人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決策略

文/海南政法職業(yè)學(xué)院 張應(yīng)勤

人事檔案，為企業(yè)人才管理、干部管理中的重點(diǎn)。人事檔案內(nèi)容，可準(zhǔn)確、詳細(xì)記錄職工的相關(guān)情況，如：年齡、經(jīng)歷、參加工作時(shí)間、政治面貌等情況。故此，企業(yè)方面應(yīng)重視人事檔案管理工作，明確實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，旨在及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)處理問(wèn)題，從而在根本上提高人事檔案管理的效率，維護(hù)職工和企業(yè)的利益。

一、實(shí)行人事檔案管理的目的

人事檔案，為黨政軍群機(jī)關(guān)和企業(yè)單位集中保存的所屬人員專門檔案。可將歷史考察情況作為參照，為更好地開展組織工作、人事工作，并為人事工作提供準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。值得一提的是，人事檔案管理為人事管理的重點(diǎn)，做好這項(xiàng)管理工作，可有效發(fā)揮人事檔案資源、人力資源的最大作用，保證信息材料的準(zhǔn)確性、可靠性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀研究

（一）企業(yè)人事檔案管理模式問(wèn)題。我國(guó)人事檔案管理多通過(guò)干部人事檔案管理的模式實(shí)行管理，管理模式比較單一，在企業(yè)機(jī)構(gòu)人員中應(yīng)用效果較好，利于查找、利用資料，可進(jìn)行人事檔案的保密工作，涉及的內(nèi)容較少。企業(yè)職工的層次和企業(yè)人事檔案管理方法無(wú)法保持相適應(yīng)的狀態(tài)。需要注意的是，人事檔案需要經(jīng)人事部門進(jìn)行管理，人事檔案工作需通過(guò)企業(yè)不同組織、人事部門結(jié)合具體情況予以管理，明確各自的任務(wù)、職責(zé)、權(quán)限。如果不能做好上述工作，則無(wú)法達(dá)到職工檔案管理的目的。

（二）現(xiàn)代企業(yè)職工檔案管理機(jī)制問(wèn)題。現(xiàn)代企業(yè)職工檔案缺乏統(tǒng)一管理，這對(duì)于基礎(chǔ)管理工作的影響較大，無(wú)法維護(hù)工作人員的利益，同時(shí)不能按照市場(chǎng)勞動(dòng)力合理安排工作。一些企業(yè)不能正視檔案管理工作，對(duì)職工檔案管理松懈，還存在丟失的可能性。檔案長(zhǎng)時(shí)間放在職工自己手里，在調(diào)動(dòng)工作時(shí)不能及時(shí)找到檔案。還有的企業(yè)管理人員為實(shí)現(xiàn)控制職工的效果，將檔案扣押導(dǎo)致職工無(wú)法辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。上述現(xiàn)象，均會(huì)對(duì)檔案管理工作構(gòu)成阻滯，無(wú)法維護(hù)職工的利益。

（三）職工檔案材料問(wèn)題。因?yàn)椴糠制髽I(yè)不能認(rèn)真對(duì)待所有的檔案材料，使得部分檔案存在紕漏。如：職工檔案出生時(shí)間、參加工作時(shí)間不統(tǒng)一，工作經(jīng)歷的記錄不完整等。同時(shí)，還存一些企業(yè)管理人員不能重視職工檔案管理工作，隨意更改檔案內(nèi)容，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)職工檔案年齡不一致、參加工作時(shí)間不準(zhǔn)確、個(gè)人經(jīng)歷不完整等情況，這對(duì)于勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、調(diào)動(dòng)、退休等工作，造成了嚴(yán)重的影響。

（四）人事檔案管理機(jī)制問(wèn)題。當(dāng)前，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制不斷完善、人們的思想發(fā)生了較大的變化，企業(yè)在招聘職工時(shí)，比較關(guān)注職工的個(gè)人能力。企業(yè)方面為約束職工的行為，多會(huì)簽署勞動(dòng)合同，不能重視人事檔案管理工作。當(dāng)前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)烈的條件下，職工為尋求個(gè)人發(fā)展，會(huì)出現(xiàn)跳槽情況，以便維護(hù)自身利益和權(quán)益。但是，一些單位為維護(hù)自身利益，沒(méi)有及時(shí)歸還職工的人事檔案，而這也是產(chǎn)生人事檔案脫節(jié)、檔案克隆、虛假檔案等情況的主要原因。此外，企業(yè)人才的流動(dòng)性較大，采用人事機(jī)制管理，無(wú)法很好地發(fā)揮出服務(wù)功能。

