教育信息化背景下大學生就業檔案管理研究

譚軍紅

摘? 要：提升大學生就業檔案管理水平，將為我國人才市場供給提供便利。但目前我國高等院校大學生就業檔案管理工作方面尚存在較多問題，建立起來的就業檔案并不能準確全面地展現大學生就業能力等，因此急需改進。文章對當下高等院校大學生就業檔案所存在的問題進行了探析，并對在教育信息化背景下增強大學生就業檔案的管理提出相關的建議策略。

關鍵詞：信息化? 高等院校? 大學生就業檔案管理? 策略建議

中圖分類號：G647.24 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0074-02

大學生就業檔案是展現高校學生成長以及綜合素質最原始的記錄，推進大學生就業檔案信息化管理工作是現階段高等院校教育信息化的基本要求，對于大學生本身以及高等院校與國家社會都有著十分重要的作用。

1? 高等院校大學生就業檔案管理工作存在的問題

第一，關于大學生就業檔案管理的思想意識相對淡薄。伴隨著高等院校招生規模的擴大，學生人數逐漸增多，與之相關的大學生就業檔案也在增多。盡管這樣，很多高等院校對大學生就業檔案的管理并不是很注重，一部分高校管理者并沒有意識到大學生就業檔案管理事務的必要性，其中還有人以為大學生就業檔案管理工作是沒多大用處的，應付公事就行了。正是由于他們這種淺薄的思想意識，很多高等院校沒有專門的大學生就業檔案管理部門，相關的管理工作者很缺乏，使得大學生就業檔案工作欠缺管理。高等院校對大學生就業檔案管理工作的支持力度小，相關的投入少，大學生就業檔案管理工作急需深一步加強與改進。另外，因為學校關于大學生就業檔案事務的宣傳比較少，學生對自己就業檔案方面的認知很少，也不明白就業檔案對自己以后的發展有著很重要的意義，有的高校大學生在填寫自己相關檔案材料時馬虎對待，對需要填寫的信息不進行規范填寫，填寫的內容也不全面，有的大學生甚至對于自己的就業檔案毫不知情。高校學生對自己的就業檔案不注重，不去認真對待，對就業檔案的管理工作不積極配合等，也一定程度上影響了高校大學生就業檔案管理的相關事務。

第二，高校大學生就業檔案管理工作不規范。關于它的不規范，主要有三方面的表現。首先是歸口管理不夠明確。盡管大部分高等院校建設了就業檔案室，卻沒將院校在校大學生的就業檔案歸置到就業檔案室進行管理。關于高校大學生就業檔案的管理事務，高等院校卻沒有統一的檔案管理運作機制，個別高等院校的大學生就業檔案規劃到學生處管理，也有的高等院校將大學生就業檔案直接交予就業處進行處理。因為沒有專業的管理部門，相關責任的分配也不清晰，大學生就業檔案的工作管理就很分散。其次，大學生就業檔案的管理模式不夠細致。現在很多的高等院校直接將新入學的大學生檔案歸置在各二級院系實行分散式的管理，待大學生畢業的時候再從大學學生處等相關機構進行統一的轉遞。大學生就業檔案的整理事務，大部分是由學生管理人員完成的，比如：班主任與輔導員等，他們只通過簡單的培訓，相關檔案管理的技能并不專業，加上就業檔案管理事務的內容量大，相關整理的時間較短，大學生就業檔案管理工作質量經不起考查，有的院校甚至會出現大學生就業檔案內容缺失、內容漏掉以及信息錯誤等情況。最后，大學生就業檔案管理機制不完善。很多高等院校缺乏健全的大學生就業檔案實時歸檔的體制，大部分為面臨畢業時進行的突擊整理。另外，歸檔的內容相對單一，主要包含大學生的高中階段資料、招生錄取的資料、學生的學習成績卡、在校期間的獎懲資料、入黨（團）相關資料、大學生畢業的基本情況表、大學生畢業登記表等，而真實體現大學生成長、展現大學生綜合素質的有關資料沒有裝入大學生就業檔案。

第三，大學生就業檔案工作管理的信息化水平較低。現代信息科技的革新進步，互聯網計算機也在高等院校普及運用，這就為大學生就業檔案的信息化管理提供了良好的前提條件，然而，很多高等院校關于大學生就業檔案管理的信息化以及網絡化的水平還很低，主要體現在：大學生就業檔案幾乎為紙質文檔，大學生就業檔案管理工作從收集到整理到存儲再到轉遞等為工作人員手工操作，檔案管理的工作強度較大，而且工作效率很低。大學生就業檔案內容涉及學生的平時表現、學習成績、思想道德品質以及科研能力等各個方面的信息，還涉及高等院校教務處、團委、學生處及學院各機構。由于高等院校大學生就業檔案管理比較分散，以及院校的大學生就業檔案數據庫建設落后，導致相關信息得不到共享與及時的交流，嚴重影響了大學生就業檔案工作的網絡化管理與信息化管理。另外，大部分高等院校的檔案管理事務由班主任與輔導員兼職負責，這些班主任與輔導員畢業與不同的專業，他們的計算機水平各不相同，不利于高校大學生就業檔案管理的網絡化和信息化。

