檔案館電子檔案管理的思路與策略

文/昭通市檔案館 張翔

檔案館電子檔案主要記錄在磁帶、光盤和磁盤等載體中，通過代碼形式生成，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取文件。電子檔案的形式有電子書、電子郵件、電子表格和電子圖片等，其優(yōu)勢(shì)非常明顯，大大減少了檔案存儲(chǔ)空間，也為今后的查詢與利用帶來了便利。但是檔案的電子化也有很多問題，其信息容易被篡改與竊取。對(duì)此檔案館要重視電子檔案管理工作，不斷轉(zhuǎn)變工作方法，提升電子檔案管理效率。

一、檔案館管理電子檔案的特征

第一，電子檔案具備獨(dú)立性特征。檔案館電子檔案主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳遞，存儲(chǔ)位置并未固定下來，存儲(chǔ)環(huán)境、利用載體經(jīng)常出現(xiàn)變化，不過其內(nèi)容與信息形態(tài)相對(duì)固定。第二，檔案館電子檔案利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)與利用，在軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)上有著較強(qiáng)的依賴性。在計(jì)算機(jī)的支持下，才能完成對(duì)電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、分類和歸檔。第三，容易發(fā)生安全隱患。電子系統(tǒng)內(nèi)檔案主要通過計(jì)算機(jī)完成，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)登錄較為便捷，他人容易修改和復(fù)制電子檔案，可以快速變更原電子檔案，且不會(huì)出現(xiàn)處理痕跡，不利于電子檔案的有效管理。若是原材料缺少備份，傳遞時(shí)計(jì)算機(jī)硬盤系統(tǒng)發(fā)生故障，將出現(xiàn)檔案丟失與受到破壞等問題。

二、檔案館電子檔案管理的思路與策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增加資金投入。檔案館要對(duì)電子檔案管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，將其納入單位管理的重要位置。檔案館要注意人員的合理配置，安排專人負(fù)責(zé)管理電子檔案，對(duì)電子檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)歸檔，保證可以隨時(shí)隨地查詢檔案資料。為了讓電子檔案管理工作高效開展，檔案館還要將各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，如盡快購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等，并定期增加相關(guān)軟件，這需要領(lǐng)導(dǎo)重視程度，在資金上加大投入力度。此外，為了提升電子檔案管理的一體化和網(wǎng)絡(luò)化水平，檔案館也要注重開發(fā)與之配套的應(yīng)用軟件體系，要注意組織技術(shù)力量進(jìn)行開發(fā)，或者是購買適用于本單位的電子檔案管理體系。

（二）完善電子檔案管理制度，提升標(biāo)準(zhǔn)化水平。檔案館在制定電子檔案管理制度的過程中，要做好以下幾點(diǎn)措施：第一，對(duì)文件管理與電子文檔作出統(tǒng)一管理，這是由于電子文件屬于電子文檔的基礎(chǔ)內(nèi)容，需要在基礎(chǔ)上做到操作的規(guī)范性，才能讓電子文檔更加準(zhǔn)確與真實(shí)。第二，檔案館要在檔案管理體系中納入電子檔案前期收集、整理等工作，讓檔案資料在收集與整理時(shí)實(shí)現(xiàn)規(guī)范性與統(tǒng)一性的提升。第三，檔案館要建立專門的電子檔案檢測(cè)部門，對(duì)電子檔案接收之前需要嚴(yán)格檢測(cè)，這樣可以保證電子檔案的原始性與真實(shí)性。此外，檔案館為了提升電子檔案現(xiàn)代化管理水平，還需要采取標(biāo)準(zhǔn)化管理方法，應(yīng)該從實(shí)際電子檔案管理工作出發(fā)，明確制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在具體工作中嚴(yán)格執(zhí)行。這樣電子檔案管理才更加標(biāo)準(zhǔn)化，為后期的利用創(chuàng)造良好條件，能夠?qū)?yīng)有的價(jià)值與作用發(fā)揮出來，促進(jìn)檔案館進(jìn)一步發(fā)展。

（三）做好電子檔案安全保管工作。在檔案館電子檔案歸檔以后，應(yīng)該實(shí)行有效的保管方法，提升檔案資料的安全性。第一，應(yīng)控制好存儲(chǔ)載體的質(zhì)量。第二，對(duì)存儲(chǔ)載體保管條件進(jìn)行改善，在檔案館的電子檔案保管過程中，要注意遠(yuǎn)離有害氣體和磁場(chǎng)環(huán)境，建立有利于磁、光介質(zhì)管理的良好環(huán)境，并加強(qiáng)對(duì)環(huán)境溫度與濕度的控制。第三，做好計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)工作，保存電子文件的載體不能有病毒，讓載體始終處于良好保護(hù)狀態(tài)，加強(qiáng)對(duì)加密電子檔案的管理。第四，檔案館要想保持電子檔案信息的完整性、可讀性和載體的無損傷，要注意對(duì)電子檔案的安全性檢查，只要信息與載體等出現(xiàn)損壞，就要將維護(hù)措施做到位，認(rèn)真開展拷貝、修復(fù)等工作，從而避免出現(xiàn)安全問題。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。電子檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，離不開一批素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人才，對(duì)此檔案館要加大人才培養(yǎng)力度，為電子檔案管理工作高效開展奠定良好基礎(chǔ)。檔案館要注重對(duì)已有檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們盡快掌握最新的檔案管理知識(shí)，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤操作的行為，保證電子檔案的完整性與安全性。同時(shí)檔案館也要注重引進(jìn)人才，尤其是懂檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)的人才，這樣才能解決電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，促使檔案館電子檔案管理工作效率不斷提升。

三、結(jié)語

總之，隨著計(jì)算機(jī)的進(jìn)一步普及與應(yīng)用，檔案館電子檔案數(shù)量將日益增多，在便于存儲(chǔ)與利用檔案的同時(shí)，也容易出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)隱患，如黑客攻擊、病毒傳播等。對(duì)此檔案館管理人員應(yīng)該提高重視，既要提升電子檔案管理水平，提升檔案資料的完整性與真實(shí)性，同時(shí)也要注意做好安全工作，避免對(duì)電子檔案造成破壞。檔案館要逐步增加資金投入，將現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，并培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人才，為電子檔案管理水平的提升創(chuàng)造更有利的條件。