大數據背景下高校學生檔案利用價值研究
——學生檔案數據庫建設初探

2019-11-24 16:34:02湖南城建職業技術學院沈玲

辦公室業務 2019年14期

文/湖南城建職業技術學院沈玲

檔案工作的最終目的就是為了提供檔案利用，實現檔案價值。我國著名的檔案學家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，實現檔案的自身價值”。當前，各高校都在進行檔案信息化建設的嘗試，但大多是從學校綜合檔案的角度出發，很少細分到學生檔案這一類型，對于學生檔案利用價值需深入細致地進行挖掘。

一、高校學生檔案的利用現狀

（一）檔案利用服務方式落后。當前，高校學生檔案利用服務方式落后主要體現在兩個方面：首先，檔案服務模式落后。以傳統服務模式為主，網絡服務模式為輔。雖然很多高校檔案館（室）已經開展了網絡服務，但是離檔案信息網絡服務的全面實現還存在一定差距。其次，檔案服務層次落后。高校學生檔案的利用多注重原始信息材料的歸檔，而利用檔案內容進行數據加工并提煉出有效檔案信息的水平不高。

（二）檔案利用服務平臺建設落后，服務功能單一。根據資料顯示，目前我國高校學生檔案利用服務平臺的不足主要表現在以下幾個方面：一是有些高校沒有專門的檔案網站，只在部門的工作動態上有零星的檔案方面的報道。二是學生檔案網站建設的質量普遍不高，多為各種規范性文件和檔案政策的報道，學生檔案的服務功能發揮有限。三是學生檔案網站的建設從網頁設計到內容版式都缺乏新意，且多年沒有更新，網頁上都是一些“舊聞”，不能吸引眼球，訪問量不高。四是大多數高校學生檔案網站對檔案利用者提供服務集中體現在“檔案去向查詢”這一事項，服務功能較為單一。

二、高校學生檔案數據庫建設的意義

大數據主要指的是4V數據：即海量、多種類、高價值和快速。在大數據背景下，高校的學生檔案管理不應該只停留在對紙質檔案的管理層面，而應該重視學生檔案數據庫的建立，注重通過二次加工，整合分析學生檔案數據庫中的各項數據，對事件的發展走向給出合理的預測，建立應對學生突發事件的預警機制，為高校學生管理等相關工作提供專業的、合理的、科學的決策依據。

（一）現實意義——滿足檔案用戶的各種信息需求，創新獲取檔案信息的方式。筆者在學生檔案工作崗位工作了十年有余，就目前學生檔案的實際管理情況來看，學生檔案收集、歸檔完畢后，便被“束之高閣”，除了畢業后作為人事檔案的前身被寄往學生工作單位外，很難發揮其利用價值。另外，學生檔案只收集固定的幾種材料，其程式化的歸檔方式導致檔案材料千人一面，缺乏個性，且目前學生檔案僅限于記錄學生的常規表現，檔案信息內容不夠全面，也致使學生檔案很難具有利用價值。近年來，檔案利用者因升職、落戶、政審等原因對檔案信息訴求越來越多，對信息獲取的方式提出了更高的要求。高校學生檔案工作的重點應落在改變落后的人工管理模式，使學生檔案管理從建檔、完善檔案到檔案去向查詢的全過程實現數據化、信息化。

（二）必要性——為高校學生管理工作的開展提供數據保障和材料支撐。高等教育的大眾化，使得大學生群體規模越來越大。而網絡技術和自媒體的發展加大了大學生群體教育工作的難度。如何做到“知己知彼”，全方位地掌握每名學生的基本情況“因材施教”是做好學生管理工作的前提和先決條件。而通過學生檔案數據庫，我們可以根據學生的基本信息對其進行群體細分，并根據每一類細分群體的差異化有針對性地開展工作，從而使學生管理工作達到事半功倍的效果。再者，每一類“特殊”學生的產生原因都是多方面的，我們不僅要“知其然”，更知其“所以然”，通過學生檔案數據庫的實時數據分析，全方位地掌握學生的所有信息，為學生管理工作提供憑證資料和決策依據。

（三）必然性——順應檔案信息化、數據化的趨勢。當今，各大高校學生檔案管理部門面臨的首要問題是如何通過檔案信息化、數據化建設，達到強化學生檔案的管理模式、充分發揮學生檔案利用價值的目的。目前高校學生檔案信息化水平不高主要表現在落后的管理模式，大多數高校仍停留在人工管理檔案模式，大量的紙質檔案堆積于檔案室，管理水平與工作效率都比較低——傳統的檔案管理模式已成為制約學生檔案工作發展的瓶頸。近年來，各高校都順應信息化潮流，開始嘗試進行檔案信息化建設：有些高校開始重視學生檔案網站的建設與政策方面的宣傳，有些高校已經開始嘗試實現學生檔案去向查詢的信息化，有些高校開始自主研發學生檔案管理系統，有些高校甚至開始嘗試就學生檔案信息的內容實現信息化。2017年10月10日，重慶師范大學涉外商貿學院頒布公告，將學生特殊群體檔案信息化計入工作議程，要求各輔導員于2017年10月31日前在學生綜合管理系統中“基本-特殊群體”中完成建檔工作。綜上所述，未來的高校學生檔案必將從落后的紙質檔案、人工管理模式中走出來，實現檔案的信息化、數據化，目前已有高校開始實行學生電子檔案，可以預見的是，隨著大數據、云儲存、區塊鏈等的發展，學生電子檔案的普及指日可待。

