔案是將計算機作為傳播的載體，同時還能存儲大量信息進行信息管理。由于人工整理方式速度較慢而且容易出現差錯，會浪費大量的工作時間，同時還會影響管理工作的質量。應用數字化檔案管理方式可以加快工作人員管理以及分類的速度，有效縮短工作人員的整理進程，提高檔案信息整理效率。

（三）降低企業檔案管理成本。數字化的檔案信息管理可以有效節省檔案存儲空間，同時還能減少人工審查過程對檔案資料的破壞，降低單位的運行成本。數字化檔案管理技術可以將檔案存儲在硬盤中，管理工作者僅通過計算機就可以完成檔案管理與維護，而傳統的檔案管理方式還會出現紙質資料受潮或者被蟲蛀的情況，因此需要耗費大量的人力資源進行檔案管理以及修復。而數字化檔案管理方式可以進行無限期的資源使用，同時不用擔心數據信息的損壞，極大程度地保護了檔案的安全。

三、促進檔案管理工作實現數字化的策略

檔案數字化管理是檔案管理工作的重要部分，將紙質檔案轉化成數字檔案可以有效提高在線搜索速度，同時還能方便管理人員或者其他員工實時查找個人檔案，極大增強了檔案搜索過程的高效性。因此我局應當不斷學習其他省局數字化檔案管理工作的經驗以及做法，促進我局檔案管理工作質量提高。

（一）選擇外包公司進行檔案數字化掃描。我局可以采用招標投標的方式選擇外包公司進行數字化掃描工作，優先選擇省檔案局推薦的以及工作信譽高的企業，同時還要保證外包公司具有豐富的工作經驗以及熟練的掃描技術。我局應當保證檔案掃描工作的安全性以及保密性，使掃描公司可以嚴格按照保密工作的要求進行工作，同時還要遵守國家紙質檔案數字化加工標準以及安全保密工作規范。通過這種方式可以有效縮短檔案掃描時間，同時還能提高檔案掃描過程的安全性以及準確性，促進檔案數字化管理工作的正常進行。

（二）改善工作環境。由于文書檔案審查工作歷時比較長，涉及到的工作人員以及檔案卷宗也比較多，這就需要一個較大的辦公場地進行檔案審查。部分檔案資料保留時間較長，檔案出現了老化、發黃、變脆的情況，為了減少管理以及審查工作對檔案造成的影響，我局也應當配備專業的管理以及修復設備，同時提供較大的辦公場地進行檔案的數字化掃描，這樣才能提高檔案管理的安全性。工作人員在進行檔案管理以及審查時要注意保護檔案，減少對檔案的磨損以及損耗，同時管理人員應當實時監督工作人員的工作過程，指導工作人員如何在保護好檔案的同時進行檔案管理，盡可能減少人為因素對掃描工作的影響。

（三）成立檔案質量控制小組。我局應當成立專門的檔案質量控制小組，明確檔案管理工作各環節的責任人，負責人應當定期或者不定時對檔案管理工作進行監督和審查，保證檔案管理過程的安全性、規范性。同時安全責任人在每次檢查之后還應當將交接表以及項目驗收報告上交，交給相應的部門領導進行審查，確保各個環節都能嚴格按照規章制度進行。檔案質量審查的各個工作環節都應當有專門的負責人進行簽字交接，做到各個工作環節的完美銜接。在做完一批檔案審查管理工作之后應當立即對成果進行審查，針對審查過程中出現的問題及時改正，不能等到積累過多的審查資料時再進行統一審批，這樣容易造成審查工作出現錯亂，同時還會降低審查效率，不利于成果質量驗收工作的正常進行。確保檔案審查項目質量合格之后，再將檔案資料上交或者保存，這樣才能保證數字化檔案管理工作的質量。

（四）提高成果運用效率。我局可以在檔案掃描工作完成之后建立專門的文書檔案信息庫，同時加強各部門之間的溝通和合作，將文書檔案信息庫同網絡檔案管理系統連接，使每位員工都可以利用檔案管理系統查詢相關信息。檔案管理系統可以使員工不受工作時間以及工作地點的限制，實時查詢檔案信息以及瀏覽檔案原文，這樣可以有效提高員工的工作效率以及檔案管理的質量，增強了檔案的利用效率，進而促進單位健康發展。員工還可以針對當前系統存在的問題提出相應的解決策略，這樣可以方便工作人員及時改善系統運行方式，保證檔案查詢工作正常進行。

四、總結

在當前信息技術飛速發展的環境下，各單位必須進行數字化檔案管理才能跟上時代發展的腳步，逐漸提高行業地位以及行業影響力。目前我國檔案管理工作越來越傾向于數字化、信息化，這就對我局的檔案管理工作提出了較高要求。我局應當利用信息技術來提高檔案管理效率，進而實現自身的健康、快速、穩定發展。