大數據背景下管理會計與信息化的關系研究

屈歆 石瑞雪

【摘 要】 信息化時代撲面而來，不管信息技術如何發展，財務管理的重要性不會降低，反而會越來越凸顯其重要性。會計師必須知道，如何把財務目標同建立與維持企業的需求整合為一。本文對信息化與管理會計的關系進行分析，闡述了數據與信息的不同，提出要將財務數據、業務數據和信息處理系統合而為一，并具體指出了會計師在企業信息化過程中的工作，希望為有關企業管理者和財務人員提供借鑒和參考。

【關鍵詞】 管理會計 信息化 財務數據

一、信息化時代與管理會計

信息化已經對多數企業的商業模式產生了重大甚至決定性的影響，互聯網信息化正在重新定義企業的價值鏈。企業內部及企業與外部之間的反應越來越快，可以實現即時溝通，導致價值鏈中諸多的環節被取消。比如，線上替代線下，導致很多零售行業面臨困境，甚至導致原先的線下票務代理公司直接消失;原來的紙質信息越來越多地被比特信息替代，幾千年來的鴻雁傳書只需手指輕輕一按在瞬間就發出去，郵局日漸沒落;諸如此類，不勝枚舉。信息化項目對管理會計而言，意味著一個為企業增值，從而實現管理會計目標的機會。大中型企業應當考慮建立ERP系統，在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統集信息技術與先進的管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映信息化對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。而想要充分認識信息化時代與管理會計的關系，可以從信息技術帶給管理會計的機遇與挑戰進行考量。

信息技術給管理會計的發展帶來的第一個重大機遇，是將會計師從煩瑣的賬簿中解放出來，會計師可以投入更多的時間和精力從事更有價值的管理工作——會計師具備了從記賬員轉型為管理者的前提和基礎。很多基礎的標準化、程序化工作，都已經由計算機系統自動完成，比如賬務的核對、電子憑證的制作、報表的生成、通用財務指標的分析，等等。

信息技術給管理會計帶來的第二個重大機遇，是更多管理會計工具的潛能的釋放。在手工會計時代，類似作業成本法這樣的管理會計工具，雖然理念非常先進，但是使用的成本實在太高，遠遠超過其所能帶來的效益，因此被很多企業放棄。而信息技術下的信息和數據采集能力使這些工具的使用成本大幅降低，從而可以給管理會計的實踐提供更多的選擇和可能性。

信息技術給管理會計帶來的第三個重大機遇，是管理會計需要的大量基礎數據和信息及其及時性、準確性得以大幅提升。管理會計的戰略規劃、重大決策、流程管理以及績效評價激勵，都需要數據和信息的支持。在信息技術普及之前，會計師得到這些數據和信息需要付出極高的成本。試想一下，如果會計師需要像古代戰爭中那樣“八百里加急”來獲取信息，是很難履行好管理會計的職能的。

但是，信息技術也給會計師帶來了巨大的挑戰。首先，信息技術解放了會計師，但是解放之后如果會計師做不了管理會計工作，那么會計師就會被淘汰。其次，信息技術帶來的海量數據和信息，需要會計師掌握更強的分析能力，否則就會被數據和信息的海洋湮沒而失去自我。

二、數據與信息的關系分析

會計師已經能熟練使用計算機，但是，許多會計師還是信息盲，大多數人仍舊需要學習如何利用數據。新聞中一直說我們生活在大數據時代，的確如此。大數據，指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。在維克托·邁爾—舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中，大數據指不用隨機分析法（抽樣調査）這種捷徑，而采用所有數據進行分析處理。大數據一般有如下幾個特點：第一，信息規模超大，目前大數據計量單位以ZB量級計量也有可能。第二，數據多樣性，大數據下數據不同于傳統數據那樣的結構化特點，而是不僅包含結構化數據，還包含非結構化數據，而且大數據技術更強調對數據的分析。第三，處理速度快，大數據技術下要求必須對搜集到的數據實時分析并立即處理，因為如果不這樣做，按照傳統數據庫查詢得到的結果可能會過時且無價值。第四，復雜關聯性，大數據下數據間往往存在緊密的聯系，可以轉化為有效商業信息。第五，價值密度低，大數據中冗余信息較多，需要數據挖掘技術來對海量信息進行提取挖掘，以便找到有價值的數據，但這部分很可能只是微小的一部分。

