加強社會保險檔案管理的對策及建議

文/單縣人力資源和社會保障局 楊麗娟 程鵬

作為國家檔案體系中的重要組成部分，社會保險檔案中記錄了機關單位、企事業單位、社會組織等為員工繳納五大社會保險（包括養老、醫療、工傷、失業、生育）的具體信息，包括各項保險費用的繳納基數、統籌時間、保險關系轉移等，還準確記錄了各單位退休檔案審批、待遇計發、退休金發放的情況。一般來說，社會保險檔案都是由各單位或托管機構保管的，為了確保檔案信息的真實性、全面性、準確性，提升檔案利用率，應跟隨時代發展，優化社會保險檔案管理。

一、社會保險檔案管理存在的問題

目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據類。即國家和地方出臺的各項有關社會保險的法律法規和政策性文件。2.業務憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉接、報銷、理賠等環節產生的憑證。3.結算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關系轉遞清單、轉接變更登記卡等。4.統計報表類。包括社會保險費用匯繳統計表、參保人員工資變動情況統計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統計、生存調查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現網絡化辦公后形成的數字化檔案。

現階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經辦機構未正確認識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統一規范的管理制度。國家為了規范社會保險檔案的管理，發布了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經辦機構在按照規范實施標準化檔案管理的積極性及進度上存在較大差異，有些區域檔案信息不全，不同區域歸檔范圍不明確，導致檔案信息無法實現高效利用。3.缺少專業的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機構，檔案管理人員業務水平過低，部分為兼職人員，沒有專業知識背景。4.社會保險檔案管理設施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室庫容量急需增大，而且最好能夠做好防潮、防火工作，并且根據檔案管理信息化建設進程，完善相關的硬件、軟件設置配置，加強計算機網絡通信安全管理。

二、加強社會保險檔案管理的對策及建議

（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設進程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經辦機構應該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發展規劃中，在年度工作計劃中，制定科學合理的社會保險檔案管理改進計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴建，配置現代化管理設備及專業人員，建立健全檔案管理制度。

（二）實現檔案管理的規范化和制度化。在大數據時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應該制定科學合理、標準統一的社會保險檔案管理制度，明確規定各社會保險經辦機構在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標準，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機制，將社會保險檔案管理工作任務細分到各個部門，并建立科室聯動機制，相互監督，分工協作。

（三）建設專業的社會保險檔案管理隊伍。根據現代化社會保險檔案管理需求，培養專業的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，為社會保險經辦機構提供人才支持。而且，社會保險經辦機構應該設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育。比如說，現在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質不足的情況，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕。

（四）推動社會保險檔案管理信息化建設。用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機構必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，構建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇。

三、結語

社會保險檔案具有保存、查考、利用的價值，作為社保經辦機構，應該保證檔案資料的完整、真實，從而確保檔案信息能夠準確反映當地經濟發展情況，作為當地發展規劃的依據，為當地社會保險體系的構建與完善提供信息支持，促進和諧社會的構建。作為社會保險檔案的管理機構，應該充分重視保險檔案管理工作的重要性，積極履行崗位職責，提升辦事效率，提升工作質量，為人民服務。現階段，我國保險檔案管理水平比較低，存在諸多問題，必須予以重視，及時解決。