簡析醫院文書檔案管理中存在的問題及對策

胡曉姣

【摘 要】在醫院的日常行政工作中，文書檔案管理是一項重要的組成部分。它有利于醫院工作的規范化、高效化管理，對提升醫院現代化管理水平起著至關重要的作用。近些年，醫院文書檔案管理工作都在持續進步，但其中仍存在著較多的問題。本文就以醫院文書檔案管理中存在的問題為著眼點，剖析其中的原因并提出相應的對策。

【關鍵詞】醫院;文書檔案管理;問題;對策

【中圖分類號】R271.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】1005-0019（2019）22--02

醫院文書檔案管理是醫院基礎管理工作的一個重要方面，對各方面都有著重要影響。但是由于各方面的原因，醫院文書檔案管理中的問題是仍然存在的，并且對醫院工作管理的諸多方面造成不便。因此，醫院文書檔案管理問題的關注和解決是十分重要的。

一、醫院文書檔案管理中的問題

（一）文書檔案管理機制不夠完善。文書檔案管理機制不夠健全的問題對醫院文書檔案管理機制有著很大的影響。由于體制機制的不夠健全，人員職責的不夠明確，導致醫院文書檔案管理效率不高。其中，醫院文書檔案管理缺乏明確的規章制度加以制約，往往會出現人員渙散、投機取巧等諸多問題。而且，醫院文書檔案管理沒有一套明確的標準和流程，管理過程不夠規范，工作效率不高，引發一系列問題，需要加以解決[1]。

（二）文書檔案管理得不到高度的重視。近年來，醫院開始認識到醫院文書檔案管理的重要性，對于文書檔案管理機制越來越重視，但是現階段的關注程度還是遠遠不夠的。一些文書檔案管理工作被擱置，沒有專門人員進行管理，文書檔案管理發展速度較慢。醫院依然秉承著“重技術，輕檔案”的傳統思想，認為文書檔案管理不能帶來直接的利益而忽視它潛在的重要性，文書檔案管理得不到足夠的關注和相應的支持。更有些醫院將文書檔案管理工作閑置，對文書檔案資料不加利用，不能充分利用文書檔案資源的真正作用。

（三）文書檔案管理人員管理素質參差不齊。《機關檔案工作條例》確定了文件材料的整理職責由文書、業務部門承擔。一些醫院的文書檔案管理工作由辦公室人員負責，沒有確定專門的管理人員進行管理，而辦公室工作人員的工作繁雜，人員崗位變動頻繁，對于文書檔案管理工作的關注不夠，文書檔案及辦公室兩方面的工作無法兼顧。而且有些人員不具備專業的知識和技能，文書檔案管理素質較低，工作中往往會出現各種問題和漏洞。再加上醫院領導的重視度不夠，問題往往得不到妥善解決。這是醫院文書檔案管理發展過程中的一大障礙。

（四）文書檔案管理軟硬件投入不足。醫院文書檔案管理的人力、物力投入均不足，大量繁瑣的文書檔案資源得不到有效的整理和利用，無法實現信息管理的現代化。而且文書檔案管理缺乏有效的檔案檢索工具，信息利用率太低，文書檔案資源的浪費現象十分嚴重。

（五）文書檔案數量和空間的矛盾日益激化。近些年人民群眾的就醫需求越來越大，為此醫院不得不增加床位，擴大規模，就醫案例增多，隨著醫院工作職能的擴大和管理模式的精細化，文書檔案數量隨之增加。但是由于就醫規模的擴大，很多醫院出現文書檔案管理空間受到壓縮，發展受到極大的限制的棘手問題。

二、醫院文書檔案管理問題的相關對策

（一）完善文書檔案管理機制。文書檔案管理機制的完善對于文書檔案管理的發展具有至關重要的作用。加強文書檔案管理機制的完善，首先要制定明確的規章制度對管理人員的工作加以制約。“沒有規矩不成方圓”，只有出臺明確的規章制度，對管理人員各個方面進行管理制約，才能有效改善人員工作效率低下、工作積極性不高、不作為等問題。其次，要明確標準的工作流程，讓每個人都明確自己的工作，各司其職，提高工作效率。另外，建立一套激勵機制，獎罰分明，大大提高人員的工作積極性和熱情，推動醫院文書檔案管理工作的發展進步[2]。

（二）給予醫院文書檔案管理相應的鼓勵和支持。文書檔案資源是醫院發展自身的寶貴資源，應該得到充分的利用，而文書檔案管理工作也應當得到醫院領導的高度重視和支持。其中，技術支持和資金支持都是必不可少的。技術支持可以每年派出文書檔案管理人員參加省級檔案系列專業知識培訓，提高檔案業務能力，從而更好的完成檔案管理工作，實現技術性的飛躍。而資金支持則可以從完善相關的設施等方面推動其發展和進步。

（三）加大相關人才的培養。部分醫院的文書檔案管理工作由辦公室人員負責，沒有專門的文書檔案管理人員，缺乏相應的技術支持。醫院應當加大對文書檔案管理相關人員的專門培養，提升相關技術水平，使他們成為文書檔案管理發展過程中的中堅力量。明確其工作任務，使他們專心于文書檔案管理工作。只要這樣，醫院文書檔案管理工作才能高效展開。

（四）進行有關醫院文書檔案管理工作的指導和宣傳。院內應加強對文書檔案管理工作的相關宣傳，使醫院全體員工都意識到醫院文書檔案管理工作的重要性，對職能股室人員開展文書檔案管理相關知識培訓及工作指導，提升職工對文書檔案管理的意識，自覺為其獻計獻策并參與到醫院文書檔案管理的日常工作中去，推動工作進程、提高工作效率。而且，提高他們對于文書檔案資源的利用意識，充分利用文書檔案資源，使其對醫院各方面水平的提升其中重大作用，減少資源浪費。

（五）加大文書檔案管理工作的信息化和現代化建設。隨著經濟的迅猛發展，我國的信息化和現代化建設突飛猛進，與之相適應，醫院也應加強文書檔案管理工作的信息化和現代化建設。在文書檔案管理過程中融入互聯網技術，提高文書檔案管理的自動化水平。建立信息數據庫，使其數字化、高效化、準確化。建立專門的網絡平臺，收集整理相關資料，加以合理的利用。

（六）合理解決文書檔案數量增加和空間縮小的問題。應當意識到文書檔案管理的重要性，不能一味的擠壓文書檔案管理空間用來擴大醫院的規模。合理處理日益增加的文書檔案數量和日益減少的文書檔案管理空間之間的矛盾，適當擴大文書檔案管理空間用于整理和使用。同時也應加強對文書檔案的篩選和利用，避免造成不必要的空間浪費，實現醫院的規模發展和文書檔案管理水平發展之間的雙贏。

結語：

醫院文書檔案管理對于醫院各方面的發展和提高都有著至關重要的地位，但是在其發展的同時也存在著諸多的問題。比如管理機制不夠完善，工作得不到高度重視，缺乏相關專業人才，軟硬件投入過少等諸多問題都有待解決。醫院應該完善管理機制，提高對其的重視，培養相關專業人才，加大資金投入，推動醫院文書檔案管理工作的發展和自身各方面水平的提高。

參考文獻

惠莉.醫院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2018，5（26）：191-193.

張鳳娟.醫院文書檔案整理中的問題及對策[J].辦公室業務，2018（20）：162.