大數據技術的意義不在于掌握龐大的數據，而在于對這些含有意義的數據進行專業化處理。換言之，如果把大數據比作一種產業，那么這種產業實現盈利的關鍵，在于提高對數據的“加工能力”，通過“加工”實現數據的“增值”。有人把數據比喻為能量的煤礦。煤炭按照性質有焦煤、無煙煤、肥煤、貧煤等分類，而露天煤礦、深山煤礦的挖掘成本又不一樣。與此類似，大數據并不在“大”，而在于“有用”。價值含量、挖掘成本比數量更為重要。對于很多行業而言，如何利用這些大規模數據是贏得競爭的關鍵。“大數據”在經濟發展中的巨大意義并不代表其能取代一切對于社會問題的理性思考，科學發展的邏輯不能被湮沒在海量數據中。著名經濟學家路德維希·馮·米塞斯曾提醒過：“就今日言，有很多人忙碌于資料之無益累積，以致對問題之說明與解決，喪失了其對特殊的經濟意義的了解。”有一句話是這么說的——“數據是爆炸了，信息卻很貧乏”。數據和信息之間是相互聯系的，數據是反映客觀事物屬性的記錄，是信息的具體表現形式。數據經過加工處理之后，就成為信息;而信息需要經過數字化，轉變成數據才能存儲和傳輸。但數據未必就是指可以存儲和傳輸的信息，兩者之間是有區別的。從信息論的觀點來看，描述信源的數據是信息和數據冗余之和，即數據=信息+數據冗余。數據是數據采集時提供的，信息是從采集的數據中獲取的有用信息。由此可見，信息可以簡單地理解為數據中包含的有用的內容。

在運用信息技術獲取龐大數據之前，數據其實一直在客觀世界存在，只是以前我們無法抓取，或者我們沒有意識到這些數據所包含的信息而已。信息技術幫助我們解決了數據抓取的問題，然而，如何運用知識挖掘數據所包含的信息，依然是一個擺在會計師面前的難題。如果沒有數據和信息，知識很難發揮作用。在大數據時代，數據的獲取則相對比較簡單，轉換成有用的信息相對比較難，最后則只有綜合知識能夠幫助解決問題。

為了達到上述目的，會計師需要學會問以下問題：“我在工作時需要什么樣的信息？我什么時候需要？以什么形式？我應該向誰要這些信息？這些信息通過哪些數據得到反映？數據和信息之間的邏輯關系是什么？在獲得所有這些數據后，我可以處理哪些新任務？我應該放棄哪些舊任務？我應該采用不同的方式執行哪些任務？”同時，會計師需要回答：“我有義務提供哪些信息？向誰提供？什么時候？以什么樣的方式？”這些問題一經提出，就說明企業即使能完全獲得其最依賴的信息，這些信息也只是簡單而雜亂無章的。企業在決策時，特別是在做出戰略決策時，其最需要的數據來源于企業外部。成果、機會和威脅只存在于企業外部。迄今為止，在大多數公司的信息系統和決策程序中利用的、唯一來自外部的數據是日常的市場數據：現有顧客購買的產品、地點和方式。但是，其他外部數據和信息則嚴重缺乏，包括人口狀況、實際和潛在競爭對手的行為和計劃、技術、經濟情況、預示著外匯波動即將來臨的變化和資本的流動等，企業根本就得不到這些方面的數據，抑或得到的只是最廣義的一般性數據。會計師很少會思考這種信息對企業決策的影響。如何獲得這些數據，如何檢驗它們的正確性，如何讓它們融入現有的信息系統，使之在企業的決策過程中發揮有效的作用是會計師需要急追解決的問題。今天，企業的決策要么依賴于內部數據，例如成本，要么依靠未經檢驗的、有關外部的假設。在上述任何一種情況下，企業都無法取得持續的成功。無論大數據在內容上有多么豐富，它都不是信息。它只是富含信息的礦石。要讓原材料轉變成信息，我們必須針對某項任務對它進行整理，讓它直接服務于特定績效的實現，并在決策過程中加以運用。原材料無法自己做到。計算機程序員或軟件工程師也無法做到。軟件工程師是工具的制造者。無論是管理者，還是專業人員，他們都是使用數據的人，他們決定要使用什么樣的數據得到什么樣的信息、信息的用途和使用的方式。他們必須讓自己掌握信息。這是會計師面臨的巨大挑戰。

三、財務數據、業務數據和信息處理系統合而為一

絕大多數企業現在同時運行著三套信息系統：計算機信息處理系統、業務數據系統和財務數據系統。這三套信息系統在操作上處于各自為政的狀態。在高等院校，我們分別開設針對會計人員的會計專業，針對計算機技術人員的計算機科學專業或信息技術專業，以及針對業務人員的化學、物理、電機等專業，分別授予不同的學位。從事這些工作的人擁有不同的背景、不同的價值觀和不同的職業發展道路。他們在不同的部門工作，受不同的上司管理。負責計算機數據處理業務的是“首席信息官”，通常具有計算機技術背景，在工作中只考慮技術的問題。管理會計事務的一般是“首席財務官”，他們常常具有為企業融資和理財的背景，在工作中往往只關注資金的問題。管理業務的一般是業務背景出身的專業人員，通常具有相應的職業背景，在工作中往往只考慮業務的觀點。換句話說沒有人真正重視信息。

