基于前端控制的管理類專碩實踐教學電子記錄存檔資政研究

葉忠明

摘? 要：本文基于前端控制理念，分析了實踐教學中形成的各類電子存檔維護過程的原始性、消除記錄“黑箱”、兼顧多主體介入等因素，探討了保持存檔與資政有序銜接的措施和充分發揮電子存檔在提升實踐教學質量、凝練優勢特色、增強創新能力和就業應對等教學管理資政功效的實現途徑。

關鍵詞：前端控制;研究生實踐教學;質量控制;存檔資政

1 引言

我國當前的專業學位研究生教育和人才培養已經進入規?；癄顟B。針對管理類專業學位碩士研究生實踐教學的培養定位和服務需求，存檔資政的精益化管理問題顯得十分重要。本文擬引入前端控制理論，探索電子存檔在提升實踐教學質量、凝練優勢特色、增強創新能力和就業應對等領域的資政渠道，全過程發揮檔案在全面培養高層次應用型人才中的作用。

2 基于前端控制的實踐教學電子存檔的預設與規劃

實踐教學體系“具有科研合作、產品開發、社會服務、學術交流與咨詢平臺等多元化功能”[1]和“校內實踐、課外實踐、社會實踐”三個類型，[2]其實質是基于能力的培養模式。實踐教學過程是結果導向和反向設計，結果與過程形成緊密的邏輯關系，其中的電子文件形成和參與過程質量控制顯得更加重要。

前端控制理論根源于法國檔案學者C·若加雷（Cif Gareth）提出的“考慮適當的干預時機”，前端控制是“以文件生命周期理論為基礎，強調管理者對電子文件的干預，把后端控制的管理活動移到前端”[3]。這一理論用于管理類專業學位碩士研究生實踐教學過程，根據文件生命周期理論和全程控制原則，對生成的各類各層次電子管理文檔過程進行系統安排和統籌規劃，在實踐教學各實施環節和管理流程中嵌入預先設定的監控功能和檔案管理功能，這樣就對科學設計實踐教學的電子管理文檔提出了很高的要求。

實踐教學電子管理文檔前端控制設計和規劃應在流程完整、記錄完整、主體參與、高效資政等方面加以強化。

2.1 維護實踐教學流程的原始性和完整性。前端控制的基本思想是預先規劃和嵌入。由于“運用前端控制去指導文件應如何生成、如何運轉，無疑是使檔案進入了一個被制造的程序”[4]，會影響文件的“痕跡”記錄、“痕跡”督查和“痕跡”還原的作用。因此，需要在保持原有流程不變的基礎上進行前端控制的設計。

2.2 消除電子記錄“黑箱”存在的可能性。在對研究生實踐教學的實施和管理過程中，有很多環節是電子文件信息系統無法直接介入記錄的，比如：研究生進入校外實踐教學現場的過程，包括出勤情況、進度情況、實踐階段成果等等，為了減少信息“黑箱”現象的存在，就有必要事先考慮對數字化歸檔范圍進行規劃，明確不同類型電子檔案的價值，以求體現實踐教學過程數據不僅具有“實體檔案的憑證價值和歷史價值”，還應具有“電子文件的利用價值和保管價值”[5]。

2.3 確保電子記錄主體參與的全面性。研究生實踐教學記錄存檔信息的生成執行主體是多元化的，包括各層級教學管理部門、校內外指導教師、研究生本人，這些信息生成執行主體存在的場合各不一樣，因此規劃前端控制下的實踐教學電子存檔時，首先必須考慮這些主體可以適時、適地、適境介入并提供或生成信息工作;其次，還要從效率、便利等因素充分考慮他們介入的時間、權限、所處空間位置，以便完整、快捷、及時生成信息。

2.4 統籌電子記錄保存與資政的銜接性。通常開展一輪研究生實踐教學會延續較長時間，這就向設計者提出了要系統性考慮電子存檔和資政相互銜接的命題。往往，針對實踐教學過程的信息生成（或獲取）、信息加工處理相對容易連接在一起，并得到實現，但是如何資政、如何實現資政功能，則可能會有由于多重資政需求、多樣資政渠道而分散電子存檔的利用功效。換言之，如果存在多需求、多方向、多目標的資政功能，可能會加大整個電子存檔資政系統設計的難度，即便如此，也務必做到在信息系統中的電子存檔和資政的一體化銜接。