2? 關于在教育信息化背景下增強大學生就業檔案工作管理的建議

第一，提高高校大學生就業檔案信息化管理的思想意識，改善大學生就業檔案管理工作的條件。大學生就業檔案管理屬于一項基礎性的工作，把這項工作做好有助于提高大學生管理水平和高校大學生人才培養的水平，有助于學生們的成才和發展。高等院校的大學生就業檔案管理人員需要加強重視，真切地意識到做好大學生就業檔案管理工作的重要性，負好責任，完成使命。還需要強化信息化管理意識與服務意識，以適應教育信息化時代的發展，提高大學生就業檔案網絡化管理和信息化管理的水平。另外，關于大學生就業檔案意識淺薄的問題，要從大學生入學開始就做好就業檔案的宣傳教育事務，把它融進大學生日常的教育和管理工作里，增強大學生對自己就業檔案的重視度。高等院校需建立健全專業的大學生檔案管理機構，采購完善計算機以及掃描儀等辦公設施，增強對大學生就業檔案的規劃化管理，為實現大學生就業檔案信息化管理提供有力的保障。

第二，建立健全規范標準的大學生就業檔案信息管理體制，促進大學生就業檔案工作的信息化管理。高等院校需要在校園網絡的基礎之上，全面發揮高等院校的計算機網絡設施、計算機網絡應用科技以及軟件開發的人才等優點，建立健全大學生就業檔案信息管理體制。體制系統在開發建設中，要統一規范管理檔案相關數據的采集、歸檔內容以及信息安全的維護等方面，使得學生就業檔案信息管理系統的操作性較強，并確保檔案信息數據的有效性和準確度，奠定基礎。另外，積極推動大學生就業檔案信息管理體系和院校各個機構的信息體系的對接，實現院校信息資源的交流和共享，有助于系統生成大學生在校各方面情況的檔案信息。這樣就將大學生的就業檔案有效地管理起來，實現了大學生就業檔案信息的及時歸檔，還解決了手工紙質歸檔產生的學生信息缺失、信息漏掉和信息出錯等問題，大大提高了大學生就業檔案管理工作的效率和質量。另外，還要加強大學生就業檔案工作管理體系的防火墻設置，提高學生信息的安全性，以防大學生就業檔案信息的泄漏。

第三，建設有效的工作體制，促進大學生就業檔案工作的規范化管理。大學生就業檔案信息化管理是一項繁雜的工作，做好這個工作需建設完善有效的工作體制，為這項工作提供可靠的制度支持，進而推動信息化的管理。建設有效的檔案歸檔工作體制，要依據我國教育部門的相關規定，明確大學生就業檔案歸檔的相關內容與統一的標準，進行規范化的操作，及時搜集與整理大學生有關的檔案資料，并及時實行信息化處理與數字化處理，為推動大學生就業檔案信息化管理奠定基礎。建立健全相關工作的協調體制，建立完善大學生就業檔案管理工作小組和大學生就業檔案的管理部門，對于院校內大學生就業檔案管理不規范以及不協調等問題，強化管理，強化高等院校各部門間的統籌協調以及分工協作。建設有效的大學生就業檔案查閱體制，授予大學生本人相對的檔案權限，加強大學生重視就業檔案的思想意識。建立健全院校的人事管理體制，推行績效管理的制度，嚴格考勤考核制度，提高檔案工作團隊的積極性。另外，將大學生就業檔案管理相關工作人員列入考核的范圍，對其增強組織和管理，給予他們在評優評先等方面的優先特權，進而增強大學生就業檔案管理工作人員的工作熱情。加強對大學生就業檔案管理團隊的建設，為實現大學生就業檔案信息化管理提供有力的保障。聘用檔案學專業與計算機專業的畢業生，匹配大學生就業檔案專業的管理者，進一步提高大學生就業檔案信息化管理的專業化水平。

3? 結語

推動落實大學生就業檔案信息化管理，是符合社會信息化發展形勢的客觀要求，也是高等院校增強大學生教育管理與提高社會人才培養品質的必要選擇，其教育意義和社會意義非常明顯。該文從增強大學生就業檔案信息化意識、大學生就業檔案信息管理體系的建設、改進完善相關的工作體制及管理隊伍的建設等方面大學生就業檔案信息化管理提出了若干意見，以期為今后推進大學生就業檔案信息化管理工作提供參考決策。

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