三、高校學生檔案數據庫建設的原則

（一）服務性原則。高校的學生檔案工作應該轉變理念，由過去的“重藏輕用”改為檔案利用者提供服務，實現檔案價值的最大化。高校學生檔案庫作為學生在校成長發展的記錄冊，我們要把它的建設和完善作為學生管理工作的一個必要環節來抓，以期發揮其在學生常態化管理中的積極作用，使其不僅服務于學生的成長成才，更依據其強大的數據處理、分析功能等服務于高校的學生事務管理部門：為學生工作部門提供了解學生的窗口；為管理決策提供第一手的憑證資料；為建立突發事件預警機制提供重要依據。

（二）保密性與安全性原則。學生檔案數據庫的信息涉及學生的隱私，因此在采集和利用的過程中應遵循保密性原則：對于不同的用戶，其開放的程度和內容應根據實際情況而定；對數據采集和使用環節加強保密性教育；還要注意數字信息的長期保存問題；數字信息的安全問題等。

（三）客觀性與專業性原則。學生檔案數據庫的建立必須客觀公正地判斷每一個學生的特點,并根據學生的實際情況錄入信息，不可有半點的主觀意識。在對學生進行幫扶教育的同時，也應該遵循客觀事實，不能戴著有色眼鏡去看待學生。特別對于心理有疾病的學生的判斷不僅要客觀更需要專業，應該請教具有“心理咨詢師資格”的老師或者前往專門機構進行確診。

（四）動態性原則。學生群體是不斷發展變化的，即使同一個學生在不同的學習階段也會呈現出與以往不同的特質，因此學生檔案數據庫的建立也要遵循動態連貫的原則：一方面及時地收集、整理學生的相關信息。另一方面要持續跟蹤記錄，建立定期和不定期更新檔案內容的制度，使之始終處于一種動態連貫狀態，確保檔案內容的及時性和準確性。

四、高校學生檔案數據庫建設的方法與策略

海量檔案信息的搜集、篩選、處理，加之大學生群體對這項工作的重要性和必要性缺乏了解，將導致學生檔案數據庫建立工作的難度加大，學生檔案數據庫的建設工作任重而道遠。

（一）健全學生檔案管理制度，強化檔案管理信息化意識。學生檔案管理是高校學生管理工作中不可缺少的一個環節，更是一項制度性很強的工作，學生檔案數據庫的建設急需一套完整、嚴密、科學的建檔機制和管理機制，包括《學生檔案管理制度》《學生檔案保密規定》《學生歸檔細則》《學生檔案實時歸檔制度》等。在建立學生檔案數據庫的過程中，更要將各項檔案制度落實到具體的行動上來：首先，將學生檔案數據庫完善落實到責任人，并將工作完成情況納入年度考核，力求高效準確地完成數據庫的基本建設。其次，新生入校教育時就學生檔案信息的錄入舉辦專門的培訓與講座，加強宣傳教育，普及檔案知識，以確保準確地錄入學生的基本信息和成長紀錄，提高檔案資料錄入時的規范性與準確率。再次，高校學生檔案管理工作應該突破思想的桎梏，意識到學生檔案管理工作不僅僅包含整理、存儲、歸檔、轉遞等基礎性管理工作，還應該加強檔案利用等服務功能的建設，助力高校學生檔案管理工作的信息化、數據化發展進程。

（二）加強學生檔案從業人員隊伍建設，建立專人管理制度。為保證高校學生檔案管理工作的水平、效率及質量，需要加強學生檔案從業人員隊伍建設，建立專人管理制度。首先，從學生檔案工作的整個環節來看，檔案工作是一項集知識性與事務性為一體的綜合性工作，需要檔案從業人員具備較好的理論功底和綜合素質。其次，學生檔案管理是一項嚴謹的工作，需要工作人員不僅有認真負責的工作態度，還應具備科學、專業的工作方法，管理者在掌握學生檔案管理知識的同時，還需要掌握一定的數據處理知識。長期以來，學生檔案管理工作在高校的各項工作中越來越處于邊緣化的境地，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認知，今后在檔案從業人員專業隊伍建設及職稱評定等方面都應該下功夫，對檔案從業人員還應該加強專業素養、專業知識、數據處理等方面的培訓。

（三）整合資源，合力共建學生檔案數據庫。首先，需要學生本人、家長、老師和學校各方配合，共同完成學生檔案數據庫的建檔工作。在完成學生基本信息的錄入以后，通過數據分析出每類學生的共性，與任課老師、輔導員、家長等實現信息共享，根據每個學生的實際情況“量身定制”培養方案，實現“家校共育”，為學生的成長成才保駕護航。其次，需要各部門協調合作，共同完善學生檔案數據庫。各高校內部應該建立多渠道的溝通機制，力求完全掌握和把控大學生群體的情況與發展變化，使檔案的建立更全面、更具可靠性。但是目前大部分高校內部的溝通協調機制尚未健全，學生檔案管理部門與教務、心理咨詢、資助、學籍、網絡中心等部門工作業務聯系不緊密，檔案專兼職隊伍缺乏核心的專業團隊領導，要改變部門之間“各自為政”的現狀，實現“勁往一處使”，實現檔案信息的集中匯總與全面利用，還有很長的一段路要走。

（四）完善檔案基礎設施建設，自主研發檔案管理系統與數據分析工具。學生檔案數據庫的建設離不開各種信息化技術的支持與服務，但是在實際的學生檔案管理工作中，學生檔案管理的信息化設備和人才的配備方面明顯不足。首先，許多學校沒有單獨的學生檔案儲存室，更無從談及各種高端信息化設備的配備。其次，學生檔案網絡建設的進程緩慢。檔案管理系統多為校外信息公司采購，不能很好地滿足學生檔案管理工作的實際需要；檔案信息化管理采用的設備儀器多為單機方式，致使檔案工作在很大程度上仍然依賴人工模式，儀器成了擺設。

五、結語