3 實踐教學文件類別劃分

從研究生實踐教學存檔資政的全過程來看，應重點形成的存檔記錄包括管理制度、總綱規范、過程實施、過程總結、質量控制等5個類別。

3.1 實踐教學管理制度類。實踐教學管理制度類文件是由管理部門制定對實踐教學目標、內容、過程、結果考核和質量控制等方面進行組織管理的規定和要求。在一個培養單位內部，這種管理制度具有強制性和權威性，但也會隨著實踐教學外部環境、內在要求的變化而廢止、修訂、調整。

3.2 實踐教學總綱規范類。實踐教學總綱規范類文件主要有內容指導、行動規范兩大類別。實踐教學內容指導，即教學大綱，這是實踐教學的總綱，包括實踐教學目標定位、適用對象、實踐教學內容、實踐教學環節、實踐教學組織方式、過程控制措施和要求、實踐教學的結果要求、實踐教學的考核標準等等;實踐教學行動規范，包括勞動紀律要求、職業道德規范、總結撰寫規范、調查報告撰寫規范、實踐教學手冊填報規范等等。這些規范可以由培養單位和實踐教學基地雙方共同制定發布，作為導師和研究生日常實踐活動中的行動守則。

3.3 實踐教學過程實施類。實踐教學過程實施類文件是根據實踐教學大綱要求，針對某一特定時期或某一特定年級的研究生開展實踐教學過程產生的各種記錄。包括實踐教學實施方案、實踐教學個人計劃、實踐教學派遣或崗位分配證明輪崗記錄和個人實踐過程記錄等4類。這類過程記錄如果不進行前端控制設計，很容易形成前述的“黑箱”類信息，容易出現遺漏。

3.4 實踐教學過程總結類。實踐教學過程總結類文件是在實踐教學環節全部實施之后，根據實施過程和效果進行總結評價而形成的記錄，包括實踐教學個人總結、社會或專業調查報告、各類實踐教學業績統計與證明、實踐教學考核過程記錄和結果報告等。這類記錄具有內容豐富、信息全面、相互印證的鏈條長或角度多的特征。

3.5 實踐教學質量控制類。實踐教學質量控制類文件是各級教學管理部門設定并發布實踐教學質量考核標準，具有實踐教學過程進行監控功能，涉及質量評價體系、計劃控制資料、過程記錄、教學總結、巡查督導等許多方面。這類記錄在內容邏輯上具有較強關聯性特征。

4 保障電子記錄資政功能發揮的前端控制機制

“提高檔案資政服務能力是提高檔案綜合服務能力的重要途徑”。[6]研究生實踐教學記錄的效用與教學質量控制是融為一體的，僅就研究生實踐教學記錄存檔這一特定對象來看，可以發揮診斷、評價、改進等資政功能。為充分發揮存檔記錄的資政功能，促進教學質量全面提升、培養模式優化改進和增強就業管理應對水平，應建立風險控制、實體印證和過程控制機制。

4.1 建立記錄存檔風險管理機制。實踐教學記錄存檔管理必須重點關注各個環節上可能產生的風險，包括接收記錄存檔資料與要求標準不符、記錄內容屬性或分類屬性錯誤、記錄損毀、記錄流轉缺失等等風險。因此需要建立科學的風險管理方法，建立風險識別、風險評估與風險應對的系列機制，針對“檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動中存在的安全風險和隱患”[7]，認真做好實踐教學記錄存檔各環節上的安全保護、資料備份。

4.2 建立電子記錄與實體檔案的相互印證機制。實踐教學過程的電子信息能夠即時生成并存檔，但這類信息往往是由系統加工處理的，直接用于教學質量監控與評價可能缺乏客觀性，也就是說缺乏可以證明這類信息存在的事實證據或依據。因此，需要加強在生成電子文件控制的同時，要求信息提供者通過上傳等方式加載事實證據的圖片等證明，并且保存好相應的實物證據，形成電子信息與實體檔案之間的相互印證，這樣對于實踐教學質量評價和監督而言，就有了可信、客觀的核查依據。

4.3 建立實踐教學與質量監控的過程控制機制?！疤岣哔|量、內涵發展”是新時期研究生教育的核心任務[8]。按照教育部《關于進一步加強和改進研究生思想政治教育的若干意見》的要求，引入電子記錄存檔與資政前端控制理念，建立前端控制機制，對確保每個環節中嵌入各項質量要求和控制措施，推進政產學研合作的“多方共贏、持續發展”目標要求[9]注入了新的控制手段和方法。

參考文獻：

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（作者單位：鄭州航空工業管理學院? ? 來稿日期：2019-08-20）