（五）檔案管理軟硬件問(wèn)題。檔案管理，屬于一項(xiàng)具有政策性、規(guī)范性較強(qiáng)的工作，因此需提高管理人員的綜合能力。大部分檔案室的設(shè)備比較老舊，管理方法滯后，并且不能做好防火、防潮、防蛀等方面的工作。因此，檔案管理僅可達(dá)到不丟失的效果，無(wú)法有效運(yùn)用相關(guān)資源進(jìn)行管理。

三、人事檔案管理工作的完善策略探討

（一）服務(wù)意識(shí)的完善方法。為做好人力資源管理工作，應(yīng)做好合理選人、用人、育人，以及留住人才等工作。針對(duì)于此，人事檔案管理人員需要準(zhǔn)確掌握當(dāng)前的形式，端正自身的工作態(tài)度，提高自身的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，以長(zhǎng)期主動(dòng)服務(wù)的方式，主動(dòng)為企業(yè)人力資源管理部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

（二）人事檔案分類系統(tǒng)的完善方法。人事檔案的內(nèi)容比較相似，存在較多的共同點(diǎn)。需要注意的事項(xiàng)：不同類別人員因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)、責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)、考核內(nèi)容、薪資待遇等有較大差異性，因此人事檔案的內(nèi)容也有一定的不同。如：國(guó)家公務(wù)員檔案，需要技術(shù)人員檔案?jìng)?cè)重社會(huì)服務(wù)、技術(shù)創(chuàng)新；中介組織人員檔案，應(yīng)凸顯出個(gè)人的誠(chéng)信等。相同人事檔案比較同樣有比較大差異，如：部分信息數(shù)據(jù)可進(jìn)入公共信息系統(tǒng)，部門為保密狀態(tài)。結(jié)合上述情況可以看出，信息化、市場(chǎng)化條件下，需對(duì)人事檔案實(shí)行分類管理。根據(jù)類別的差異構(gòu)建不同的管理機(jī)制，重新定位檔案的功能，以此確保人事檔案滿足用人企業(yè)的實(shí)際要求和需求，并提高人事檔案的管理質(zhì)量。

（三）人才培養(yǎng)的完善方法。信息化技術(shù)的快速發(fā)展，為滿足市場(chǎng)對(duì)于人才的需求，需要招聘更多專業(yè)型、高素質(zhì)的人才。定期可通過(guò)培訓(xùn)的方式，組織工作人員學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)內(nèi)容，使其正確看待做好人事檔案管理工作的重要性，掌握人事檔案管理方法、技巧，提高自身責(zé)任意識(shí)，更好地落實(shí)各項(xiàng)工作。

（四）人事檔案管理機(jī)制的完善方法。人事檔案管理工作中，需要結(jié)合新形勢(shì)、任務(wù)、市場(chǎng)需求和要求等，構(gòu)建人事檔案管理機(jī)制。這就需要轉(zhuǎn)變以往管理的理念、方法，構(gòu)建可行性強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)制，達(dá)到規(guī)范人事檔案管理工作的目的。檔案收集時(shí)，應(yīng)在第一時(shí)間、完整收集檔案信息。然后，秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度執(zhí)行檔案整理工作，針對(duì)需要借閱檔案者，需結(jié)合實(shí)際狀況進(jìn)行分析、處理，以此保證檔案的安全、完整。借閱者，則應(yīng)在規(guī)定時(shí)間主動(dòng)將檔案歸還。

（五）加速人事檔案管理進(jìn)程的完善方法。秉持科學(xué)、現(xiàn)代、合理等理念，進(jìn)行人事檔案管理工作。管理方法需要不斷創(chuàng)新，以此構(gòu)建出企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)，通過(guò)人機(jī)聯(lián)合的方式，對(duì)人事檔案加以管理，從而達(dá)到最理想的管理效果。

（六）網(wǎng)絡(luò)化管理模式的完善方法。功能檔案管理，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理效果，應(yīng)將人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)開放，構(gòu)建人事檔案管理平臺(tái)。主要目的：降低人事檔案管理成本，維護(hù)企業(yè)和職工的利益，達(dá)到共贏的效果。

四、結(jié)語(yǔ)

若想做好人事檔案管理工作，有效激發(fā)職工的工作情況，需要做好企業(yè)人力資源建設(shè)工作。然后，結(jié)合市場(chǎng)需求和要求，形成企業(yè)的獨(dú)特文化、理念，促使管理人員正確看待做好人事檔案管理工作的重要性問(wèn)題。然后，轉(zhuǎn)變自身管理的理念和方法，明確人事檔案管理中的不足，合理運(yùn)用可利用資源、新方法進(jìn)行管理，進(jìn)而提高人事檔案管理的效率。