淺議高校會計檔案管理

文/山東建筑大學 張秀麗；江蘇公證天業會計師事務所（特殊普通合伙）山東分所 張倩

高校會計檔案的管理工作是高校財務管理工作的重要一環，在學校開展績效評估、編制預算決算、實施全面審計中起著重要作用，扮演著非常重要的角色，高質量的高校會計檔案是當今教育產業反腐的有力武器。目前，外部審計越來越頻繁，也越來越深入，對高校會計檔案管理水平要求也越來越高，筆者作為一名在高校從事財務工作的高級會計師，隨著學校各項審計和巡視工作的深入和發展，針對高校的會計檔案管理，提出自己的一點拙見。

近年來，隨著我國經濟社會的快速發展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發生了較大變化，為更好地適應經濟社會發展需要，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），并于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》第三條對會計檔案進行了定義：會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

新《管理辦法》中的會計檔案的定義同樣適用于高校，高校會計檔案是高校檔案的重要組成部分，高校會計檔案中的會計資料是高校制定計劃、進行決策、組織經濟活動、開展財務工作的重要依據；各層級的政府主管部門與監管機構也是這些會計資料的使用者，這些會計資料為報表使用者展現了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規性、合法性。盡管新《管理辦法》的實施規范了會計檔案管理工作，提高了會計檔案現代化管理水平，但近些年，隨著高校規模不斷擴大，資金量不斷增加，會計檔案數量不斷擴大，高校會計檔案管理工作仍存在不少的局限和挑戰。

一、存在的問題

（一）學校領導層不夠重視。領導重視是高校會計檔案管理工作的關鍵。雖然近年來檔案管理工作在學校中越來越被重視，但在實際工作中，受傳統教育理念和專業背景的影響，學校領導的工作重心一般放在教學、科研上，對檔案管理仍有許多高校領導不夠重視，沒有指定校級領導親自負責學校的檔案管理工作，更別提會計檔案管理工作了，而是由有關部門的領導組織、協調，導致該項工作缺乏系統性和權威性。

（二）學校職能部門對會計檔案管理工作認識不到位。長期以來，大家存在著一種錯誤認識，認為檔案管理工作悠閑清凈，進檔案部門工作就是去養老，任何人都能勝任。財務部門也沒有針對會計檔案管理設置專崗，崗位由其他會計人員兼任，一旦忙不過來，就會造成會計憑證等原始資料不能及時整理并裝訂成冊，現在頻繁的審計、巡視、檢查等等很容易遺失會計資料。

（三）高校會計檔案管理制度構建缺乏針對性，會計制度規范體系不夠細致。新《管理辦法》第十三條規定，單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。但有些高校尚未按照新《管理辦法》的規定制定具體的會計檔案管理實施細則；沒有指定專人負責會計檔案管理，會計檔案分散在不同業務的具體經辦人手中，這些經辦人基本上沒有受過專業的檔案管理培訓，整理的會計檔案也非常不規范、不完整；沒有建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記審批流程，會計檔案查閱手續太過簡單，學校財務處的內部人員（不管是哪個崗位的財務人員）可以自行查閱（筆者覺得這嚴重違反了內控制度），對于財務處以外的人員，由財務處的兼職檔案員帶到學校檔案館自己查閱，有的登記，有的不登記，致使會計信息保密性得不到保證；會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，由于原《管理辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的主要責任歸于單位負責人，雖然新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環節，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定檔案鑒定意見書；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”但在實際工作中，為避免可能發生的風險，對于遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，一些高校的負責人一般也不愿意銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間，造成了資源浪費。

（四）高校會計檔案管理專業人員配備缺失。高校會計檔案管理人員不僅需具備優秀的職業道德素質，也要具備一定的會計從業知識，對會計的基本流程和要素具有職業敏感性。出于對會計檔案管理的重要性和專業性的考慮，高校應配備技術能力強的專業人員從事會計檔案保管工作，然而在實際工作中，由于經費緊張等諸多原因，有的高校并沒有針對檔案管理設置專崗，崗位由其他財務人員兼任，也很少開展相關業務的技能培訓。

二、解決措施

（一）領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的關鍵。會計檔案不但可為制定工作計劃、總結工作經驗和宏觀經濟決策提供可靠的資料，而且能給處理行政訴訟事項，解決有關經濟糾紛和考核提拔使用干部提供翔實的依據。我們知道，不管什么事只要領導一重視就容易解決了，會計檔案工作作為一項基礎性工作，領導是否重視是做好此項工作的先決條件。

（二）高校應按照新《管理辦法》構建完善的會計檔案管理制度體系。高校應根據新《管理辦法》，結合學校的實際情況嚴把會計檔案歸檔范圍，及時收集、分類、整理及時立卷，無論是會計檔案的查閱、復制，還是移交、銷毀等等各個環節，都要統一口徑，要用制度來規范。

（三）隊伍建設是搞好高校會計檔案管理工作的重要基礎，而提升現有會計檔案管理人員素質是基礎中的基礎。高校在選拔培養會計檔案管理人員時，要注重強調德才、專業素質、奉獻精神、開拓進取精神，注重把政治素質好，業務素質強的人員陸續選配到會計檔案管理崗位上來，并創造機會，采取多種形式，多種渠道，提高會計檔案管理人員的專業素質，且高標準、嚴要求，使之適應快速發展的會計檔案管理工作的需求。要嚴格會計檔案管理人員的入職資質，不要把檔案部門當成高校解決高層次人才家屬和教工子女的“收容站”，不能把會計檔案管理人員當成圖書管理員的角色。在短期無法引進高層次會計檔案管理人員的情況下，加強對現有會計檔案管理人員的培訓，對會計檔案管理隊伍加強建設無疑是短、平、快的選擇。建議高校能增設會計檔案管理人員素質提升專項經費，專款用于教育培訓和對理論研究成果突出、專業技術創新的會計檔案管理人員進行獎勵，從而激發會計檔案管理人員的工作熱情。

（四）加強信息化建設——提供技術支撐。近年來，黨中央、國務院積極推動“互聯網+”行動和“大眾創業萬眾創新”，我國基于互聯網的新業態、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子管理化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的政策支持；黨的十八大報告強調，要著力推進綠色發展、循環發展、低碳發展，形成節約資源和保護環境的空間格局、產業結構、生產方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案工作有序開展。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少資源耗費，推動節能減排，有利于形成綠色環保的生產方式。國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。隨著信息技術的迅猛發展，尤其是互聯網、大數據和云技術的廣泛運用，過去那種會計檔案管理模式已不適應高等教育發展的需要，為了順應信息化建設的大趨勢，高校也要加強電子會計信息檔案入庫規范化，需要建立健全規范高效的信息技術平臺，實現檔案從初始分類整理到最終查閱使用的一體化流程，建設高水平信息化平臺，由以往的“人治、人管、人控”轉變為以技術“管人、管事、管行為、管風險”，從而提高高校會計檔案管理工作效率。