會計師需要將三套系統合并在一起，或至少讓這三套系統能夠和諧共處。人們通常認為會計屬于“財務”上的事情。但是，這只說對了一部分，幾百年之前，會計處理的是資產、負債和現金流量，這些只是現代會計的小部分。會計的大多數工作涉及業務活動，而不僅僅是財務活動。對于管理會計來說，盤錢只是反映非貨幣事件的符號和語言。實際上，在將財務會計轉變為管理會計的改革浪潮中，會計的職能已經被極大地拓展了。管理會計通過我們前面的流程管理，試圖建立業務活動與預期的經濟績效之間的關系，通過信息技術將業務數據、會計數據轉化為信息，實現業務流、財務流和信息流的統一，為管理層決策服務。換句話說，業務數據系統和財務數據系統與基于計算機的數據處理系統擁有共同的目標。很多企業管理人員仍舊關心計算機信息處理系統是否有更快的速度和更大的內存。但是，挑戰將越來越不是技術領域的，相反，如何把數據轉化為實際使用的有用信息將是我們面臨的挑戰。而會計師們則需要幫助企業有效應對這一挑戰。未來，我們在信息科技上所看到的變化，比起在會計上看到的變化，根本就是小巫見大巫。

在未來，我們必須將信息技術部門和財務部門合并在一起——所有業務流程的信息終點在財務部門，因此需要財務部門提出數據和信息的需求、設計信息流程和路徑后，由信息技術部門提供的技術手段來實現。今天，首席財務官負責財務工作，首席信息官負責信息技術工作，未來有可能將合并為首席財務與信息官。今天，卓越的企業已經通過信息技術的運用，實現業務和財務的有機融合。而在未來，將有越來越多的企業往這個方向努力。

四、會計師在企業信息化過程中的工作

會計師是否需要去學習現在軟件工程師所需的知識，比如學習如何編寫程序呢？非也，會計師根本就不需要學習編程語言。會計師重要的是學會如何搭建理想中的企業信息化整體框架，描繪出適應企業管理需求的信息化藍圖。思想比技術更加重要。從信息技術的角度來說，很多時候是“就怕你想不到”，而不是“做不到”;只要你能想到的，信息技術都能幫你實現。企業做信息化建設，重要的不是用金蝶、用友還是SAP，也不是有多少個信息技術人員，重要的是確定企業的信息化最終要達到什么樣的目標和結果，怎么樣做才能真正有助于企業經濟績效的提升。會計師要做的工作包括：

明確企業對信息技術的投資計劃。信息技術之所以能為會計師提供幫助，真正的原因在于它可以整合來自企業內部不同領域以及企業外部（市場和經濟環境）的關鍵數據，而且始終能夠針對計劃提供全面的背景化績效視圖。在使用軟件解決方案實現信息可視性后，會計師便可以按需訪問那些支持策略業務活動與企業目標相契合的關鍵標準了。在業務一線上，信息技術可以為會計師提供所需的工具，幫助他們分析業務流程，識別和消除瓶頸，更有效地利用資源以及縮減成本。對信息技術領域做出明智的投資并制訂相應的計劃，可以讓業務效率翻番，還能幫助財務部門為企業管理者實現信息可視性。隨著決策者可用信息的數量、質量和時效性的提高，決策制定將愈加迅速，為企業帶來的收益也愈加可觀。

構建未來的框架。會計師的信息可視性由一個由政策、最佳業務實踐以及技術構成的框架提供支持。構建未來框架需要對企業的當前狀況進行周密分析，其關鍵是要確定會計師所需的信息，然后將對這種信息的訪問構建到框架當中。要了解企業現狀，分析業務流程與企業目標的契合程度。確定是否建立了可跟蹤這種契合程度的關鍵標準。檢查企業當前用于響應市場環境和客戶需求的信息類型，并考慮其他種類的信息是否有助于更有效地做出響應。識別那些由需要通過信息技術自動進行的人工流程造成的瓶頸。會計師必須評估組織的各種活動，并創建可簡化信息技術部門工作的業務結構。為了更好、更快地運用信息技術，會計師通過以下三個步驟幫助企業創建精確可行的組織全方位視圖并快速啟動流程。

第一步，開發通用方針及標準框架。開發一種可以將企業的各種活動和政策與企業績效目標相契合的路線圖，包括：資金如何注入和流出組織，組織對于稀缺資源（資金、人員、資產、工廠、設備等）的利用程度，以及組織對于行業標準和法規合規問題的有效遵守程度。確定各種成本及風險，從而可以追求具有最大經濟績效的優先事務或機遇。第二步，評估當前事態。對企業目前的信息系統狀況進行分析，看業務數據系統、財務數據系統和計算機信息系統的融合程度，標明存在著哪些斷頭的數據接口以及下一步的計劃。第三步，執行計劃并做出相應調整。消除信息孤島，業務流、資金流和信息流合而為一，為管理會計的智能商務決策提供數據和信息基礎。

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