人事檔案管理現代化過程中存在的問題及對策

文/福建經濟學校辦公室 戴亞文

人事檔案是對個人相關信息的詳細記錄，是人事管理工作的重要內容。人事檔案的收集和整理工作對于實現人事檔案的最大化利用有重要的作用和意義。只有提高管理工作的各項水平，不斷挖掘人事檔案的內在價值，并科學運用現代化信息科技手段，才能更好地發現人才和培養人才，從而不斷推動整個組織有序發展。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理水平落后。由于相關負責人對檔案管理的不重視，對工作人員缺乏系統的培訓，管理力量薄弱，管理手段落后造成工作人員的檔案管理水平較低，工作缺少時間觀念，很多檔案沒有及時進行分類與歸檔，工作人員態度不夠嚴謹，敷衍了事，再加上其他部門配合度低，給檔案管理工作增加了難度，同時造成檔案資料缺失，查找資料困難的現狀。并且大部分檔案人員身兼數職，導致對檔案整理精力不足，也給檔案管理帶來不良影響。

（二）人事檔案現代化水平低。隨著現代化信息的快速發展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運用，但是，實體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質檔案的管理工作，工作人員對檔案電子信息化建設沒有得到重視導致信息化水平低，造成工作效率不高，對人事檔案的利用帶來負面影響。同時，檔案管理硬件設施的缺乏也給工作帶來了諸多不便。傳統紙質檔案存在很多缺點，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

（三）人事檔案管理人員操作水平低。近年來，許多單位引進了數字化信息辦公系統，但是工作人員缺乏信息技術操作能力，不會運用現代化信息手段整理資料，硬件設施沒有得到有效利用，致使檔案管理工作困難重重。新的入職人員未經專業培訓就上崗，操作業務不夠熟練；老員工缺乏管理能力，導致檔案管理工作整體質量低下。

二、解決問題的相關措施

（一）對人事檔案重要性進行普及工作。單位領導要重視人事檔案管理工作，提高對檔案管理認識程度，將其作為重要的工作環節。在實際管理工作中，要安排專職的人員管理檔案并定期詢問檔案的管理情況和人事調動問題，根據工作中遇到的實際問題制定相關解決方案，部署近期的人事檔案規劃工作。其他各部門要積極配合人事部門做好資料的收集和及時上交工作。同時單位應該加大對人事檔案管理工作的資金和人員投入，提高全體員工對人事檔案工作重要性的認知，從而積極配合各項工作的落實。定期開展檔案管理規范的培訓，提高員工對檔案管理的重視程度，保證有用的人事檔案信息及時提交給檔案管理部門進行錄入，這樣才能保證信息的一致性。

（二）提高人事檔案管理制度的專業化水平。人事檔案管理工作與其它工作從工作性質上來說存在著很大差別，工作相對枯燥，工作人員極易出現消極心態。而人事檔案管理工作要求精益求精、嚴謹負責，缺少完善的制度就會存在管理漏洞。因此工作人員應完善人事檔案管理制度，在入職初期就對檔案管理人員進行檔案管理的專業性培訓，保證員工明確檔案管理的標準和規范，做到及時性、準確性、有效性、分類管理。完善檔案管理的監督機制，設立監督部門，對沒有及時有效進行歸檔，沒有分類歸檔，或者是丟失損壞檔案的工作人員進行追責和再次培訓。建立人事檔案管理評價標準，監督小組根據要求進行打分，設立獎懲機制，獎勵盡職盡責和有創新能力的工作人員，對不負責任，不遵守制度要求的工作人員進行追責，調動工作人員的積極性，并使他們自覺完善每項工作細節。同時，利用計算機信息系統對檔案進行錄入和材料的收集，錄入過程中要注重信息的真實有效性。

（三）構建先進的檔案管理信息系統。人事檔案管理隨著現代化的不斷發展，對信息系統的構建提出了更高要求。首先，信息數據庫要為人事部門保存職工完善的基本信息。其次，檔案目錄的建設要成為查詢人員方便進入信息系統的專業入口，因此要更符合人事工作的查詢習慣。單位領導要下發工作指示，讓各部門積極配合檔案的錄入工作，提供電子檔案整理模板，共同建設現代化信息數據庫。再次，利用數字化手段將重要的材料及時保存，例如個人著作、學術論文、科研成果、技能證書可以進行影印備份；對員工的突出貢獻和工作成績及時登記在冊，保證在后期進行人事調動或者嘉獎時有所依據。人事檔案信息系統需要專業的管理人員進行每天維護和更新，確保各項信息的有效利用率。

三、結束語

總而言之，推動人事檔案信息化進程，提高人事檔案工作的效率和檔案的利用率，在實際的人事工作中發揮著舉足輕重的作用。相關負責人要全面認識到目前人事檔案管理存在的問題，建立有效的監管機制，完善檔案管理制度，對工作人員進行思想和業務能力培訓，才能使人事管理工作更好地服務于各項工作，保證人事信息的高效利用，從而提高整體工作效率。